Wykonywanie pracy przez pracownika wiąże się z ryzykiem wystąpienia szkody po stronie pracodawcy. W tym celu do Kodeksu pracy wprowadzono regulacje określające zasady odpowiedzialności pracownika za szkodę, jaką wyrządził on swojemu pracodawcy. Ponadto uregulowano także zasady odpowiedzialności pracownika w wypadku powierzenia mu mienia należącego do pracodawcy. W artykule wyjaśniamy jakie konsekwencje niesie za sobą odpowiedzialność materialna pracownika oraz jaka dokumentacja jest potrzebna, gdy musi on zapłacić odszkodowanie.
Odpowiedzialność materialna pracownika
Odpowiedzialność materialna w przypadku każdego pracownika powstaje z chwilą nawiązania stosunku pracy.
Generalnie w przypadku wyrządzenia pracodawcy szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych pracownik będzie ponosił odpowiedzialność odszkodowawczą, a jedynie jej zakres będzie zależał od charakteru jego zawinienia.
- niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych;
- wina pracownika;
- wyrządzenie szkody pracodawcy;
- związek przyczynowy między zawinionym naruszeniem obowiązków pracowniczych a szkodą.
Jeśli pracownik dołożył wymaganej staranności w wykonaniu obowiązków pracowniczych, a mimo to naraził pracodawcę na szkodę, wówczas nie będzie za tę szkodę ponosić odpowiedzialności.
Kodeks pracy wskazuje ograniczenie odpowiedzialności pracownika za szkodę do rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Jednocześnie pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia.
Odszkodowanie należne pracodawcy w przypadku odpowiedzialności materialnej pracownika
Odszkodowanie należne pracodawcy od pracownika ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody, jeśli szkoda została wyrządzona z winy nieumyślnej. Gdyby jednak pracownik wyrządził szkodę umyślnie, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.
Przykład 1.
Jan Nowak został ukarany przez pracodawcę karą nagany. Pod wpływem emocji celowo zniszczył komputer o wartości 8000 zł. Pracodawca musiał zapewnić komputer zastępczy do pracy i poniósł koszt z tego tytułu w wysokości 1500 zł. Z uwagi na to, że Jan Nowak umyślnie zniszczył narzędzie pracy w firmie pracodawcy, pracodawca może dochodzić od niego zwrotu kosztów z tego tytułu wynoszących 9500 zł.
Przykład 2.
Anna Nowak przez roztargnienie wylała na faks wodę, uszkadzając go w ten sposób. Z uwagi na to, że wina Anny Nowak była nieumyślna, może być ona obciążona tylko kosztami naprawy wspomnianego urządzenia do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia.
Szkoda wyrządzona przez pracownika osobie trzeciej
Jeśli pracownik przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych wyrządził szkodę osobie trzeciej, zobligowanym do naprawienia szkody będzie pracodawca, przy czym pracownik poniesie odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracodawcy w sposób przedstawiony powyżej.
Na jakiej podstawie pracownik zapłaci odszkodowanie w przypadku odpowiedzialności materialnej – uznanie roszczenia i ugoda zawarta z pracodawcą
Pracownik może uznać żądanie pracodawcy i wpłacić dobrowolnie odszkodowanie w wysokości przez niego wskazanej. Zalecane jest w takim przypadku sporządzenie pisemnego oświadczenia o uznaniu odpowiedzialności za szkodę oraz jej wysokości. Pracownik powinien także w takim dokumencie wyrazić zgodę na dokonywanie przez pracodawcę potrącenia z wynagrodzenia.
Ugoda zawarta w sprawie dotyczącej naprawienia szkody podlega wykonaniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, po nadaniu jej klauzuli wykonalności przez sąd pracy, jeśli pracownik pomimo jej zawarcia nie wykonuje jej postanowień.
Sąd pracy jest władny odmówić ugodzie dotyczącej naprawienia szkody zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą nadania klauzuli wykonalności, jeżeli ustali, że jest ona sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Postępowanie sądowe w sprawie odszkodowania za szkodę wynikającą z odpowiedzialności materialnej pracownika
Kiedy pracownik nie poczuwa się do odpowiedzialności za wyrządzoną pracodawcy szkodę, konieczne jest wystąpienie przez pracodawcę na drogę postępowania sądowego. W postępowaniu takim pracodawca musi wykazać przesłanki odpowiedzialności pracownika.
W niektórych wypadkach postępowanie sądowe wiąże się dla pracodawcy z koniecznością uiszczenia opłat sądowych. Regułą jest, że w sprawach z zakresu prawa pracy od pracodawcy pobiera się opłatę podstawową wynoszącą 30 zł wyłącznie od apelacji, zażalenia, skargi kasacyjnej i skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia, chyba że wartość przedmiotu sporu przewyższa kwotę 50 000 zł – w takich wypadkach od pracodawcy pobiera się opłatę stosunkową od wszystkich podlegających opłacie pism z uwzględnieniem poniższych zasad:
- gdy wartości przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia wynoszą do 500 zł, należy uiścić opłatę w kwocie 30 zł;
- gdy wartości przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia wynoszą ponad 500 zł do 1500 zł, należy uiścić opłatę w kwocie 100 zł;
- gdy wartości przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia wynoszą ponad 1500 zł do 4000 zł, należy uiścić opłatę w kwocie 200 zł;
- gdy wartości przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia wynoszą ponad 4000 zł do 7500 zł, należy uiścić opłatę w kwocie 400 zł;
- gdy wartości przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia wynoszą ponad 7500 zł do 10 000 zł, należy uiścić opłatę w kwocie 500 zł;
- gdy wartości przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia wynoszą ponad 10 000 zł do 15 000 zł, należy uiścić opłatę w kwocie 750 zł;
- gdy wartości przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia wynoszą ponad 15 000 zł do 20 000 zł, należy uiścić opłatę w kwocie 1000 zł.
Jeżeli wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia wynosi ponad 20 000 zł, pobiera się opłatę stosunkową wynoszącą 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200 000 zł.
Dodatkowo pracownik w przypadku uwzględnienia roszczenia pracodawcy dotyczącego odszkodowania musi liczyć się z koniecznością zapłaty nie tylko tego odszkodowania i należnych od niego odsetek, ale i kosztów sądowych obejmujących m.in. opłaty sądowe, koszty zastępstwa adwokackiego, ewentualnych innych kosztów – np. kosztów sporządzenia opinii.
Jeśli pracodawca i pracownik nie dojdą do porozumienia, sąd pracy po przeprowadzeniu postępowania dowodowego wyda wyrok w sprawie. Zasądzając odszkodowanie od pracownika na rzecz pracodawcy za szkodę, sąd pracy jest uprawniony do obniżenia wysokości odszkodowania z uwzględnieniem następujących kryteriów: okoliczności sprawy, stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.
Jakie dokumenty są wymagane do wykazania odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika?
Przepisy prawa nie określają szczegółowo, na podstawie jakiej dokumentacji pracodawca powinien wykazać przesłanki odpowiedzialności materialnej pracownika. Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2009 roku, sygn. III PK 15/2009 uznał, że „przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają wymagania, aby wymienione w nim okoliczności były udowodnione za pomocą dokumentów. Mogą być one wykazane za pomocą wszelkich środków dowodowych, których wiarygodność i moc dowodową sąd ocenia według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważania zebranego materiału”.
Egzekucja świadczeń odszkodowawczych przez pracodawcę
W razie niezastosowania się przez pracownika do ustaleń ugody sądowej dotyczącej należnego pracodawcy odszkodowania czy rozstrzygnięcia zawartego w wyroku sądu pracy pracodawca może skierować wobec pracownika egzekucję tego roszczenia przez komornika, co wiązać się będzie dla pracownika z dodatkowymi kosztami.
Brak jest przeciwwskazań do tego, aby podstawą odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika była ugoda zawarta przed mediatorem czy to na podstawie skierowania przez sąd, czy to na podstawie umowy o mediację.
Odpowiedzialność za mienie powierzone
Drugim rodzajem odpowiedzialności, jaka dotyczyć może pracownika, jest odpowiedzialność za mienie powierzone. Z tego rodzaju odpowiedzialnością mamy do czynienia, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę. Może się to stać w umowie o pracę albo w odrębnej umowie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. W orzecznictwie sądowym wskazuje się, że wyrażenie zgody we wskazanych formach ma tylko charakter dowodowy, gdyż jeśli powierzono pracownikowi w sposób prawidłowy mienie, to ponosi on za nie odpowiedzialność, choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu takiej odpowiedzialności. W przypadku gdy pracownikowi powierzono mienie, również musi liczyć się z odpowiedzialnością odszkodowawczą na zasadach wskazanych poniżej.
Pracownik może zwolnić się z odpowiedzialności za mienie powierzone, gdy wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się na mocy umowy o współodpowiedzialności materialnej, zawartej przez nich z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. W przypadku zaistnienia podstaw do odpowiedzialności w takiej sytuacji pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Gdy zostanie jednak ustalone, iż szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych z nich, wówczas za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.
Do odpowiedzialności za mienie powierzone stosuje się odpowiednio przepisy o ograniczeniu odpowiedzialności materialnej pracownika za szkodę w zakresie, w jakim inne osoby lub pracodawca przyczyniły się do jej powstania lub zwiększenia i działaniu w ramach dopuszczalnego ryzyka, naprawieniu szkody na podstawie ugody pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, niewykonania przez pracownika ugody w sprawie naprawienia szkody i odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną umyślnie.
Na jakiej podstawie pracownik zapłaci odszkodowanie w przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone?
Tak jak w przypadku odpowiedzialności materialnej odszkodowanie z tytułu odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik zapłaci na podstawie oświadczenia o uznaniu roszczenia, ugody pozasądowej, ugody mediacyjnej, ugody sądowej lub wyroku sądu.
Zgoda na dokonywanie potrącenia odszkodowania z wynagrodzenia
Pracownik, który uznał odpowiedzialność za szkodę, może wyrazić zgodę, aby odszkodowanie było przez pracodawcę potrącone z jego wynagrodzenia. W takim wypadku zgoda na tego rodzaju potrącenie musi być wyrażona na piśmie. Pracownik ma prawo wskazać wysokość potrącenia. Oświadczenie pracownika jest dla pracodawcy wiążące.
W przypadku potrąceń na rzecz pracodawcy wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Porzucenie pracy a odszkodowanie
Pracodawca może ubiegać się o odszkodowanie za porzucenie przez pracownika pracy. Podstawą do dochodzenia tego typu odszkodowania są przepisy Kodeksu cywilnego, przy czym pracodawca musi tutaj wykazać szkodę i jej wysokość.
W takim wypadku odszkodowanie będzie płatne na mocy wyroku sądu, ugody sądowej lub ugody mediacyjnej.
Pochopne rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika a odszkodowanie
W razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia pracodawcy przysługuje roszczenie o odszkodowanie. O odszkodowaniu orzeka sąd pracy, który może też skierować strony do mediacji.
W tym wypadku pracownik będzie musiał zapłacić odszkodowanie na podstawie ugody sądowej, ugody mediacyjnej lub wyroku sądu pracy.
Podsumowanie – na podstawie jakich dokumentów pracownik musi zapłacić odszkodowanie pracodawcy?
Odszkodowanie pracodawcy w przypadku odpowiedzialności materialnej lub odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik powinien zapłacić na podstawie ugody pozasądowej zawartej z pracodawcą dotyczącej odpowiedzialności odszkodowawczej, a jeśli sprawa trafiła do sądu – na podstawie ugody sądowej lub wyroku.
Uznanie roszczenia i zobowiązanie się do jego uregulowania samo z siebie nie daje podstawy do jego egzekwowania, jeśli pracownik się z tego nie wywiązuje, ale stanowi fundament do wystąpienia na drogę postępowania sądowego i je upraszcza.
Ponadto odszkodowanie należne pracodawcy od pracownika może nastąpić na mocy ugody mediacyjnej. W przypadku porzucenia pracy lub pochopnego rozwiązania umowy o pracę z winy pracodawcy pracownik zapłaci odszkodowanie, jeżeli zawarto ugodę mediacyjną, ugodę sądową albo wydano w tej sprawie wyrok.
