Poradnik Przedsiębiorcy

Odpowiedzialność materialna pracownika w świetle Kodeksu pracy

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkody wywołane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków pracowniczych została uregulowana w dziale V Kodeksu pracy pod tytułem „Odpowiedzialność za powierzone mienie”. Uregulowanie to całościowo określa zasady odpowiedzialności pracowników za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia. Powyższa regulacja daje pracodawcy możliwość nałożeniem na pracownika odpowiedzialności odszkodowawczej w pełnej wysokości za szkodę w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia, oczywiście po spełnieniu odpowiednich warunków wskazanych w przepisach. Ustawodawca uregulował dodatkowe zasady, których jedynie łączne wystąpienie może stanowić o ewentualnej odpowiedzialności pracownika. Warto wskazać, że odpowiedzialność za mienie powierzone oparta jest na zasadzie winy, której warunki oraz zasady odpowiedzialności określone są w art. 415 Kodeksu cywilnego i przepisach następnych tego kodeksu.

Odpowiedzialność materialna pracownika

Zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy „pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  • pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony  indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione powyżej powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Od odpowiedzialności określonej powyżej pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia”.

Natomiast zgodnie z art. 125 Kodeksu pracy „na zasadach określonych w art. 124 Kodeksu pracy pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody”.

Właściwe powierzenia mienia przez pracodawcę

W przypadku powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia, podstawową zasadą jest prawidłowe i należyte powierzenie pracownikowi mienia, co będzie miało wpływ na powstanie ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika. Zgodnie z orzecznictwem niezapewnienie odpowiedniego sposobu zabezpieczenia środków powierzonych pracownikowi przez pracodawcę, w przypadku powstania szkody będzie mogło być rozpatrywane jako współprzyczynienie się pracodawcy do jej powstania. A w dalszej perspektywie do odsunięcia od pracownika odpowiedzialności za nią. W tym przypadku pracownik może obronić się poprzez wskazanie, że mimo dołożenia wszelkich starań, szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

Przykład 1.

W jednym ze sklepów sprzedających sprzęt AGD pracodawca stworzył prowizoryczny system kamer, które miały stanowić zabezpieczenie przed kradzieżą. W sklepie regularnie dochodziło do braków w asortymencie, spowodowanych comiesięcznymi kradzieżami dokonanymi przez jednego z pracowników. Z uwagi na niespełnienie przez pracodawcę wymagań technicznych, jakościowych i organizacyjnych wymaganych w tym przypadku, za powstałe szkody nie można pociągnąć pracowników do odpowiedzialności za powierzone mienie w oparciu o przepisy Kodeksu pracy. Z uwagi na błędy pracodawcy przy zabezpieczeniu mienia, co doprowadziło do pewnej regularności powstawania szkody, w konsekwencji prawidłowe wykonanie powierzonego obowiązku nie dochodziło do skutku. W tym przypadku pracodawca powinien zadbać o prawidłowe zabezpieczenie mienia i zawarcie umów z pracownikami o odpowiedzialności materialnej.

Wobec powyższego, zgodnie z art. 124 § 3 Kodeksu pracy od odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik może się wybronić, jeżeli udowodni, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Przyczyny niezależne od pracownika, o których mowa powyżej, to takie, którym pracownik nie mógł zapobiec nawet przy dołożeniu należytej staranności przy wykonywaniu pracy. Zatem podstawowym warunkiem ewentualnego pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności za szkodę w mieniu powierzonym jest wykazanie przez pracodawcę prawidłowego jego powierzenia.

Należy dodać, że pracodawca w ewentualnym sporze z pracownikiem będzie musiał udowodnić, że szkoda rzeczywiście powstała, poprzez kwotowe podanie jej wysokości oraz konkretne działanie danego pracownika, który wyrządził szkodę w mieniu pracodawcy i ponosi odpowiedzialność materialną. Dodatkowo warto wspomnieć, że ujawnienie niedoboru kasowego w sytuacji, gdy pracodawca zapewnił warunki zabezpieczenia powierzonych pieniędzy, łączy się z zawinionym wyrządzeniem szkody przez pracownika materialnie odpowiedzialnego – domniemanie faktyczne zwalniające pracodawcę ze żmudnego wykazywania dowodowego (por. wyrok Sądu Najwyższego z 27 maja 1999 r., I PKN 73/99).

Pracodawca przed powierzeniem pracownikowi środków pieniężnych z obowiązkiem ich zwrotu i wyliczenia, uprzednio musi bezwzględnie zagwarantować należyte ich zabezpieczenie, spełniające najwyższe standardy jakościowe i techniczne.

Pisemne oświadczenie pracownika o przyjęciu w pełni odpowiedzialności za mienie powierzone nie wystarczy do pociągnięcia go do odpowiedzialności

Wskazać należy, iż co do zasady nie jest istotne istnienie jakiegokolwiek pisemnego oświadczenia pracownika, że przyjmuje on na siebie w pełnej wysokości odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy, bowiem samo oświadczenie przez pracownika o przyjęciu mienia z obowiązkiem wyliczenia bez jego prawidłowego powierzenia nie będzie związane z zaistnieniem po jego stronie odpowiedzialności odszkodowawczej określonej w art. 124 Kodeksu pracy i następnych przepisach tego kodeksu. Podpisanie przez pracownika deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności za wyliczenie się z mienia nie ma znaczenia jako takiego i nie stwarza samo przez się obowiązku zwrotu lub wyliczenia się, ma natomiast znaczenie jedynie dowodowe (por. wyrok Sądu Najwyższego z 3 grudnia 1981 r., IV PR 350/81). Zatem jedynie zapewnienie najwyższych standardów należytego powierzenia mienia i ich szczegółowe wskazanie pracownikowi może być podstawą do jego ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej.

Okoliczności, które pozwolą pracownikowi obronić się przed ponoszeniem odpowiedzialności za mienie powierzone

Warto wskazać na następujące okoliczności faktyczne, które co do zasady mogą powodować zwolnienie pracownika od odpowiedzialności odszkodowawczej wynikającej z art. 124 Kodeksu pracy:

  • niewłaściwa organizację pracy,

  • brak odpowiedniego nadzoru i kontroli,

  • powierzenie obowiązków pracownikowi nieposiadającemu wymaganych kwalifikacji lub ustaleniu zbyt szerokiego zakresu obowiązków, którym nie jest w stanie podołać mimo dołożenia wszelkich starań (por. F. Małysz, Odpowiedzialność materialna pracowników za szkody w mieniu powierzonym).

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę w mieniu pracodawcy

Zgodnie z art. 115 Kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Zatem szkoda w mieniu pracodawcy musi być realna i powinna wynikać z uchybienia pracownika przy wykonywaniu obowiązków. Pracodawca powinien wskazać, jakie negatywne zachowanie pracownika lub zaniechanie przy wykonywaniu obowiązków wpłynęło na powstanie szkody. Warto dodać, że przyczynienie się do szkody pracodawcy innych pracowników lub osób trzecich będzie miało wpływ na ponoszenie odpowiedzialności za szkodę przez pracownika. Zgodnie z art. 117 Kodeksu pracy „pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka”.

Natomiast zgodnie z art. 118 Kodeksu pracy „w razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych”.

Zgodnie z art. 119 Kodeksu pracy „odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody”. Zatem pracownik w przypadku spowodowania nieumyślnie szkody w mieniu pracodawcy będzie odpowiadał materialnie wyłącznie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia. W przypadku świadomego działania zmierzającego do wyrządzenia szkody w mieniu pracodawcy, pracownik będzie musiał naprawić szkodę w całości.

Przykład 2.

W zakładzie pracy pracodawca prawidłowo zabezpieczył swoje mienie, stworzył system kamer i procedurę dotyczącą powierzenia mienia. Pracownicy podpisali również stosowne oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Jeden z nich namówił dwóch innych do kradzieży maszyn należących do zakładu pracy. Należy wskazać, że w tym przypadku tych trzech pracowników będzie ponosiło solidarną odpowiedzialność materialną.

Konkludując, pracodawca chcąc należycie powierzyć mienie zatrudnionym pracownikom, powinien zweryfikować na jakiej zasadzie i przy pomocy jakich urządzeń technicznych zostanie ono powierzone pracownikowi. Warto stworzyć zasady i regulacje dotyczące przechowywania mienia pracodawcy, z którymi należy zapoznać pracowników. Warto spisać odpowiednie umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Wobec powyższego tylko należycie powierzone mienie pracodawcy i podpisanie umowy o odpowiedzialności materialnej może skutkować wyciągnięciem konsekwencji od pracownika z art. 124 § 3 Kodeksu pracy.