Odsetki od rozrachunków z kontrahentami z tytułu dostaw i usług są naliczane w związku nieterminowym regulowaniem należności lub zobowiązań. Wyjaśniamy, w jaki sposób tego typu odsetki ewidencjonuje się w księgach rachunkowych, ujmuje w rachunku zysków i strat po stronie wierzyciela i dłużnika.
Ewidencja rozrachunków z odbiorcami krajowymi
Rozrachunki z odbiorcami z tytułu dostaw i usług ujmuje się na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami”, przy czym do konta syntetycznego jednostka powinna prowadzić ewidencję analityczną według poszczególnych odbiorców. Ewidencja analityczna powinna być prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie na dany dzień stanu należności wobec poszczególnych kontrahentów. Podstawowym dokumentem potwierdzającym powstanie należności i ujęcie jej na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce konto kontrahenta) jest faktura wystawiona przez jednostkę dokonującą dostawy towaru bądź świadczącej usługę. Należności od odbiorców krajowych ewidencjonuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania w wartości nominalnej wynikającej z faktury, czyli w wartości brutto. Zewidencjonowane w księgach rachunkowych należności mogą ulec zmianie (zwiększeniu lub zmniejszeniu) na podstawie wystawionych przez dostawców i zaakceptowanych przez odbiorców faktur korygujących. Podstawą do wystawienia faktury korygującej mogą być np. uznane reklamacje, udzielone rabaty, upusty lub stwierdzone błędy w pierwotnie wystawionej fakturze.
Naliczenie odsetek za zwłokę od należności z tytułu dostaw i usług
W przypadku, gdy sprzedawca decyduje się na naliczenie odsetek od należności, wystawia odbiorcy notę księgową (notę odsetkową). Stanowi ona podstawę ujęcia naliczonych odsetek w księgach rachunkowych sprzedawcy. Podstawą do zewidencjonowania odsetek w księgach rachunkowych może być także dokument przekazany odbiorcy w związku z inwentaryzacją należności metodą potwierdzenia (uzgodnienia) sald. Naliczone odsetki od należności z tytułu dostaw i usług w księgach rachunkowych sprzedawcy (wierzyciela) ewidencjonowane są jako należność od odbiorcy i drugostronnie jako przychody finansowe.
Naliczenie odsetek za zwłokę w zapłacie w księgach rachunkowych ewidencjonujemy zapisem:
- Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”,
- Ma konto 750 „Przychody finansowe” (w analityce: Odsetki)
Ewidencja rozrachunków z dostawcami krajowymi
Rozrachunki z dostawcami z tytułu dostaw i usług ujmuje się na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami”, przy czym do konta syntetycznego jednostka powinna prowadzić ewidencję analityczną według poszczególnych dostawców. Ewidencja analityczna powinna być prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie na dany dzień stanu zobowiązań wobec poszczególnych kontrahentów. Zobowiązania z tytułu zakupu towarów lub usług ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie dokonania dostawy, czyli nabycia towaru lub odebrania usługi. Podstawą do ujęcia zobowiązania na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce konto kontrahenta) jest faktura otrzymana od dostawcy towaru lub usługi. Zewidencjonowane w księgach rachunkowych zobowiązania mogą ulec zmianie (zwiększeniu lub zmniejszeniu) na podstawie wystawionych otrzymanych faktur korygujących.
Odsetki od zobowiązań z tytułu dostaw i usług
Naliczone odsetki od zobowiązań z tytułu dostaw i usług w księgach rachunkowych nabywcy (dłużnika) ewidencjonowane są jako zobowiązanie wobec sprzedawcy i drugostronnie jako koszty finansowe. Podstawę do ich ujęcia w księgach rachunkowych nabywcy stanowi otrzymana od sprzedawcy nota odsetkowa lub dokument przekazany nabywcy w związku z inwentaryzacją należności metodą potwierdzenia sald.
Zarachowanie odsetek od zobowiązań ewidencjonujemy następująco:
- Wn konto 751 „Koszty finansowe” (w analityce: Odsetki),
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.
Odsetki od rozrachunków z kontrahentami z tytułu dostaw i usług w RZiS
Zgodnie z art. 43 ust. 3 ustawy o rachunkowości przychody i koszty z tytułu odsetek dla celów bilansowych zalicza się odpowiednio do przychodów finansowych i kosztów finansowych. Przepis ten stanowi, że wynik operacji finansowych stanowi różnicę między przychodami finansowymi, w szczególności z tytułu dywidend (udziałów w zyskach), odsetek, zysków ze zbycia oraz aktualizacji wartości inwestycji innych niż wymienione w art. 28 ust. 1 pkt 1a, nadwyżki dodatnich różnic kursowych nad ujemnymi, a kosztami finansowymi, w szczególności z tytułu odsetek, strat ze zbycia oraz aktualizacji wartości inwestycji innych niż wymienione w art. 28 ust. 1 pkt 1a, nadwyżki ujemnych różnic kursowych nad dodatnimi, z wyjątkiem odsetek, prowizji, dodatnich i ujemnych różnic kursowych, o których mowa w art. 28 ust. 4 i ust. 8 pkt 2. Zgodnie natomiast z zasadą memoriału (art. 6 ust. 1 UoR) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że bilansowo:
- do przychodów finansowych zalicza się zarówno odsetki należne wierzycielowi, jak i faktycznie przez niego otrzymane;
- do kosztów finansowych zalicza się wszystkie odsetki – niezależnie od tego, czy zostały zapłacone i czy termin płatności już zapadł.
Przychody i koszty z tytułu odsetek za zwłokę od należności i zobowiązań naliczonych w związku z nieterminowymi płatnościami za dostawę towarów/świadczenie usług ujmuje się w rachunku zysków i strat, przy czym sposób ujęcia jest uzależniony od tego, czy odsetki te dotyczą transakcji z jednostkami powiązanymi, czy z pozostałymi jednostkami. W związku z tym w ewidencji analitycznej do kont 750 „Przychody finansowe” i 751 „Koszty finansowe” zalecane jest wyodrębnienie kont odsetek od jednostek powiązanych. Ponadto trzeba pamiętać, że moment ujęcia odsetek w przychodach i kosztach dla celów bilansowych jest inny niż dla celów podatkowych, dlatego zalecane jest także wyodrębnienie w ewidencji analitycznej odpowiednich kont dla odsetek zapłaconych od należności i zobowiązań z tytułu dostaw i usług, które są przychodem/kosztem podatkowym oraz odsetek w ujęciu bilansowym niestanowiących do czasu ich zapłaty przychodów/kosztów podatkowych.
W jednostkach sporządzających rachunek zysków i strat według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości przychody z tytułu odsetek za zwłokę od należności za dostawę towarów/świadczenie usług sprzedawca (wierzyciel) ujmuje te odsetki w RZiS jako:
- wariant kalkulacyjny: J. Przychody finansowe II. Odsetki, w tym:
- od jednostek powiązanych;
- wariant porównawczy: G. Przychody finansowe II. Odsetki, w tym:
- od jednostek powiązanych.
Nabywca (dłużnik) w rachunku zysków i strat sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości koszty z tytułu odsetek za zwłokę od zobowiązań za dostawę towarów/świadczenie usług ujmuje natomiast jako:
- wariant kalkulacyjny: K. Koszty finansowe I. Odsetki, w tym:
- dla jednostek powiązanych;
- wariant porównawczy: H. Koszty finansowe I. Odsetki, w tym:
- dla jednostek powiązanych.
