Odsetki za zwłokę w zapłacie stanowią istotny element obrotu gospodarczego, umożliwiając wierzycielom zabezpieczenie swoich interesów w przypadku nieterminowej płatności ze strony dłużników. W kontekście księgowości, prawidłowa ewidencja tych odsetek w księgach rachunkowych ma kluczowe znaczenie dla zachowania transparentności finansowej firmy oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Uregulowania dotyczące naliczania i ewidencjonowania odsetek za zwłokę są ściśle określone w przepisach prawa cywilnego oraz przepisach dotyczących rachunkowości. W artykule omówimy zasady ewidencji odsetek za zwłokę w księgach rachunkowych wierzyciela.
Czym są odsetki za zwłokę w zapłacie?
Odsetki za zwłokę w zapłacie to rodzaj rekompensaty naliczanej w przypadku nieterminowej spłaty zobowiązań, takich jak faktury, kredyty czy podatki. Mają one na celu zrekompensowanie wierzycielowi utraconych korzyści związanych z opóźnieniem w otrzymaniu należnych środków. Odsetki za zwłokę w zapłacie w obrocie gospodarczym dotyczą w szczególności transakcji sprzedaży towarów lub usług, gdzie jedna ze stron nie dotrzymuje terminu płatności, co wpływa na płynność finansową sprzedającego. Odsetki te jako dodatkowe opłaty mają na celu wynagrodzenie sprzedawcy (wierzycielowi) za opóźnienie w otrzymaniu zapłaty i są naliczane, gdy kupujący nie ureguluje należności w ustalonym terminie. Ich naliczenie może wynikać zarówno z umów handlowych zawartych między stronami, jak i przepisów prawa, takich jak ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Zasady naliczania odsetek ustawowych za opóźnienia w zapłacie z tytułu transakcji handlowych określone zostały w art. 5–8 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Odsetki za zwłokę w zapłacie a podstawa ujęcia w księgach rachunkowych
W sytuacji, gdy nabywca nie ureguluje należności wynikającej z zawartej transakcji sprzedaży towarów lub usług w ustalonym przez strony terminie zapłaty, sprzedawca będący wierzycielem ma prawo domagać się zapłaty odsetek za opóźnienie. Wierzyciel, który oczekuje od kontrahenta zapłaty odsetek z tytułu zwłoki w uregulowaniu zapłaty za fakturę sprzedaży, nalicza odsetki od należności i wystawia dłużnikowi notę odsetkową. Jest to dokument wzywający dłużnika do zapłaty odsetek naliczonych od kwoty głównej długu w sytuacji, gdy wystąpiło opóźnienie w zapłacie. Wystawiona przez wierzyciela nota odsetkowa stanowi podstawę ujęcia odsetek za zwłokę w zapłacie w księgach rachunkowych. Odsetki te mogą być także zewidencjonowane w księgach rachunkowych na podstawie dokumentu przekazanego przez wierzyciela odbiorcy w związku z inwentaryzacją należności metodą potwierdzenia sald.
Odsetki za zwłokę w zapłacie w księgach rachunkowych wierzyciela
Ujęcie odsetek za zwłokę w zapłacie dla celów bilansowych w księgach rachunkowych wierzyciela następuje zgodnie z zasadą memoriału. Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. W konsekwencji oznacza to, że w księgach rachunkowych danego roku należy ująć nie tylko faktycznie otrzymane odsetki za zwłokę w zapłacie, lecz także te, które na dzień bilansowy są należne, lecz nie zostały jeszcze zapłacone przez dłużnika. Odsetki naliczone w walucie obcej na dzień ich ujęcia w księgach rachunkowych przelicza się na walutę polską według kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień ich naliczenia, tak stanowi art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Jednostka prowadząca księgi rachunkowe, która dokonała sprzedaży towarów lub usług i nie otrzymała zapłaty w ustalonym terminie, jako wierzyciel może naliczyć odsetki za zwłokę w zapłacie. Naliczone odsetki stanowią przychody finansowe jednostki. W księgach rachunkowych wierzyciela naliczone odsetki za zwłokę w zapłacie można ująć zapisem:
- Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- Ma konto 750 „Przychody finansowe”.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działająca w branży beauty wystawiła fakturę na kwotę 5000 zł za wykonane usługi kosmetyczne na rzecz innego podmiotu, która miała zostać opłacona w terminie do 15 października 2024 roku. Zgodnie z umową zawartą z kontrahentem w przypadku opóźnienia w płatności naliczane są odsetki za zwłokę, w związku z czym po upływie terminu zapłaty, na koniec października, spółka naliczyła odsetki za zwłokę w wysokości 100 zł i wystawiła notę odsetkową, którą przekazała kontrahentowi. Jak przebiega ewidencja noty odsetkowej w księgach rachunkowych wierzyciela?
Spółka z o.o. ewidencjonuje w księgach rachunkowych notę odsetkową w dacie jej wystawienia, zgodnie z zasadą memoriału, a więc niezależnie od tego, czy nota została już zapłacona. Naliczone odsetki w księgach rachunkowych spółki z o.o. będącej wierzycielem ujmowane są jako przychody finansowe zapisem:
- Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- Ma konto 750 „Przychody finansowe”.
