Kodeks pracy i rozporządzenia wykonawcze do niego nie wspominają o notatkach służbowych. Nakładają jedynie obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Jednak Sąd Najwyższy dopuścił tworzenie notatek na temat pracowników. Kiedy notatka służbowa może być sporządzana przez pracodawcę?
Czego dotyczy notatka służbowa?
Zwykle notatka służbowa sporządzona jest na temat różnych zachowań pracowników oraz zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy. Według ekspertów prawa pracy przedmiotem notatki powinny być wyłącznie zdarzenia istotne ze względu na wykonywane w ramach stosunku pracy obowiązki. Notatka służbowa powinna być tworzona do opisania faktu, który wpłynął na wykonywaną pracę.
Do czego służy notatka służbowa?
Z reguły notatka służbowa przybiera formę informacyjną. Jednak może ona zostać wykorzystana w dwóch celach. Najczęściej używana jest w sposób negatywny i służy do uargumentowania nałożenia kary na pracownika. Jednak warto pamiętać, że może także być użyta w pozytywny sposób i przyczynić się do awansu czy otrzymania nagrody przez pracownika.
Kto może sporządzić notatkę służbową?
Nie ma przepisów określających, kto może sporządzić notatkę służbową, czyli należy przyjąć, że może przygotować je każdy. Jednak w związku z tym, że notatki służbowe dotyczą wykonywania pracy, dlatego zwykle sporządzane są przez bezpośrednich przełożonych danego pracownika. W praktyce zdarza się także, że notatki służbowe są sporządzane przez pracowników działu kadr oraz bezpośrednio współpracujących z daną osobą.
Przechowywanie notatek służbowych
Przechowywanie notatek służbowych od lat budzi wątpliwości i Sąd Najwyższy niejednokrotnie wypowiadał się na ten temat. Do tej pory często powoływał się na rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, gdzie nie wymieniono notatek jako dokumentu, który należy przechowywać w aktach. Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej także nie wymienia notatek służbowych wśród dokumentów, które mają znajdować się w aktach pracowniczych. Dlatego można uznać że stanowisko Sądu Najwyższego w tej kwestii pozostało niezmienione.
Jednak zgodnie z jednym z nowszych orzeczeń Sądu Najwyższego z 16 czerwca 2011 r. (I PK 222/10) można przyjąć, że notatki służbowe powinny znajdować się w aktach osobowych tylko wówczas, gdy pracownikowi wymierzono kary porządkowe. W innych przypadkach takie notatki nie mają prawa znajdować się w teczce pracownika. W przypadku gdy notatka służbowa powiązana jest z nałożoną na niego karą, wówczas przyjmuje się, że powinna zostać zniszczona, gdy tylko cel, dla którego została stworzona, przestał być aktualny. Dzieje się tak, ponieważ Kodeks pracy przewiduje, że po roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, a z akt osobowych usuwa się wszelkie dokumenty potwierdzające fakt jej nałożenia. Czyli pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne ślady ukarania pracownika, w tym także notatkę służbową. Dodatkowo wyrok ten wskazał, że pisma ostrzegające pracownika o tym, że źle wykonuje pracę, które nie są powiązane z nałożeniem kary, nie mają prawa znajdować się w aktach. Według sądu rozporządzenie w sprawie akt osobowych określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych.
Można także spotkać się z odmiennym poglądem dotyczącym kwestii umieszczania notatek służbowych w aktach osobowych, według którego takie działanie zawsze jest zgodne z prawem. Ten pogląd popierają wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2002 r., który stanowi, że przechowywanie notatki służbowej o zachowaniu pracownika, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika.
Jak wynika z powyższego, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak przechowywać notatki służbowe. W tej sytuacji decyzja należy do pracodawcy i jego oceny sytuacji. Jednak należy mieć na uwadze, że jest to kwestia sporna, która niejednokrotnie była rozstrzygana przez sąd.
