Wydatki przedsiębiorcy - zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR - mogą zostać udokumentowane m.in. poprzez fakturę, rachunek lub dowód wewnętrzny. Do czego służy dowód wewnętrzny i jak prawidłowo go wystawić - dowiesz się z treści poniższego artykułu.
Dowód wewnętrzny - do czego służy?
Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura, jednak nie każdy wydatek może być udokumentowany poprzez wystawienie tego dokumentu. W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów uwzględniono sytuacje, w których nie jest potrzebny zewnętrzny dokument zakupu. Niektóre transakcje, dla których nie jest wymagana faktura można zaksięgować do KPiR poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego.
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
- opłat sądowych i notarialnych;
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Jak prawidłowo wystawić dowód wewnętrzny?
Dowód wewnętrzny jest dokumentem księgowym, który stanowi podstawę do rozliczenia w KPiR. Dokument należy sporządzić w języku polskim, a jego treść musi być zrozumiała i pełna.
Ustawodawca wskazuje jednak, jakie elementy musi zawierać dowód wewnętrzny - elementy te zostały wskazane w § 13 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia:
- nazwa towaru;
- ilość;
- cena jednostkowa;
- wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Jak wystawić dowód wewnętrzny w systemie wFirma.pl?
System wFirma.pl umożliwia dokumentowanie wydatków dowodami wewnętrznymi, gdzie na podstawie wybranego schematu zgodnie z poniesionym wydatkiem, zostanie on ujęty automatycznie we właściwej kolumnie KPiR.
W celu wystawienia dowodu wewnętrznego należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY gdzie należy wskazać datę oraz kwotę wydatku a także wybrać właściwy schemat:
- ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH - wydatek zostanie zaksięgowany w kolumnie 10 KPIR - Zakup towarów handlowych i materiałów.,
- KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI - powoduje dokonanie zapisu w kolumnie 13 KPIR - Pozostałe wydatki,
- WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU - wówczas należy oznaczyć również pojazd, którego wydatek dotyczy, co spowoduje ujęcie kosztu w kolumnie 13 KPIR - Pozostałe wydatki w prawidłowej wysokości odliczenia kosztu jaka przypisana jest do pojazdu.
