Dla osób prowadzących działalność gospodarczą wybór między księgowością uproszczoną a pełną księgowością może wydawać się trudny. Księgowość pełna a księgowość uproszczona, przedstawiamy różnice oraz wady i zalety obu rozwiązań!
Jakie są obowiązki przedsiębiorcy?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością rozliczenia podatków i spełnieniem wielu formalnych wymogów.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna również zwrócić uwagę na formalności konieczne do spełnienia w odniesieniu do rejestracji do ubezpieczeń w ZUS-ie oraz terminowe uiszczanie składek na ubezpieczenia i fundusze.
„(...) osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a–22o”.
Zalety i wady uproszczonej księgowości
Księgowość uproszczona oznacza prowadzenie ewidencji dokonywanych operacji gospodarczych na podstawie:
- Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR),
- ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
- karty podatkowej.
Wybór formy opodatkowania swoich dochodów należy do przedsiębiorcy; oczywiście pod warunkiem braku wykluczenia z danej formy opodatkowania w odniesieniu do prowadzonej działalności gospodarczej. W zależności od zadeklarowanej formy opodatkowania księgowość uproszczoną prowadzimy na podstawie różnego rodzaju ustaw i rozporządzeń.
Księgowość uproszczona daje nam przede wszystkim możliwość stosowania prostych rozwiązań w zakresie rejestrowania i gromadzenia informacji finansowych. Jest to łatwiejsze niż prowadzenie ksiąg handlowych, a co za tym idzie również stosunkowo tanie.
Charakterystyka pełnej księgowości
Na pełną księgowość można się zdecydować dobrowolnie, a część przedsiębiorców, na podstawie obowiązujących przepisów, jest zobligowana do prowadzenia ksiąg handlowych. Pełna księgowość jest obowiązkowa dla spółek komandytowych, komandytowo-akcyjnych, akcyjnych i spółek z o.o. oraz dla firm, które osiągnęły przychody w wysokości co najmniej 2 000 000 euro w skali roku. Zgodnie z ustawą o PIT oraz ustawą o rachunkowości stosownego przeliczenia limitu 2 000 000 euro na złote dokonuje się w oparciu o średni kurs ogłoszony przez Narodowy Bank Polski z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego.
Podstawą do prowadzenia ksiąg handlowych jest ustawa o rachunkowości. Przedmiotem rachunkowości w każdej firmie są zasoby majątkowe przedsiębiorstwa, źródła ich finansowania oraz koszty, przychody i wynik finansowy danej firmy w ściśle określonym czasie.
Funkcje, jakie pełni rachunkowość w stosunku do podmiotu gospodarczego to:
- funkcja informacyjna
- funkcja kontrolna
- funkcja sprawozdawcza
- funkcja analityczno-interpretacyjna
- funkcja statystyczna.
Do uniwersalnych zasad, stosowanych powszechnie w rachunkowości w każdym państwie, należy zasada dwustronnego zapisu każdej operacji gospodarczej oraz zasada periodyzacji, czyli okresowych sprawozdań finansowych. Zasada podwójnego zapisu komplikuje nieco prowadzenie pełnej księgowości, co wymaga dobrej znajomości przepisów. Dlatego też nie warto robić tego na własną rękę, bez stosownej wiedzy i doświadczenia. Decydując się na księgi handlowe, bezpieczniej jest skorzystać z pomocy specjalistów i za stosowną opłatą zapewnić sobie spokój i pewność w odniesieniu do naszych rozliczeń i podatków.
W związku z tym prowadzenie pełnej księgowości jest droższe. Większy nakład pracy księgowego oraz szerszy zasób wiedzy, jaką musi posiadać, sprawia, że tego typu usługi są wyceniane o kilkaset, a nawet kilka tysięcy złotych więcej w stosunku do księgowości uproszczonej. Taką księgowość można bez przeszkód prowadzić samodzielnie, co jeszcze bardziej redukuje koszty związane z rozliczeniem firmy.
Prowadzone w ramach pełnej księgowości:
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- wykaz aktywów i pasywów,
- zestawienie obrotów i sald,
przyczyniają się do uzyskania przez przedsiębiorstwo pełnego obrazu finansów. Dzięki temu łatwiej niż w przypadku w księgowości uproszczonej jest tu dokonać szczegółowej analizy przychodów i kosztów oraz podjąć odpowiednie kroki w kierunku zwiększenia zysków, w zakresie przyszłych inwestycji czy optymalizacji podatkowej. Pełne księgi dają możliwość bieżącego monitorowania sytuacji finansowej firmy.
Księgowość pełna a księgowość uproszczona - którą wybrać?
Uproszczona księgowość, jak sama nazwa wskazuje, jest najłatwiejszą formą rozliczenia, jaką może stosować osoba prowadząca działalność gospodarczą. Na taką formę księgowości decydują się zatem zazwyczaj nowi przedsiębiorcy, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem. Księgowość uproszczona jest także dobrym rozwiązaniem dla osób chcących samodzielnie prowadzić rachunkowość w swojej działalności.
Prostsze rozliczenie i mniejsza liczba formalności do spełniania implikują oszczędność pieniędzy i czasu przedsiębiorcy. Czas osoby prowadzącej działalność gospodarczą to pieniądz. Im więcej czasu taka osoba spędza na rozliczeniu, tym mniej może poświęcić na rozwój swojego biznesu i w konsekwencji – zarabianie. Samodzielne prowadzenie uproszczonej księgowości jest tym prostsze, że na rynku dostępnych jest wiele programów i aplikacji przeznaczonych do samodzielnej księgowości na podstawie PKPiR czy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Przykładem może być system wFirma.pl. Oferuje ona przedsiębiorcom cały szereg funkcji, dzięki czemu rozliczenie i prowadzenie firmy staje się łatwiejsze. Wśród nich możemy wyróżnić m.in.:
- fakturowanie i CRM,
- księgowość podatkowa,
- ewidencja środków trwałych,
- kasa/bank,
- ewidencja przebiegu pojazdów,
- e-deklaracje, JPK, e-ZUS,
- analizy i raporty,
- wsparcie ekspertów.
Jak można zauważyć, fakt, że prowadzimy samodzielnie księgowość, nie oznacza, że zostajemy sami z pytaniami i wątpliwościami. W każdej chwili możemy skontaktować się z ekspertami, którzy chętnie udzielą nam pomocy.
Korzystając z programu wFirma, możemy nie tylko rozliczać swoją działalność, ale również generować raporty. Ich analiza może w znaczny sposób przyczynić się do zwiększenia zysków osiąganych w firmie. Prowadzenie działalności wiąże się nie tylko z bieżącym wykonywaniem obowiązków i rozliczeniem z podatków, ale także ze stałą analizą działań, z których możemy wyciągać wnioski i w konsekwencji podejmować przemyślane i świadome decyzje.
Analizy osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów stają się łatwiejsze dzięki pełnej księgowości. Prowadzenie ksiąg handlowych daje przedsiębiorcy kompletny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
