Książka kontroli jest jednym z dokumentów, które przedsiębiorca musi prowadzić w związku z kontrolami organów państwowych prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Jakie elementy musi zawierać książka kontroli? Odpowiedź poniżej.
Jakie elementy zawiera książka kontroli?
Przedsiębiorca prowadzi książkę kontroli w postaci:
- papierowej, w tym również w formie zbioru dokumentów, lub
- elektronicznej.
Wpisów w książce kontroli prowadzonej w postaci:
- papierowej – dokonuje kontrolujący,
- elektronicznej – dokonuje przedsiębiorca.
Książka kontroli zawiera wpisy obejmujące:
- oznaczenie organu kontroli,
- oznaczenie upoważnienia do kontroli,
- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
- daty podjęcia i zakończenia kontroli.
W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca niezwłocznie okazuje kontrolującemu książkę kontroli. Okazanie książki kontroli prowadzonej w postaci elektronicznej następuje przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Co może okazać się istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy, ustawodawca nie przewidział urzędowego formularza/wzoru książki kontroli, a co za tym idzie, przedsiębiorca ma dowolność jej prowadzenia, oczywiście z zachowaniem podstawowych ustawowych wymogów określonych w art. 57 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Książka kontroli - wzór
W praktyce książka kontroli powinna wyglądać w następujący sposób:
Nazwa przedsiębiorstwa |
| ||||
Adres przedsiębiorstwa |
| ||||
NIP |
| ||||
REGON |
| ||||
Data założenia książki kontroli |
| ||||
LP. | Data rozpoczęcia kontroli | Data zakończenia kontroli | Organ prowadzący kontrolę | Osoba upoważniona do kontroli | Zakres prowadzonej kontroli |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
Tabele można uzupełnić również o pozycje: Uwagi do kontroli, Zalecenia pokontrolne, informacja o wykonaniu zaleceń pokontrolnych.
Prawidłowość przygotowania i prowadzenia książki kontroli spoczywa na przedsiębiorcy – książka kontroli obrazuje rzetelność i skrupulatność.
Organ kontroli nie przeprowadza kontroli, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ – na to przedsiębiorca musi zwrócić szczególną uwagę. Zweryfikowanie tego niewątpliwie ułatwi książka kontroli, ponieważ będzie ona odzwierciedlała wszystkie przeprowadzone kontrole.
Powyższej zasady nie stosuje się w przypadku gdy:
- kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą;
- ponowna kontrola ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu życia lub zdrowia;
- ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej, lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną;
- ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny;
- ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu lub wykonania decyzji bądź postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa, w związku z przeprowadzoną kontrolą, albo do sprawdzenia wykonania wezwania, o którym mowa w art. 21a ust. 1, zobowiązania, o którym mowa w art. 21a ust. 2, lub weryfikacji powiadomienia, o którym mowa w art. 21a ust. 5 lub 6;
- ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania związanego ze złożeniem korekty rozliczenia objętego uprzednio zakończoną kontrolą;
- organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie, że uprzednio zakończona kontrola została przeprowadzona z naruszeniem prawa mającym wpływ na wynik kontroli lub dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe lub protokół kontroli został sporządzony w wyniku przestępstwa;
- po sporządzeniu protokołu kontroli z poprzedniej kontroli wyszły na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody nieznane organowi administracji bądź państwowej jednostce organizacyjnej w chwili przeprowadzenia kontroli, w tym wskazujące na wystąpienie nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 roku poz. 106, 568, 1065, 1106 i 1747);
- przedsiębiorca prowadzi działalność w zakresie objętym nadzorem, o którym mowa w art. 1 ust. 2 Ustawy z dnia 21 lipca 2006 roku o nadzorze nad rynkiem finansowym.
