Jednym z wymogów, które muszą spełniać przedsiębiorcy, jest sporządzanie bilansów księgowych. Jest to jeden z najważniejszych elementów sprawozdania finansowego. Co to jest bilans oraz w jaki sposób należy sporządzać ten dokument? Na to i wiele innych pytań odpowiadamy w niniejszym artykule.
Sprawozdanie finansowe - kto musi je sporządzać i co zawiera?
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który zawiera podstawowe informacje na temat rocznej działalności danego podmiotu gospodarczego. Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy firm prowadzących księgi rachunkowe w związku z wysokością przychodów bądź stanem prawnym lub takie, które dobrowolnie podjęły decyzję o wyborze ksiąg rachunkowych.
Za sporządzenie omawianego dokumentu zazwyczaj odpowiadają księgowi lub wyspecjalizowane biura rachunkowe. Sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez stosowne organy zarządcze w danym przedsiębiorstwie, dlatego to one ponoszą odpowiedzialność za jego treść.
Sprawozdanie finansowe składa się z trzech części:
- bilansu - określa on stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,
- rachunku zysków i strat - wyszczególnia się w nim osobno przychody, koszty, zyski, straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego z tytułu bieżącego i poprzedniego roku obrotowego,
- informacji dodatkowej - są tam zawarte informacje na temat przyjętych zasad, takich jak metody wyceny czy zmiany w porównaniu z rokiem ubiegłym. .
W tym artykule skupiamy się na pierwszym z elementów sprawozdania, czyli na bilansie.
Bilans - podstawowy element sprawozdania finansowego
Bilans przygotowują wszystkie firmy prowadzące pełną rachunkowość. Jest to jeden z najważniejszych elementów sprawozdania finansowego. Są w nim zawarte wszystkie istotne informacje na temat składników majątkowych danego przedsiębiorstwa oraz źródeł ich finansowania w danym momencie. Bilans to zestawienie mające charakter statyczny. Dzięki informacjom zawartym w bilansie można łatwo zweryfikować, czy należący do firmy majątek ma pokrycie w finansowaniu. Eksperci wskazują, że aktywa i pasywa powinny się równoważyć. Świadczy to wówczas dobrze o polityce finansowej prowadzonej przez dany podmiot gospodarczy.
Najważniejsze elementy bilansu
Co powinno znaleźć się w bilansie? Podstawowe informacje, których nie może zabraknąć w bilansie, to:
- nazwa i adres przedsiębiorstwa, którego dotyczy sprawozdanie finansowe,
- określenie dokumentu - "bilans",
- wskazanie momentu bilansowego, czyli daty, w której zostały wycenione pasywa i aktywa należące do danego przedsiębiorstwa,
- wyszczególnienie wszystkich pasywów i aktywów zgodnie z zasadą równowagi bilansowej,
- własnoręczne podpisy osób upoważnionych do prowadzenia polityki finansowej firmy,
- wskazanie daty i miejsca przygotowania dokumentu.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych a bilans
Bilans musi być przygotowany w konkretnym dniu. Mianowicie wtedy, gdy zamykane są księgi rachunkowe. Do zamknięcia ksiąg rachunkowych dochodzi w następujących okolicznościach:
- "na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami".
Powyższe wytyczne zostały zaczerpnięte z ustawy o rachunkowości.
Rodzaje bilansów
Specjaliści wyróżniają bardzo różne typy bilansów. Ich treść może być uzależniona od okoliczności powstania bądź sposobu przeznaczenia dokumentu. Do najpopularniejszych rodzajów bilansów zaliczamy:
- bilans uproszczony,
- bilans sprawozdawczy,
- bilans publikacyjny,
- bilans skumulowany,
- bilans zamknięcia,
- bilans otwarcia,
- bilans krótkookresowy,
- bilans likwidacyjny.
Układ bilansu
Wytyczne w zakresie prawidłowego układu bilansu zostały omówione we wcześniej wspomnianej ustawie o rachunkowości. Art. 86 ustawy zawiera dokładne wyszczególnienie wszystkich elementów, które powinny składać się na pasywa i aktywa.
Bilans dzieli się na składniki o podobnej treści ekonomicznej. Wycenia się je w tej samej walucie. W aktywach znajdziemy m.in. aktywa trwałe i aktywa bieżące. Z kolei do pasywów zaliczamy zobowiązania bieżące, zobowiązania długoterminowe oraz kapitał własny. Suma aktywów i pasywów powinna być taka sama. Wtedy osiąga się równowagę bilansową, która jest niezwykle istotna.
Kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe?
Spółki, które są zarejestrowane w KRS, mają 3 miesiące na przygotowanie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. W przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin oddania sprawozdania upływa 31 marca.
Później sprawozdanie muszą zatwierdzić kompetentne organy w firmie, np. wspólnicy lub właściciel, gdy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza. Roczne sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego - czyli do 30 czerwca, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
