Co do zasady każdy pracodawca ma obowiązek opracować plan urlopów, który określa terminy urlopów wypoczynkowych w danym zakładzie pracy. Taki plan tworzy się, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie jest jednak związany wnioskami pracowników, gdy wpływają negatywnie na zapewnienie normalnego toku pracy. Z pewnością należy wziąć pod uwagę, czy urlop danego pracownika nie zdezorganizuje pracy danego działu i czy wcześniejsze zawiadomienie umożliwiłoby zorganizowanie odpowiedniego zastępstwa. W przypadku uzgodnienia z pracodawcą, najlepiej w formie pisemnej, terminu urlopu, nie może on bez zaistnienia przesłanek odmówić udzielenia urlopu w tym terminie.
Kiedy plan urlopów nie musi zostać utworzony?
Planu urlopów nie musi tworzyć pracodawca, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieustalanie planu urlopów, a także pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Kwestia nietworzenia planu urlopowego powinna być wtedy określona w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeżeli zakład pracy nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy. Pracodawca, który rezygnuje z ustalania planu urlopów, musi ustalić termin urlopu indywidualnie po porozumieniu z pracownikiem.
Czy pracownik musi złożyć wniosek o urlop, jeżeli jest on zaplanowany?
Plan urlopów jest wiążący dla pracownika i pracodawcy. Oznacza to, że ustalenie terminu urlopu wypoczynkowego w planie urlopów powoduje nabycie przez pracownika prawa do zwolnienia od pracy na okres przewidziany w planie. Jest więc on źródłem zobowiązania pracodawcy do udzielenia pracownikowi zwolnienia urlopowego we wskazanym terminie i stanowi podstawę roszczenia pracownika wobec pracodawcy o wykonanie tego obowiązku.
Nie oznacza to jeszcze, że pracownik może skorzystać z urlopu tylko na podstawie zapisów w planie. Ma on obowiązek przed wyjazdem urlopowym uzyskać zgodę pracodawcy na skorzystanie z urlopu. Jak wskazuje sama nazwa, plan urlopów służy zaplanowaniu wypoczynku poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu w następnym roku. Funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Jest on zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu, nawet jeżeli termin wynikałby z planu. Zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie, najczęściej wydając pracownikowi kartę urlopową lub poprzez składanie przez pracownika wniosku urlopowego.
Samo sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze. Może okazać się, że pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub urlop taki ulegnie przerwaniu, przykładowo z powodu choroby pracownika lub innej okoliczności uniemożliwiającej skorzystanie z odpoczynku.
Forma wniosku o urlop
Ponieważ powszechne przepisy prawa pracy nie precyzują formy składania wniosków o urlop wypoczynkowy, może to nastąpić również ustnie. Kodeks pracy nie przewiduje formy pisemnej dla składanych przez pracowników wniosków o urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że pracownicy mają składać je w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Wniosek o udzielenie urlopu pracownik składa bezpośrednio pracodawcy bądź przełożonemu działu lub oddziału w zależności od struktury przedsiębiorstwa. Złożenie wniosku nie jest jednoznaczne z możliwością skorzystania z urlopu w przewidzianym terminie, zgodnie z wcześniej ustalonym planie urlopowym. Pracodawca musi go zaakceptować i wyrazić zgodę na udzielenie urlopu, poprzez np. podpisanie podania o urlop lub udzielenia zgody w inny sposób przyjęty w firmie. Dopiero wtedy pracownik może prawnie skorzystać z urlopu.
