Przechowywanie dokumentacji umów zleceń i PPK

W odniesieniu do umów zleceń okresy przechowywania dokumentacji są zróżnicowane i zostały określone w kilku aktach prawnych. Z kolei w kwestii dokumentacji związanej z pracowniczymi planami kapitałowymi (PPK) nie wskazano wprost minimalnego okresu przewidzianego na przechowywanie. Czy w związku z tym należy stosować przepisy prawa pracy i regulacje z zakresu ubezpieczeń społecznych? Odpowiadamy na te pytania poniżej w artykule.

Przechowywanie dokumentacji dotyczącej umowy zlecenia

Zasady zawierania umowy zlecenia określono w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (kc). W jej przepisach wskazano termin przedawnienia z tytułu zlecenia. Oznacza to, że z upływem 2 lat przedawniają się roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków, przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom (art. 751 pkt 1 kc). Jest to jednak relatywnie krótki okres.

Obecnie przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi mogą zostać objęci przepisami Ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zwanej dalej ustawą o minimalnym wynagrodzeniu. Wspomniana ustawa wskazuje minimalny okres, w jakim dokumenty związane ze zleceniem powinny znajdować się w dyspozycji przedsiębiorcy lub innego podmiotu zatrudniającego.

Oznacza to, że przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na której rzecz jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu).

Osoby przyjmujące zlecenie lub świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych osiągają przychody, z których tytułu powstaje obowiązek składkowy oraz inne zobowiązania o charakterze powszechnym. Oznacza to, że w odniesieniu do zleceniobiorców będą miały zastosowanie także przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W tym kontekście zaleca się stosować unormowania Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej ustawą systemową, dotyczące terminu przedawnienia należności składkowych.

Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 24 ust. 4 ustawy systemowej).

Określone wskazówki dotyczące okresu przechowywania dokumentacji ubezpieczonego zawiera także Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwana dalej ustawą emerytalną.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonych będących osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony ukończył pracę u danego płatnika, przy czym odnosi się to do ubezpieczonych zgłoszonych u tego płatnika do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 roku (art. 125a ust. 4a pkt 1 ustawy emerytalnej).

Powyższą zasadę stosuje się także w przypadku ubezpieczonych wskazanych w art. 125a ust. 4a pkt 1 ustawy emerytalnej – dokumentację osoby ubezpieczonej przechowuje się przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny stanowiący zestawienie informacji dotyczących ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku.

Przechowywanie dokumentacji dotyczącej PPK

W odniesieniu do dokumentacji dotyczącej PPK w pierwszej kolejności należy sięgnąć do Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, dalej jako ustawa o PPK.

Roszczenia z tytułu wpłat w ramach PPK ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne (art. 29 ust. 2 ustawy o PPK).

Pięcioletni termin przedawnienia jest zatem podstawowym okresem przewidzianym w ustawie o PPK. Jednak w przypadku deklaracji dotyczących rezygnacji z uczestnictwa w PPK właściwym terminem przedawnienia jest termin 4-letni, co wynika z określonych zapisów w art. 23 ustawy o PPK.

Czy jednak te okresy są wystarczająco długie dla przechowywania dokumentacji związanej z PPK? Z pewnością nie, ponieważ wspomniana dokumentacja jest powiązana z określaniem wysokości indywidualnego wynagrodzenia za pracę. W tym przypadku zatem powinny być stosowane zasady odnoszące się do dokumentacji pracowniczej.

Oznacza to więc, że okres przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK nie powinien być tożsamy z terminami przedawnienia określonymi w ustawie o PPK.

Jakie więc terminy stosować w przypadku dokumentacji omawianego rodzaju? Zarówno Polski Fundusz Rozwoju, jak i Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wskazują na konieczność przyjęcia zasad obowiązujących przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.

W ocenie wspomnianych organów przyjęcie dla celów określenia długości przechowywania dokumentacji PPK wyłącznie kryterium przedawnienia roszczeń nie jest wystarczające. Wspomniana dokumentacja związana jest z ustalaniem wynagrodzenia – w konsekwencji podlega ona przechowywaniu przez okres wskazany dla dokumentacji pracowniczej, czyli odpowiednio: przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony ukończył pracę u danego płatnika składek (w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u tego płatnika do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 roku) lub nawet przez 50 lat, co wynika z art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej.

W opinii UODO obowiązek przechowywania dokumentacji PPK nie dotyczy wszystkich dokumentów, odnosi się bowiem do tej części, która jest związana z wyliczaniem wpłat.

Generalnie można uznać za uzasadnione przechowywanie dokumentacji PPK przez okres 10 lat, począwszy od roku kalendarzowego, w którym doszło do ustania stosunku pracy. Powyższa zasada dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów pracowniczych oraz cywilnoprawnych.

Jak długo trzymać dokumenty z umów zleceń lub PPK?

Odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty związane z umową zlecenia lub PPK, nie jest jednoznaczna. Wiele zależy od okoliczności zawarcia umowy lub charakteru dokumentów dotyczących PPK. Podstawowy okres przedawnienia roszczeń w odniesieniu do zlecenia wynosi 2 lata, natomiast roszczenia z tytułu wpłat w ramach PPK ulegają przedawnieniu w ciągu 5 lat, począwszy od dnia, w którym stały się wymagalne. Wspomniane okresy mogą się jednak okazać zbyt krótkie i w konsekwencji przedsiębiorca nie będzie miał możliwości wywiązania się ze swych zobowiązań. W tym kontekście uzasadnione będzie zastosowanie przepisów ustawy emerytalnej, które określają obowiązki płatnika składek w zakresie przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnianiem.

Polecamy:

Arkusz spis z natury wzór z omówieniem - pobierz wzór i sporządź remanent końcowy!