W odniesieniu do umów zleceń okresy przechowywania dokumentacji są zróżnicowane i zostały określone w kilku aktach prawnych. Z kolei w kwestii dokumentacji związanej z pracowniczymi planami kapitałowymi (PPK) nie wskazano wprost minimalnego okresu przewidzianego na przechowywanie. Czy w związku z tym należy stosować przepisy prawa pracy i regulacje z zakresu ubezpieczeń społecznych? Odpowiadamy na te pytania poniżej w artykule.
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej umowy zlecenia
Zasady zawierania umowy zlecenia określono w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (kc). W jej przepisach wskazano termin przedawnienia z tytułu zlecenia. Oznacza to, że z upływem 2 lat przedawniają się roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków, przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom (art. 751 pkt 1 kc). Jest to jednak relatywnie krótki okres.
Obecnie przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi mogą zostać objęci przepisami Ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zwanej dalej ustawą o minimalnym wynagrodzeniu. Wspomniana ustawa wskazuje minimalny okres, w jakim dokumenty związane ze zleceniem powinny znajdować się w dyspozycji przedsiębiorcy lub innego podmiotu zatrudniającego.
Osoby przyjmujące zlecenie lub świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych osiągają przychody, z których tytułu powstaje obowiązek składkowy oraz inne zobowiązania o charakterze powszechnym. Oznacza to, że w odniesieniu do zleceniobiorców będą miały zastosowanie także przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W tym kontekście zaleca się stosować unormowania Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej ustawą systemową, dotyczące terminu przedawnienia należności składkowych.
Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 24 ust. 4 ustawy systemowej).
Określone wskazówki dotyczące okresu przechowywania dokumentacji ubezpieczonego zawiera także Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwana dalej ustawą emerytalną.
Powyższą zasadę stosuje się także w przypadku ubezpieczonych wskazanych w art. 125a ust. 4a pkt 1 ustawy emerytalnej – dokumentację osoby ubezpieczonej przechowuje się przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny stanowiący zestawienie informacji dotyczących ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku.
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej PPK
W odniesieniu do dokumentacji dotyczącej PPK w pierwszej kolejności należy sięgnąć do Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, dalej jako ustawa o PPK.
Pięcioletni termin przedawnienia jest zatem podstawowym okresem przewidzianym w ustawie o PPK. Jednak w przypadku deklaracji dotyczących rezygnacji z uczestnictwa w PPK właściwym terminem przedawnienia jest termin 4-letni, co wynika z określonych zapisów w art. 23 ustawy o PPK.
Czy jednak te okresy są wystarczająco długie dla przechowywania dokumentacji związanej z PPK? Z pewnością nie, ponieważ wspomniana dokumentacja jest powiązana z określaniem wysokości indywidualnego wynagrodzenia za pracę. W tym przypadku zatem powinny być stosowane zasady odnoszące się do dokumentacji pracowniczej.
Oznacza to więc, że okres przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK nie powinien być tożsamy z terminami przedawnienia określonymi w ustawie o PPK.
Jakie więc terminy stosować w przypadku dokumentacji omawianego rodzaju? Zarówno Polski Fundusz Rozwoju, jak i Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wskazują na konieczność przyjęcia zasad obowiązujących przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
W opinii UODO obowiązek przechowywania dokumentacji PPK nie dotyczy wszystkich dokumentów, odnosi się bowiem do tej części, która jest związana z wyliczaniem wpłat.
Generalnie można uznać za uzasadnione przechowywanie dokumentacji PPK przez okres 10 lat, począwszy od roku kalendarzowego, w którym doszło do ustania stosunku pracy. Powyższa zasada dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów pracowniczych oraz cywilnoprawnych.
Jak długo trzymać dokumenty z umów zleceń lub PPK?
Odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty związane z umową zlecenia lub PPK, nie jest jednoznaczna. Wiele zależy od okoliczności zawarcia umowy lub charakteru dokumentów dotyczących PPK. Podstawowy okres przedawnienia roszczeń w odniesieniu do zlecenia wynosi 2 lata, natomiast roszczenia z tytułu wpłat w ramach PPK ulegają przedawnieniu w ciągu 5 lat, począwszy od dnia, w którym stały się wymagalne. Wspomniane okresy mogą się jednak okazać zbyt krótkie i w konsekwencji przedsiębiorca nie będzie miał możliwości wywiązania się ze swych zobowiązań. W tym kontekście uzasadnione będzie zastosowanie przepisów ustawy emerytalnej, które określają obowiązki płatnika składek w zakresie przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnianiem.
