Kontrola zwolnienia lekarskiego - w jaki sposób ją przeprowadzić?

Zaświadczenie lekarskie, potocznie nazywane L4, stanowi dowód niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby. Jest ono wystawiane na podstawie jednolitego wzoru. Aktualnie przesyłanie zwolnień lekarskich co do zasady odbywa się w formie elektronicznej. Dniem powstania niezdolności do pracy jest dzień wskazany przez lekarza wystawiającego zwolnienie lekarskie, stanowiący termin wystąpienia choroby, uzasadniający usprawiedliwienie nieobecności w pracy pracownika i wypłatę z tego tytułu zasiłku chorobowego. Czy możliwa jest kontrola zwolnienia? Kto ją przeprowadza?

Uprawnienie pracodawcy do kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia

Pracodawca ma uprawnienie do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracownika zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem bądź innym chorym członkiem rodziny. 

Pracodawca, który wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży czy też poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy.

Ponadto pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, również ma uprawnienie do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad członkiem rodziny. Uprawnienie to dotyczy także osób zatrudnionych na umowę zlecenie.

Na czym polega kontrola zwolnienia?

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na weryfikacji, czy pracownik w okresie orzeczonej niezdolności do pracy nie wykonuje pracy zarobkowej lub nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Kontrola prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonych zwolnień lekarskich od pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny polega na weryfikacji, czy pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej lub nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem, oraz czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę – z wyjątkiem sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat.

Pracodawca chcący skontrolować prawidłowość wykorzystania przez pracownika zwolnienia lekarskiego wystawia imienne upoważnienie dla osoby kontrolującej prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy. 

Wystawione przez pracodawcę imienne upoważnienie uprawnia do wykonywania kontroli w:

• miejscu zamieszkania, 
• miejscu czasowego pobytu, 
• miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. 

Wspomnieć należy, co w sytuacji, kiedy pracodawca przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu, a pracownika nie zastanie. W takim przypadku kontrolę należy ponowić oraz wyjaśnić przyczyny tej nieobecności.

Powyższe zasady dotyczące przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego przez pracownika zastosowanie znajdują również do kontroli dokonywanej przez terenowe jednostki organizacyjne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ocena prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez ZUS

Prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich podlega kontroli, którą wykonują lekarze orzecznicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Wskazać należy na wyrok Sądu Rejonowego Gdańsk-Południe w Gdańsku Sekcja ds. Ubezpieczeń Społecznych VI Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 23 grudnia 2020 roku (sygn. VI U 340/20), w którym stwierdzono, że „Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Przesłankami powodującymi utratę prawa do świadczenia są więc zarówno wykonywanie pracy zarobkowej, jak i wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem, które to przesłanki mają charakter niezależny, odrębny. Do odmowy przyznania prawa do zasiłku chorobowego na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej wystarczy bowiem spełnienie jednej z nich. Powyższe stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 stycznia 2005 roku (I UK 154/04, OSNP 2005/19/307), wskazując, że ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego w przypadku wystąpienia jednej z dwóch niezależnych przesłanek określonych w art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej, a więc wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy lub wykorzystywania zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia. Zatem w świetle tego, co powiedziano wyżej, nie ma znaczenia, czy i jaki skutek dla zdrowia spowodowało wykonywanie pracy zarobkowej w czasie zwolnienia lekarskiego, a w szczególności nie ma znaczenia to, czy wskutek wykonywania pracy zarobkowej doszło do pogorszenia stanu zdrowia ubezpieczonego, czy też nie. Istotne jest wyłącznie, czy zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z jego celem albo czy w okresie zwolnienia wykonywana była praca zarobkowa”.

Po przeprowadzeniu kontroli ZUS wydaje decyzję dotyczącą uprawnień do zasiłku chorobowego.

Odwołanie od decyzji dotyczącej uprawnień co do zasiłku chorobowego

Odwołanie od wydanej decyzji dotyczącej uprawnień do zasiłku chorobowego wnosi się do sądu za pośrednictwem ZUS-u w terminie jednego miesiąca, licząc od daty doręczenia decyzji, od której składane jest odwołanie.

Odwołanie od decyzji ZUS-u nie jest zbyt sformalizowane. Powinno zawierać następujące elementy:

1. oznaczenie sądu i organu, za którego pośrednictwem jest wnoszone;
2. oznaczenie odwołującego się;
3. dokładne oznaczenie zaskarżonej decyzji;
4. twierdzenia, wnioski, dowody;
5. uzasadnienie;
6. podpis.

Sporządzając odwołanie, należy precyzyjnie określić dane podmiotu je wnoszącego poprzez wskazanie danych go identyfikujących, tj. imienia, nazwiska, numeru PESEL oraz adresu zamieszkania.

W treści odwołania należy dokładnie oznaczyć decyzję, od której je wnosimy. Należy to zrobić w ten sposób, że wskazana zostanie jej data, znak oraz to, czego dotyczy.

W treści odwołania należy dokładnie opisać to, dlaczego w naszej ocenie została ona wydana błędnie i się z nią nie zgadzamy, a także wskazać dowody, które potwierdzają nasze twierdzenia, w tym w szczególności dowody z dokumentów czy zeznań świadków. 

Osoba składająca odwołanie nie musi wskazać konkretnych zarzutów, np. w formie naruszenia przepisów prawa, wystarczające jest wykazanie niezadowolenia z treści wydanej decyzji, która prowadzi do pokrzywdzenia osoby się odwołującej. Przedstawiane argumenty dobrze jest uzasadnić. Ponadto w treści odwołania trzeba wskazać, czego się domagamy.

Niezwykle ważne jest, aby składane przez nas pisemne odwołanie opatrzone zostało własnoręcznym czytelnym podpisem. 

Odwołanie z reguły nosi formę pisemną, jednakże przepisy prawa dopuszczają możliwość zgłoszenia odwołania w formie ustnej do protokołu sporządzonego przez pracownika właściwej jednostki organizacyjnej ZUS.

Nieprawidłowość wykorzystania zwolnienia chorobowego a zwolnienie pracownika

Pracodawca, który w wyniku kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego przez pracownika poweźmie wiadomość, że w czasie niezdolności do pracy pracownika i wydaniu mu zwolnienia lekarskiego wykorzystywał on zwolnienie lekarskie w innym celu niż powrót do zdrowia, może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy. Jest to tak zwane zwolnienie dyscyplinarne. 

Zgodnie z art. 52 kp pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne):

• w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
• w przypadku popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, o ile jest ono oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
• w przypadku zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Termin uprawniający pracodawcę do zwolnienia pracownika dyscyplinarnie nie może ulec zawieszeniu bądź przerwaniu nawet wskutek zaistnienia nadzwyczajnych dla pracodawcy okoliczności.