Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola zwolnienia lekarskiego - w jaki sposób ją przeprowadzić?

W styczniu 2019 roku pracodawcy zatrudniający powyżej 20 pracowników otrzymali pismo z ZUS wzywające do przeprowadzenia kontroli pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim. Dodatkowo ZUS zobowiązał pracodawców do zdawania comiesięcznych raportów z przeprowadzonych kontroli. To tylko przypomnienie obowiązków, które nakłada na pracodawców zatrudniających powyżej 20 osób ustawa z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r., poz.159). Czy taka kontrola zwolnienia lekarskiego jest prawidłowa?

Do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy zobowiązany jest pracodawca, który sam ustala uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz zajmuje się ich wypłacaniem. 

Jeżeli zatem jesteś pracodawcą, który zatrudnia powyżej 20 osób, sprawdź jak przeprowadzić taką kontrolę. 

Przy tej okazji należy wspomnieć, że pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 20 osób, także są upoważnieni do przeprowadzenia kontroli, ale tylko w okresie, za który wypłacane jest wynagrodzenie chorobowe, a więc do 33 dnia choroby w przypadku pracowników do 50 roku życia lub do 14 dnia choroby w przypadku pracowników po ukończeniu 50 lat. Wynika to z art.92 § 3 pkt.2 Kodeksu pracy, który mówi, że wynagrodzenie za czas choroby nie przysługuje w przypadkach, w których nie przysługuje prawo do zasiłku chorobowego. A prawo to nie przysługuje, gdy pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem.

Pracodawca, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników może także przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego pracownika. Jednak tylko za okres, za który wypłacane jest wynagrodzenie chorobowe ze środków pracodawcy.

Kiedy przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego pracownika?

Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich znajdują się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. nr 65, poz. 743). Kontrola zwolnienia lekarskiego ma na celu ustalenie, czy pracownik przebywający na zwolnieniu:

  • nie wykonuje pracy zarobkowej,

  • nie wykorzystuje zwolnienia w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem.

O ile w ustalenie, czy pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej, jest prostym zadaniem, to problematyczne wydaje się stwierdzenie, czy nie wykorzystuje on zwolnienia lekarskiego niezgodnie z przeznaczeniem. Celem zwolnienia lekarskiego jest powrót pracownika do zdrowia i dlatego wszelkie czynności, które temu służą np. wyjście do apteki, na zabieg czy na kontrolę lekarską – są akceptowalne. Pracownicy często mylnie interpretują, że zwolnienie lekarskie z adnotacją chory może chodzić oznacza, że mogą swobodnie korzystać z czasu wolnego i załatwiać w tym czasie swoje prywatne sprawy np. w urzędzie czy robić zakupy w galerii handlowej. Należy pamiętać, że kontroli może podlegać każde zwolnienie lekarskie, także z adnotacją chory może chodzić oraz przyznane na opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny. W tym przypadku pracodawca może sprawdzić, czy rzeczywiście nie ma innej osoby mogącej zapewnić opiekę dziecku czy innemu członkowi rodziny, chociaż należy pamiętać, że nie dotyczy to osób opiekujących się dzieckiem do lat dwóch.

Kontrola zwolnienia lekarskiego powinna zostać przeprowadzona przez pracodawcę, gdy pracownik :

  • często korzysta z krótkotrwałych zwolnień od pracy,

  • korzysta ze zwolnień lekarskich od różnych lekarzy,

  • korzysta z kolejnych okresów zasiłkowych,

  • był już pozbawiony w przeszłości prawa do wynagrodzenia za czas choroby, zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego z powodu niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia od pracy,

  • może pracować u innego pracodawcy lub wykorzystywać zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem.

Kontrola zwolnienia lekarskiego - jak ją przeprowadzić?

Osoba skierowana przez pracodawcę do przeprowadzenia kontroli musi posiadać imienne upoważnienie do jej przeprowadzania, wg wzoru będącego załącznikiem do wymienionego wyżej rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 r. Kontrola zwolnienia lekarskiego powinna się odbyć w miejscu zamieszkania lub pobytu podanym na wystawionym przez lekarza druku e-ZLA. Jeżeli nie będzie go w domu, należy kontrolę powtórzyć, a jeśli nie jest to możliwe, należy wezwać go do złożenia wyjaśnień, co było powodem jego nieobecności w domu w trakcie kontroli. Jeżeli pracownik nie odpowie na wezwanie pracodawcy lub odmówi złożenia wyjaśnień można uznać, że wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem.

Jak należy postąpić w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości?

Jeżeli kontrolujący stwierdzi, że pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem, bo np. robi w tym czasie remont mieszkania lub wykonuje pracę zarobkową, należy sporządzić protokół z kontroli. Jest on konieczny tylko w razie stwierdzenia nieprawidłowości. Należy w nim opisać na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego i dać do podpisu pracownikowi. Jeżeli odmówi on podpisania protokołu, co oczywiście może mieć miejsce, należy na tę okoliczność sporządzić notatkę służbową. Dlatego ważne jest, aby na kontrolę udały się minimum dwie osoby, co ma znaczenie dla celów dowodowych.

Kontrola zwolnienia lekarskiego powinna być przeprowadzana przez dwie upoważnione przez pracodawcę osoby.

Po stwierdzeniu nieprawidłowego korzystania ze zwolnienia lekarskiego pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za cały okres objęty zwolnieniem lekarskim, w czasie którego została stwierdzona nieprawidłowość. Jednak okres ten nadal wlicza się do okresu zasiłkowego wynoszącego 182 dni, czyli do okresu, za który pracownikowi przysługuje prawo do świadczeń z tytułu niezdolności do pracy.

Jeżeli za dany okres zasiłek został już wypłacony, należy wystąpić do terenowej jednostki ZUS o wydanie decyzji o zwrocie wypłaconego pracownikowi nienależnie pobranego świadczenia. Oddział ZUS po analizie sprawy wydaje decyzję, w której zobowiązuje pracownika do zwrotu świadczenia na podane przez ZUS konto bankowe. Co ważne, w tej sytuacji pracodawca nie dokonuje żadnych korekt dokumentów rozliczeniowych.

Mając na uwadze powyższe, pracodawca może zdecydować, czy chce skontrolować pracownika, bo posiada informacje, że pracownik może wykorzystywać zwolnienie lekarskie niezgodnie z przeznaczeniem, ale nie jest to przymus – jak wynikałoby z listu, który ZUS rozesłał do pracodawców w tym roku.

Pracownicy ZUS odpowiadają, że ma to być tylko zachęta i pracodawca ma pełną swobodę w decydowaniu, czy kontrola zwolnienia zostanie przeprowadzona – jest to zupełnie dobrowolne. Nie trzeba składać comiesięcznych raportów z przeprowadzonych kontroli, o ile pracodawca uzna, że według niego wszystkie zwolnienia wykorzystywane są zgodnie z przeznaczeniem.

[alert-info]Kontrola zwolnienia lekarskiego pracownika w zakresie jego wykorzystywania niezgodnie z przeznaczeniem ma dla pracodawcy charakter dobrowolny. Wymagany przez ZUS raport wysyła się tylko w razie stwierdzenia nieprawidłowości.[/alert-info]