Dokumentacja płacowa - jak ją prowadzić i przechowywać?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z zatrudnieniem i przebiegiem pracy pracowników. Wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Aby pracodawca mógł należycie wywiązywać się z tego obowiązku, powinien posiadać wiedzę o tym, jakie dokumenty powinien gromadzić i przez jak długi okres je przechowywać. Dokumentacja płacowa to przede wszystkim źródła prawa i akty decyzyjne, dokumenty pracownicze oraz okresowa dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa.

Dokumentacja płacowa - czyli akty decyzyjne

Akty decyzyjne określają podstawowe zasady ustalania i obliczania należności obowiązujących w konkretnym zakładzie pracy. Do tej grupy można zaliczyć układ zbiorowy pracy oraz regulamin wynagradzania. Dokumentacja płacowa to także:

• przepisy normujące problematykę wynagradzania, a więc akty normatywne (Kodeks pracy, Kodeks cywilny, ustawy i rozporządzenia tworzące
• prawo pracy, prawo cywilne, prawo ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, prawo emerytalno-rentowe oraz prawo podatkowe w zakresie spraw płacowych),
• interpretacje urzędowe ww. przepisów,
• orzecznictwo sądowe w sprawach płacowych,
• opinie prawne w konkretnych sprawach dotyczących wynagrodzeń,
• uchwały, zarządzenia, postanowienia organów przedsiębiorstwa w sprawach polityki płac, planów zatrudnienia i płac oraz w innych sprawach płacowych – grupowych i indywidualnych,
• wydane zaświadczenia w sprawach wynagrodzenia,
• sprawozdawczość dotycząca zatrudnienia i płac,
• analizy płac, raporty, ekspertyzy, wnioski,
• korespondencja płacowa (pisma, podania, odwołania, odpowiedzi).

We wszystkich zakładach pracy dokumentami potwierdzającymi nawiązanie stosunku pracy i ustalenie wynagrodzenia są umowy o pracę lub inne akty równorzędne. Następuje w nich zgodne oświadczenie woli pracodawcy i pracownika dotyczące zawarcia stosunku pracy. Strony umawiają się co do warunków i wysokości wynagrodzenia za pracę. Dokumentacja płacowa w sprawie płac pracowników są także:

• porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia,
• porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy,
• wypowiedzenie warunków pracy lub płacy,
• orzeczenia sądu pracy,
• aneksy do umów o pracę dotyczące wynagrodzeń,
• odrębne regulaminy premiowania i nagradzania,
• decyzje o przyznaniu premii lub nagród,
• decyzje o przyznaniu odprawy i/lub odszkodowania,
• inne akty decyzyjne dotyczące wynagrodzeń pracowników.

Okresowa dokumentacja obliczeniowa i pomocnicza

Dokumentacja płacowa obliczeniowa i pomocnicza okresowa stanowi podstawę sporządzenia listy płac za dany miesiąc. W zależności od systemów płacowych i stosowanych form wynagradzania istnieje potrzeba udokumentowania czasu: przepracowanego, nie wykonywania pracy, choroby, urlopu płatnego i niepłatnego, opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, pracy w godzinach nadliczbowych (z prawem do 50% lub 100% dodatku), pracy w porze nocnej, dyżuru itd. Istotne jest udokumentowanie nieobecności usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej, zwolnień okolicznościowych, rodzajów urlopów, wyjazdów służbowych (krajowych i zagranicznych). 

Dokumentacja płacowa obliczeniowa i pomocnicza to również:

• listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
• zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
• imienne karty pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i/lub efektów wykonywanej pracy),
• dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawie) pracy akordowej, prowizyjnej lub zadaniowej,
• zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
• dokumenty potwierdzające pracę w porze nocnej,
• zwolnienia lekarskie orzekające o chorobie pracownika lub o konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem bądź członkiem rodziny,
• dokumenty potwierdzające korzystanie z urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego, macierzyńskiego, wychowawczego lub ze zwolnień okolicznościowych (płatnych lub niepłatnych),
• dokumenty wymagane do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (rozliczanych i wypłacanych przez zakład pracy lub przekazywanych do placówki ZUS),
• rozliczenia zadań premiowych i decyzje przyznania premii pracownikom,
• decyzje o przyznaniu nagród, odpraw, ekwiwalentów i odszkodowań,
• oświadczenia, zaświadczenia i inne dowody uprawniające do zastosowania kosztów uzyskania przychodów, do ulgi podatkowej, do dodatków i dopłat.

Dokumentacja płacowa przygotowywana jest przez służby kadrowe bądź przełożonych, jednak sposób liczenia wynagrodzeń zależy również od pracowników. Składając bowiem odpowiednie oświadczenia, wpływają oni na sposób obliczania zaliczki na podatek czy składki ZUS. Do takich oświadczeń należą:

• oświadczenie do celów obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – PIT-2,
• oświadczenie do celów zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
• oświadczenie do celów częściowego zaniechania poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• oświadczenie do celów poboru zwiększonej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• oświadczenie o wysokości uzyskanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z innego źródła w danym roku kalendarzowym.

Lista płac

Na podstawie wymienionej wyżej dokumentacji płacowej co miesiąc przygotowuje się listy płac. W praktyce można je sporządzać częściej, np. co dwa tygodnie, co tydzień, co 10 dni, a także w każdym dowolnym terminie w celu wypłaty dodatkowych składników pensji, takich jak: premie, nagrody, odprawy, odszkodowania, ekwiwalenty, wyrównania itp.
Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

• nazwa pracodawcy,
• numery stron,
• oznaczenie lub nazwa listy płac,
• miesiąc, którego dotyczy,
• data sporządzenia,
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej.

W firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników, na liście płac, oprócz imienia i nazwiska, powinien być umieszczony dodatkowy identyfikator pracownika (np. PESEL, NIP), dzięki któremu można uniknąć pomyłek w przypadku powtarzających się nazwisk i imion.

Liczba składników wynagrodzenia oraz obowiązki związane ze składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, a także obowiązki podatkowe sprawiają, że lista płac może być mniej lub bardziej rozwinięta. Uniwersalna lista płac powinna składać się z następujących pozycji:

• wynagrodzenia objęte składkami na ubezpieczenia społeczne:
  • płaca zasadnicza,
  • stałe dodatki,
  • premia/nagroda,
  • prowizja,
  • akord,
• wynagrodzenia nieskładkowe, w tym za czas choroby,
• zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, np.:
  • chorobowy,
  • macierzyński,
  • opiekuńczy,
• suma wszystkich przychodów,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:
  • podstawa składek emerytalnych i rentowych,
  • podstawa składki chorobowej,
• składki na ubezpieczenia społeczne:
  • emerytalna,
  • rentowe,
  • chorobowa,
• podstawa wymiaru składki zdrowotnej,
• składka na ubezpieczenie zdrowotne w rozbiciu na:
  • składkę zdrowotną 9%,
  • składkę zdrowotną 7,75%,
• koszty uzyskania przychodów,
• podstawa opodatkowania,
• ulga podatkowa,
• zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:
  • przed odliczeniem składki zdrowotnej,
  • po odliczeniu składki zdrowotnej,
• wynagrodzenie netto,
• potrącenia z wynagrodzenia, w rozbiciu na różne ich rodzaje,
• kwota do wypłaty lub przelewu na ROR,
• pokwitowanie wypłaty.

Taka konstrukcja listy ma bardzo istotne znaczenie w sytuacji, gdy jest ona wypełniana ręcznie. Znajdują się na niej bowiem pewne „pozycje przejściowe”, które nie muszą być na niej umieszczone, bo nie są ani składnikami wynagrodzenia, ani kwotami potrącanymi z tego wynagrodzenia. Jednak mają wpływ na ustalanie kolejnych wartości, a ich obecność ma głównie na celu ułatwienie naliczeń i ich samokontrolę. Lista płac stanowi materiał źródłowy do sporządzenia pozostałej dokumentacji wynagrodzeń, tj. karty wynagrodzeń, karty przychodów i karty zasiłkowej. Wszystkie dane, które zawierają listy płac, oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinny być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty.

Imienne karty wynagrodzeń

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienna kartą wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń' związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolą realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Karty zarobkowe służą do ustalenia wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia, z uwzględnieniem jego poszczególnych składników, czyli:

• wynagrodzenia zasadniczego,
• wynagrodzenia za nadgodziny,
• wynagrodzenia dodatkowego,
• premii,
• wynagrodzenia za czas choroby,
• innych składników wynagrodzenia i świadczeń ze stosunku pracy.

Imienna karta wynagrodzenia, uzupełniona o obciążenia podatkowo-składkowe, stanowi całość informacji wymaganych i niezbędnych do prawidłowego sporządzania dokumentacji ubezpieczeniowej i podatkowej.

Karta przychodów do celów podatkowych

Przepisy nie zawierają ustalonego wzoru karty przychodów. Określają jedynie, że powinna ona zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
• numer PESEL,
• miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
• sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),
• koszty uzyskania przychodów,
• składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe,
• podstawę wyliczenia zaliczki w danym miesiącu,
• razem dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnego progu skali podatkowej),
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
• składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
• datę przekazania zaliczki na rachunek właściwego urzędu skarbowego,
• dochód osiągnięty w danym miesiącu.

Ponadto należy na niej umieścić informacje dotyczące oświadczenia pracownika do celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także informacje o obniżeniu podatku w związku ze wspólnym rozliczaniem małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci. Powyższe dane stanowią minimum informacji. Pracodawca zawsze może rozszerzyć ich zakres w pożądany dla siebie sposób. Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej do celów podatkowych (karty przychodów) są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji podatkowej PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku na formularzu PIT-40.

Karta przychodów do celów ubezpieczeniowych

Karta wynagrodzeń do celów ubezpieczeniowych powinna zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
• numer PESEL,
• miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
• sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (składkowych i nieskładkowych),
• podstawę składek społecznych,
• podstawę składek emerytalnych i rentowych,
• składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe,
• podstawę składki zdrowotnej,
• składkę na ubezpieczenie zdrowotne (odliczaną od wynagrodzenia i odliczaną od podatku),
• kwoty wypłaconych zasiłków.

W karcie wynagrodzeń do celów ubezpieczeniowych należy umieścić informacje dotyczące zatrudnienia, tj. datę zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wysokości i rodzaj wynagrodzenia. Powinna się w niej znaleźć także adnotacja o przychodach z innego źródła, stanowiących podstawę składek ZUS. Powyższa informacja jest niezbędna do prawidłowego określenia podstawy składki emerytalnej i rentowej w sytuacji przekroczenia kwoty granicznej. Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej do celów ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji i deklaracji rozliczeniowych do ZUS oraz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagradzaniu (ZUS Rp-7), jako załącznik do wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.

Dokumentacja płacowa - przechowywanie

Zarówno akta osobowe, jak i płacowe muszą być przechowywane przez 50 lat, co wynika z przepisów emerytalno-rentowych, prawa pracy i archiwizowania dokumentacji. Zakład pracy jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Tymi innymi dowodami są akta osobowe oraz umowy i rachunki za prace zlecone, ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Pozostała dokumentacja związana z płacami podlega krótszemu przechowywaniu według rzeczywistych potrzeb własnych oraz wymagań określonych w przepisach o rachunkowości, o podatku dochodowym, o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych oraz w Ordynacji podatkowej i w innych aktach normatywnych. Dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa służącą do sporządzenia list płac, niebędącą dowodem księgowym, może być przechowywana przez 5 lat. Kopie wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestry wystarczy przechowywać przez 3 lata. Krótkotrwale przechowywanie (do 5 lat) akt płacowych może odbywać się w składnicy akt księgowych lub w składnicy akt osobowych. Dalsze przechowywanie (od 5 do 50 lat) musi być w miejscu szczególnie strzeżonym, w pełni zabezpieczonym, niedostępnym dla osób nieupoważnionych. Nadaje się do tego celu archiwum zakładowe własne lub archiwum obce, uprawnione do świadczenia tego rodzaju usług. Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Natomiast szczegółowe warunki, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia, w których może być przechowywana dokumentacja płacowa tworzona przez pracodawców, określają przepisy rozporządzenia z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i placowej pracodawców. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na gruncie suchym, niegrożącym osunięciem, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych oraz posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalacją sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. Ponadto, przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. W pomieszczeniach tych nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem oraz zabronione jest stosowanie farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać specjalne warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia. Warunki te powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane. Natomiast dokumentacja wytworzona na nośniku innym niż papierowy powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Należy także eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

Naruszenie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym także płacowej, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika skutkujące nałożeniem sankcji przez inspektorów pracy (kara grzywny). Ponadto postępowanie z dokumentacją pracowniczą (w tym płacową) podlega ocenie w zakresie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. I tak, kto administrując zbiorem danych lub będąc zobowiązanym do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli natomiast administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobą nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.