Poradnik Przedsiębiorcy

PIT-11 - informacja o wpłaconych zaliczkach dostarczona po terminie

Zatrudniając pracownika, należy mieć na uwadze liczne obowiązki, jakie wynikają z tego tytułu. Jednym z nich jest przygotowanie rocznych deklaracji PIT-11. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej na ten temat.

Dla kogo PIT-11?

Wspomniana deklaracja służy do wykazania wysokości dochodów uzyskanych przez pracownika w jednym miejscu pracy oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. PIT-11 przygotowywany jest nie tylko dla pracownika, ale również dla urzędu skarbowego, pod który pracownik ten podlega.

Do kiedy rozliczenie PIT?

Termin przygotowania i przekazania informacji PIT-11 do urzędu skarbowego upływa ostatniego dnia stycznia. Natomiast ostatecznym terminem przekazania deklaracji pracownikom jest ostatni dzień lutego.

Do jakiego urzędu złożyć PIT-11?

Deklarację PIT-11 przekazuje się do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika. Warto jednak pamiętać, że pracodawca, wystawiając PIT-11, ma obowiązek sporządzić go w wersji elektronicznej dostarczanej do wskazanego w informacji urzędu. Co ważne, wpisanie w PIT-11 błędnego urzędu skarbowego nie powoduje konieczności składania korekty. Dzieje się tak, ponieważ US, do którego trafił PIT-11, przekaże te informacje do właściwego dla podatnika urzędu.

Deklaracja PIT przez internet

Pracodawcy przekazują PIT-11 do urzędów skarbowych w formie elektronicznej. Ministerstwo Finansów umożliwiło przesyłanie informacji przez internet za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Dostarczając PIT przez internet do celów dowodowych, wystarczy zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Ponadto PIT-11 dostarczony w wersji papierowej do urzędu skarbowego nie zostanie przez niego przyjęty.

Wysyłka PIT-11 na ostatnią chwilę

W przypadku wysyłki elektronicznej deklarację uznaje się za doręczoną, gdy zostaje ona potwierdzona poprzez urzędowe poświadczenie odbioru. Dlatego najpóźniej 31 stycznia 2020 r. płatnik po wysłaniu PIT-11 powinien otrzymać zwrotnie urzędowe poświadczenie odbioru. Zwykle po złożeniu deklaracji przez internet potwierdzenie jest automatycznie generowane przez system Ministerstwa Finansów. Jest to kod nazywany Urzędowym Poświadczeniem Odbioru. Gdy system ministerstwa jest przeciążony, wówczas na UPO można czekać kilka lub kilkanaście godzin. W takich przypadkach wysyłka PIT-11 rozpoczęta w ostatnich dniach stycznia mogła zostać zakończona po terminie. W związku z tym płatnik może być ukarany grzywną za złożenie deklaracji nieterminowo.

PIT online również dla pracownika

Nie tylko urzędy skarbowe mogą otrzymać PIT w formie elektronicznej. W przypadku pracownika również można skorzystać z formy online. W ten sposób przedsiębiorcy zyskują zarówno czas, jak i pieniądze, które musieliby wydać na koperty i znaczki pocztowe.

Należy jednak pamiętać, że aby prawidłowo przesłać roczne podsumowanie dochodów, należy m.in. przesłać plik: 

  • w formie nieedytowalnej,

  • zgodny ze wzorem z ustawy,

  • opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym (podpisem kwalifikowanym).

Ponadto należy otrzymać również potwierdzenie odbioru dokumentu przez adresata (w celach dowodowych). Uważa się także, że dobrą praktyką jest uzyskanie zgody na otrzymywanie PIT-11 drogą elektroniczną.

Podatek dochodowy

Na podstawie otrzymanej informacji PIT-11 pracownicy są w stanie dokonać prawidłowego rozliczenia rocznego uzyskanych przez siebie dochodów. Mają na to czas do 30 kwietnia, a więc ok. 2 miesięcy od dnia, w którym pracodawca ma obowiązek wydać dokument informujący o przychodach, kosztach i odprowadzonych zaliczkach na podatek dochodowy.

Czynny żal pomoże uniknąć kary

Niestety zdarzają się sytuacje, w których pracodawca nie dotrzymuje ustawowo przewidzianego terminu przekazania informacji PIT-11, za co grozi mu kara grzywny określona przepisami kodeksu karnego skarbowego. Jest to nawet do 180 stawek dziennych grzywny. 

W dotychczasowych kontaktach z urzędem skarbowym w przypadku nieterminowego złożenia dokumentów często wykorzystywano instytucję czynnego żalu, którą określa art. 16 kks:

Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu”.

Czynny żal polega na poinformowaniu (w formie pisemnej) organu podatkowego o popełnieniu przestępstwa skarbowego. Natomiast organ uwzględnia zgłoszenie w sytuacji, gdy nie jest on jeszcze w posiadaniu wiedzy o popełnieniu tego czynu zabronionego przez płatnika.

Gdy wysyłka możliwa była pocztą, organy skarbowe przez kilka pierwszych dni po upływie terminu uwzględniały czynny żal. Ze względu na czynności pocztowe deklaracje mogły trafić do urzędów po kilku dniach. Natomiast gdy PIT-11 był wysłany w ostatnim dniu terminu, uznawane było to za dochowanie terminu.

Obecnie deklaracje składane są wyłącznie elektronicznie, a wysłane informacje trafiają bezpośrednio na bramkę Ministerstwa Finansów. Dlatego urzędy skarbowe już w 1 lutego mają pełną informację na temat tego, kto nie złożył w terminie deklaracji. Zatem urząd skarbowy wie o popełnieniu czynu zabronionego i tym samym czynny żal może nie być przez organy podatkowe uznawany.

Wysyłka PIT-11 z wFirma.pl

Z pomocą systemu wFirma.pl osoby prowadzące rozliczenia kadrowo-płacowe w prosty sposób wygenerują oraz wyślą informację PIT-11. Generowanie deklaracji PIT-11 odbywa się w zakładce: KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ » PIT 11.

Dodawanie deklaracji PIT-11

Następnie wystarczy zaznaczyć utworzony PIT-11 i wybrać WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS. Dzięki temu deklaracja zostanie wysłana.

Wysyłka deklaracji PIT-11

Przesyłając deklaracje drogą elektroniczną, dzięki funkcji Pobierz UPO, można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru