Poradnik Przedsiębiorcy

PIT-11 - jak i gdzie składać tę deklarację za pracownika?

PIT-11 jest formularzem, który zawiera informacje o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę, zleceniobiorców, jak i np. wykonawców dzieł. Kluczowym przy rocznym rozliczeniu się z Urzędem Skarbowym, jest właściwe wypełnienie druków oraz ich terminowe dostarczenie do wyżej wymienionych instytucji. 

Co to jest PIT?

PIT, z języka angielskiego „Personal Income Tax”, jest to podatek dochodowy od osób fizycznych. Jest to rodzaj podatku bezpośredniego. To znaczy, że podmiotem opodatkowania jest konkretna osoba fizyczna uzyskująca przychody z tytułu np. umowy o pracę, zlecenie, dzieło czy kontrakt menedżerski.

PIT-11

W pełnej nomenklaturze – informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Jest to dokument, jaki powinien wystawić pracodawca/zleceniodawca/ zamawiający dzieło, a następnie przekazać do:

PIT-11, jako dokument zawiera także informacje o tym, jakie osoba fizyczna osiągnęła w danym roku rozliczeniowym koszty uzyskania przychodu. Zawarte w nim są również dane o rozliczonych składkach na poczet ubezpieczeń ZUS.

W rocznej deklaracji podatkowej wykazywane są co do zasady, dochody opodatkowane wg odpowiedniej skali podatkowej:

  • I próg podatkowy (limit wynoszący 85 528 zł) – 17% podatku,

  • II próg podatkowy (dochód w skali roku, przekraczający wyżej wymieniony limit) – 32% podatku.

PIT-11 – jakie źródła dochodu obejmuje?

Roczna deklaracja podatkowa zawiera dane o dochodach uzyskiwanych z różnych źródeł, m.in. z:

  • umowy o pracę,

  • umowy zlecenie, 

  • umowy aktywizacyjnej,

  • umowy o dzieło,

  • praw autorskich,

  • pracy przypadającej podczas aresztowania tymczasowego,

  • działalności wykonywanej samodzielnie i społecznie,

  • członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

  • świadczeń z FP i FGŚP.

Zwolnienie z obowiązku składania PIT-11

Pracodawca zatrudniający w ciągu danego roku rozliczeniowego osoby na podstawie umów zlecenie bądź umów o dzieło, których wynagrodzenie w sumie nie przekroczy kwoty 200 zł brutto, jest zwolniony z obowiązku składania rocznej deklaracji podatkowej PIT-11

Za zleceniobiorców oraz wykonawców dzieła spełniających ww. warunki, pracodawca zobowiązany jest składać formularz PIT-8A. Wynika to z faktu, że za takie osoby powinien być odprowadzany zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 17% przychodu. Przy rozliczaniu umów objętych zryczałtowanym podatkiem dochodowym nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu.

Zwolniony z obowiązku składania PIT-11 jest również przedsiębiorca zatrudniający cudzoziemców-nierezydentów na podstawie umów cywilnoprawnych. Dla takich osób pracodawca zobowiązany jest wystawić IFT-1/IFT-1R.

PIT-11 za 2019 rok – znaczące zmiany

Ze względu na liczne zmiany prawne, jakie miały miejsce w roku 2019 przy rozliczaniu pracowników za ten rok należy uwzględnić m.in.

  • obniżkę podatku dochodowego z 18% na 17%,

  • podwyżkę kosztów uzyskania przychod,

  • zmianę kwoty zmniejszającej podatek,

  • wprowadzenie ulgi bez PIT dla młodych osób do 26 roku życia.

Zmiany te mają znaczny wpływ na zasady rozliczania rocznych deklaracji podatkowych. Większość z nich może skutkować powstawaniem nadpłat czy niedopłat w zakresie wpłaconych zaliczek na poczet podatku dochodowego.

Ulga bez PIT dla młodych

Nowa ulga bez PIT dla młodych, która zaczęła obowiązywać od początku sierpnia 2019 roku, zwalnia osoby do 26 roku życia z obowiązku opłacania zaliczek na podatek dochodowy. Ulga bez PIT przysługuje młodym uzyskującym przychody do poziomu równego 85 528 zł. Powyżej tego limitu dochody zostają objęte 17% podatkiem lub 32% w zależności od wysokości zarobków.

W tym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na to, co zostało określone mianem przychodu, a co dochodu. Kwota limitu przy zwolnieniu z PIT odnosi się do przychodu, natomiast po przekroczeniu tego limitu, obliczeń podatku dokonuje się, bazując na kwotach dochodu.

Wprowadzenie tego zwolnienia ma istotny wpływ na generowane deklaracje PIT. W przypadku, gdy dochody uzyskane przez płatnika objętego omawianą ulgą nie osiągną ww. limitu, nie ma obowiązku wystawiania PIT-11 za taką osobę od 2020 roku. Za rok, w którym dana osoba utraci prawo do ulgi, pracodawca zobowiązany będzie wystawić deklarację PIT-11.

Przy przekroczeniu limitu bądź gdy płatnik ukończył 26 rok życia w trakcie roku rozliczeniowego, należy dla takiej osoby wystawić PIT-11.

Sporządzając PIT-11 za rok 2019:

  • wynagrodzenie za okres styczeń–lipiec – należy rozliczać na zasadach takich, jak do tej pory,

  • natomiast wynagrodzenie za okres sierpień–grudzień – należy rozliczyć, w przypadku, gdy jest ono opodatkowane we wskazanym okresie.

Przekazanie PIT-11 do Urzędu Skarbowego

Pracodawca, wystawiając PIT-11 ma obowiązek sporządzić go w wersji elektronicznej. PIT-11 przygotowany i dostarczony w wersji papierowej do siedziby Urzędu Skarbowego nie zostanie przez niego przyjęty i przetworzony.

Płatnik, który jest osobą fizyczną, wysyłając roczną deklarację podatkową PIT-11 nie musi korzystać z bezpiecznego podpisu kwalifikowanego. Podstawą do przyjęcia e-dokumentu w US jest zestaw odpowiednich danych autoryzujących.

Pozostali płatnicy, w celu poprawnego złożenia e-PIT powinni nabyć bezpieczny podpis kwalifikowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
Art. 45ba. Forma składania rocznych obliczeń podatku, informacji i deklaracji Roczne obliczenie podatku, informacje i deklaracje, o których mowa w art. 34 pobieranie zaliczek przez organy rentowe ust. 7 i 8, art. 35 podmioty obowiązane do poboru zaliczek ust. 10, art. 38 terminy przekazania zaliczek przez płatników ust. 1a i 1b, art. 39 przekazanie imiennych informacji urzędowi skarbowemu ust. 1–4, art. 42 termin przekazania składek przez prowadzących działalność gospodarczą i ich obowiązki informacyjne ust. 1a–4, art. 42a informacja o wysokości przychodów ust. 1 oraz art. 42e wypłata świadczeń przez komornika ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Do kiedy wysłać PIT-11 za rok 2019 do US?

Płatnicy zobowiązani są wysłać roczne deklaracje podatkowe najpóźniej do ostatniego dnia stycznia w danym roku, za rok poprzedni.

Przekazanie PIT-11 pracownikom

Przekazanie PIT-11 pracownikom może się odbyć:

  • osobiście (w formie papierowej),

  • listownie (w formie papierowej),

  • elektronicznie.

W przypadku wysyłki tego dokumentu w wersji elektronicznej wystarczy, że pracodawca dokona przekazania PIT-11, opatrzonego podpisem kwalifikowanym, poprzez wysłanie wiadomości mail.

Do kiedy wysłać PIT-11 za rok 2019 pracownikom?

Pracodawca zobowiązany jest przekazać roczne deklaracje rozliczeniowe swoim pracownikom najpóźniej do końca lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym.

Roczna deklaracja podatkowa, jaką jest PIT-11, to bardzo ważny dokument. Jego wystawienie oraz dostarczenie, w odpowiednim terminie, do US i pracowników, jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Za nieprzestrzeganie tego obowiązku grozi kara grzywny, którą orzeka sąd lub uprawniony urzędnik skarbowy w postępowaniu mandatowym.