W Kodeksie pracy (dalej: k.p.) wymienionych zostało wiele obowiązków, jakie musi spełnić pracodawca. Jednym z nich jest bezwzględny obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Co więcej, przechowywanie dokumentacji kadrowej oraz akt powinno odbywać się w warunkach, w których nie są narażone na uszkodzenie lub zniszczenie. Nie ma znaczenia, w jakiej formie organizacyjnej prowadzone jest przedsiębiorstwo oraz ilu zatrudnia ono pracowników. Obowiązek ten dotyczy zatem w równym stopniu jednoosobowych działalności gospodarczych korzystających z pomocy jednego pracownika, jak i korporacji zatrudniających setki pracowników etatowych.
Za naruszenie omawianego obowiązku art. 281 pkt 7 k.p. przewiduje karę grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.
Przechowywanie dokumentacji kadrowej
Zgodnie z przepisami ustanie stosunku pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dalszego przechowywania dokumentacji kadrowej, ponieważ stanowi ona niezbędny element przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, socjalnych lub emerytalnych byłego pracownika. Art. 125a ust. 4 Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wskazuje, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
W toku prowadzenia działalności cała dokumentacja jest przechowywana zgodnie z preferencjami pracodawcy - najczęściej wybierana jest siedziba firmy. Zgodnie z art. 51u ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu, którego dotyczy przechowywanie dokumentacji kadrowej, liczonego:
od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Jeżeli pracodawca nie posiada środków finansowych, którymi mógłby pokryć przechowywanie dokumentacji kadrowej w firmie zewnętrznej, może zwrócić się z wnioskiem o stwierdzenie niemożności ich zabezpieczenia na wymagany czas przechowywania. W takim wypadku, jeżeli sąd rejestrowy (na wniosek pracodawcy) stwierdzi niemożność zapewnienie takich środków, dokumentacja jest przejmowana przez archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
E-akta osobowe - od kiedy?
Aktualnie trwają prace nad nowymi regulacjami dotyczącymi sposobu przechowania dokumentacji kadrowej. Wiele źródeł wskazywało termin wejścia w życie nowych przepisów na 1 czerwca 2017, jednak już wiadomo, że termin ten nie został zrealizowany. Nadchodzące zmiany mają dotyczyć okresu obowiązku przechowywania dokumentacji kadrowej oraz sposobu prowadzenia akt osobowych.
