Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2016 r.

Konsekwencją wejścia w życie zmian w kodeksie pracy, które obowiązują  od 2 stycznia i 22 lutego 2016 r. było znowelizowanie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Nowelizacja ta ma na celu dostosowanie przepisów do wprowadzonych do kodeksu pracy nowych uregulowań w zakresie umów o pracę na czas określony oraz urlopów związanych z rodzicielstwem. Rozporządzenie to wskazuje, jakie dokumenty powinny znaleźć się w części B akt osobowych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie zmiany w dokumentacji pracowniczej nastąpiły w 2016 roku!

Zmiany w dokumentacji pracowniczej - nowe zasady prowadzenia akt osobowych

W wyniku nowelizacji przepisów i wprowadzeniu zmiany w dokumentacji pracowniczej pracodawca nie będzie przechowywał dokumentów związanych z udzieleniem dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz dodatkowego urlopu udzielonego na warunkach urlopu macierzyńskiego, gdyż został on zniesiony na poczet wydłużenia urlopu rodzicielskiego. W rozporządzeniu ustawodawca uściślił tę kwestię i dodatkowo nałożył na pracodawców obowiązek zamieszczania w części B akt osobowych dokumentów związanych z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Dotychczas taki obowiązek nie istniał, chociaż w praktyce dokumenty te były zamieszczane w aktach osobowych. Zatem zgodnie ze zmianą art. 6 ust. 2 omawianego rozporządzenia obecnie w aktach osobowych trzeba zamieszczać dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego.

Kolejną zmianą było rozszerzenie katalogu dokumentów, które również powinny znaleźć się w aktach osobowych, a które dotyczą urlopu bezpłatnego. W poprzednim stanie prawnym wystarczyło, że w aktach osobowych były zamieszczane jedynie dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego. Po nowelizacji do akt osobowych należy składać wszystkie dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z tego rodzaju urlopu, czyli też np. porozumienia dotyczące skrócenia urlopu bezpłatnego czy porozumienia zawarte między pracodawcami w celu udzielenia urlopu bezpłatnego, o którym mowa w art. 1741 kp.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej - nowy wzór umowy o pracę

Przepisy, które weszły w życie 22 lutego 2016 r., wprowadzające zmiany w dokumentacji pracowniczej zrewolucjonizowały kwestię dotyczącą zwierania umów o pracę, w związku z czym konieczne stało się również dokonanie zmian we wzorach umów o pracę.  

Aktualne wzory umów o pracę będą zapisane miały tylko 3 rodzaje:

  • umowa na okres próbny,

  • umowa na czas określony,

  • umowa na czas nieokreślony.

Ze wzoru umowy o pracę usunięta została umowa o pracę na czas wykonania określonej pracy.

Ponadto w związku z tym, że pracodawca, zatrudniając pracownika  w celu:

  • zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

  • wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

  • wykonywania pracy przez okres kadencji,

  • obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy

- zobowiązany jest do określenia w umowie o pracę przyczyn obiektywnie uzasadniających zawarcie takiej umowy.  

Konieczne stało się uwzględnienie tego postanowienia we wzorze umowy o pracę. Umowy na czas określony wymienione w powyższych przypadkach nie będą podlegały limitom dotyczącym ich długości (maksymalnie 33 miesiące) i liczby (maksymalnie 3 z tym samym pracownikiem). Na razie więc ani orzecznictwo, ani doktryna nie wskazują, co może stanowić przyczynę uzasadniającą zawarcie umowy na czas określony z przekroczeniem limitów. Przypuszczać jednak można, że może to być na przykład wykonywanie prac sezonowych czy okres realizacji projektu unijnego.