Przegląd techniczny kasy fiskalnej po terminie - co należy zrobić?

Przegląd techniczny kasy fiskalnej jest jednym z obowiązków przedsiębiorców posiadających kasy fiskalne. Muszą się one odbyć w określonym terminie. Natomiast w poniższym artykule zastanowimy się, jakie są konsekwencje dokonania obowiązkowego przeglądu kasy po terminie.

Obowiązek dokonywania przeglądu technicznego kasy fiskalnej

W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących.

Owe przepisy wykonawcze zostały zawarte w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących, gdzie w § 9 ust. 1 pkt 4 ponownie wskazano, że podatnicy używający kas poddają je obowiązkowemu przeglądowi technicznemu wykonywanemu przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis, w terminach określonych w § 54.

Dalej wskażmy, że zgodnie z §  54 ww rozporządzenia obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji, czyli od dnia dokonania jednokrotnego i niepowtarzalnego procesu inicjującego pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończonego wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji. 

Obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji. Obowiązkowego przeglądu technicznego w przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

W myśl §  55 ww. rozporządzenia obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

1. stanu i liczby plomb kasy oraz ich zgodności z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
2. stanu obudowy kasy;
3. czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
4. programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
5. poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
6. poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
7. stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
8. poprawności ustawień zegara kasy.

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje również:

1. wpis do książki kasy jego wyniku;
2. w przypadku kas on-line zapisanie przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej;
3. dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.

Przegląd techniczny kasy fiskalnej - jakie konsekwencje za przekroczenie terminu?

Odnosząc się do kwestii związanych z sankcjami, jakie grożą przedsiębiorcom za niedotrzymanie terminu dokonania przeglądu kasy fiskalnej, należy po pierwsze zwrócić uwagę na treść art. 111 ust. 6ka ustawy VAT. Przepis ten podaje, że w przypadku, gdy podatnik nie podda kasy rejestrującej w terminach określonych w przepisach wykonawczych obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

W tym miejscu warto też dodać, że dokonanie przeglądu kasy fiskalnej po terminie nie jest czynnością podlegającą karze w myśl Kodeksu karnego skarbowego. W katalogu czynów zabronionych nie wymieniono tego rodzaju przewinienia.

Przykład 1.

Pan Jan zakupił kasę fiskalną na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i 1 lipca 2022 roku dokonał jej fiskalizacji. Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej przeprowadził 15 lipca 2024 roku. Jakie konsekwencje podatkowe dotyczyć będą pana Jana?

Z uwagi na przekroczenie terminu 2-letniego w stosunku do pana Jana zostanie wydana decyzja nakładająca kwotę pieniężną w wysokości 300 zł. Ma on obowiązek dokonać zapłaty w terminie 14 dni, licząc od dnia jej odebrania. 

Po drugie przekroczenie terminu przeglądu technicznego kasy fiskalnej wiąże się z utratą prawa do ulgi na zakup kasy. Wskażmy, że zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy VAT podatnicy, u których:

1. powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a;
2. nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli jej prowadzenie przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Natomiast z treści art. 111 ust. 6 ustawy VAT wynika, że w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży podatnik zakończy działalność gospodarczą lub nie podda kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas, a także w innych przypadkach określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej. 

Zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących należy dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

• miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne;
• kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne.