Poradnik Przedsiębiorcy

Usługa zakwaterowania a kasa fiskalna - czy zawsze obowiązkowa?

Wiele różnorodnych usług wymaga stosowania kasy fiskalnej przez podatników podatku VAT. Nie zawsze jednak taki obowiązek się materializuje, istnieje bowiem możliwość skorzystania z pewnych kategorii zwolnień podatkowych. W poniższym artykule zastanowimy się, czy w sytuacji gdy przedmiotem sprzedaży jest usługa zakwaterowania to przedsiębiorca ma obowiązek nabijania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Usługa zakwaterowania a usługa najmu

W pierwszej kolejności trzeba jednak dokonać bardzo ważnego rozróżnienia, a mianowicie należy wskazać, że usługa zakwaterowania jest czym innym niż usługa najmu.

W przypadku usługi najmu mamy na myśli oddanie do użytkowania nieruchomości na długoterminowe cele mieszkaniowe liczone w okresach miesięcznych czy rocznych.

Natomiast zupełnie czym innym jest usługa zakwaterowania, która zasadniczo dotyczy okresów krótkoterminowych określanych w cyklach dziennych lub tygodniowych. W konsekwencji z najmem nie mamy do czynienia w przypadku oddania nieruchomości turystom czy pracownikom oddelegowanym do pracy. W takiej sytuacji mamy do czynienia z usługą zakwaterowania.

Usługa zakwaterowania a kasa fiskalna

W sytuacji gdy usługa zakwaterowania świadczona jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, pojawia się konieczność posiadania kasy fiskalnej i wydawania paragonów.

Jak jednak wskazaliśmy na wstępie, możliwe jest zastosowanie odpowiedniego zwolnienia w tym zakresie.

W celu przeanalizowania problemu należy sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej.

Powyższy akt przedstawia zarówno zwolnienia o charakterze podmiotowym, jak i przedmiotowym. Oba mogą znaleźć zastosowanie w przypadku świadczenia usług zakwaterowania.

W pierwszej kolejności zajmijmy się zwolnieniem podmiotowym. Jak podaje § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym podatników rozpoczynających po 31 grudnia 2018 roku dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

W świetle tak przedstawionego przepisu wskażmy, że podmiot świadczący usługi zakwaterowania może nie posiadać kasy fiskalnej, jeżeli obrót w ciągu roku nie przekroczy kwoty 20 000 zł.

Co jednak istotne w tym przypadku, kwotę limitu obliczamy w sposób proporcjonalny. To powoduje, że należy ustalić, przez jaki okres w ciągu roku podatnik prowadzi działalność w zakresie usług zakwaterowania.

Przykład 1.

Podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej świadczy usługi zakwaterowania wyłącznie w okresie wakacyjnym przez 3 miesiące w roku. W konsekwencji w tym przypadku kwota limitu wynosi 3 / 12 × 20 000 zł = 5000 zł. Jeżeli zatem podatnik przekroczy kwotę 5000 zł obrotu za usługi zakwaterowania, to pojawi się u niego obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

W tym miejscu warto także dodać, że w myśl § 5 ust. 2 rozporządzenia w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, w kwocie 20 000 zł. 

Zwolnienie przedmiotowe z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przy usłudze zakwaterowania

Teraz przejdźmy do zwolnienia przedmiotowego. Grupa czynności korzystających ze zwolnienia od podatku została wskazana w załączniku do rozporządzenia. 

W poz. 20 załącznika do rozporządzenia wymieniono pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0 – dotyczy wyłącznie: usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą. Treść przepisu wskazuje zatem, że ze zwolnienia mogą korzystać wyłącznie usługi krótkotrwałego zakwaterowania (bez usług hotelarskich i turystycznych) jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą. Zwróćmy zatem uwagę, że opisane zwolnienie nie jest limitowane żadną kwotą graniczną. Ma ona charakter nieograniczony, a jedynym warunkiem jest, aby usługa zakwaterowania była dokumentowana fakturą. 

Istotne jest to, aby wszystkie usługi były dokumentowane fakturą. W konsekwencji podatnik może w całości zrezygnować z kasy fiskalnej, pod warunkiem że każdy odbiorca usługi otrzyma fakturę z tytułu świadczonej usługi zakwaterowania.

Usługi zakwaterowania są w całości zwolnione z obowiązku dokumentowania sprzedaży na kasie fiskalnej, w sytuacji gdy podatnik wystawia faktury VAT. Przypomnijmy, że nie ma przeszkód, aby faktura została wystawiona na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Omawiając zagadnienie, warto również wspomnieć o zwolnieniu określonym w poz. 37 załącznika, gdzie wskazano, że zwolnienie stosuje się do świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

W tym wariancie warunkiem jest, aby usługa zakwaterowania:

  • była w całości opłacona za pośrednictwem rachunku bankowego lub SKOK-u;

  • z dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, że dotyczy usługi zakwaterowania świadczonej na rzecz konkretnej osoby fizycznej.

Zauważmy, że w powyższym przykładzie nie ma konieczności wystawiania faktur. Istotne jest, aby zostały spełnione dwa ww. warunki.

Przedstawione zwolnienia można łączyć. To oznacza, że podatnik do świadczonych usług zakwaterowania może najpierw zastosować zwolnienie podmiotowe, a następnie zwolnienie przedmiotowe.

Przykład 2.

Podatnik prowadzi działalność w zakresie usług zakwaterowania. Początkowo pobierał wynagrodzenie w formie gotówkowej i w tym zakresie korzystał ze zwolnienia podmiotowego do limitu 20 000 zł. Z uwagi na przekroczenie limitu 20 000 zł zaczął wystawiać klientom faktury. W tym przypadku nadal może korzystać ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Podatnik wykonujący usługi zakwaterowania może korzystać również ze zwolnień nielimitowanych określanych jako zwolnienia przedmiotowe. W tym przypadku konieczne jest spełnienie warunków określonych w rozporządzeniu.

Podsumowując nasze ustalenia, należy zatem wskazać, że usługi zakwaterowania mogą korzystać z różnorodnych zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Ważne jest, aby być świadomym, jakie konkretne uwarunkowania obowiązują w przypadku danego zwolnienia, czy to o charakterze podmiotowym, czy też przedmiotowym.