Przedsiębiorcy coraz częściej zmieniają formę prowadzonej działalności. Dzielą i łączą oni swoje firmy. Często zmieniają także formę prowadzenia działalności z osoby fizycznej na spółkę handlową. Czy przekształcenie działalności daje możliwość korzystania z kasy fiskalnej zainstalowanej w firmie przekształcanej?
Przekształcenie działalności osoby fizycznej w spółkę z o.o.
W myśl art. 555 § 5 Kodeksu spółek handlowych (dalej: ksh) przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorcy (przedsiębiorca przekształcany) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą) (przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową).
Szczegóły tej procedury zostały przez ustawodawcę uregulowane w art. 584 i następnych ksh. W wyniku przekształcenia osoba fizyczna staje się z dniem przekształcenia wspólnikiem albo akcjonariuszem spółki przekształconej. Samo rozwiązanie konstrukcyjne przekształcenia wiąże się z zasadą następstwa prawnego (verba legis: spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego).
Zauważyć należy, że kwestię sukcesji podatkowych praw i obowiązków następców prawnych oraz podmiotów przekształcanych reguluje Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa. W myśl art. 93a § 4 Ordynacji podatkowej jednoosobowa spółka kapitałowa powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wstępuje w przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych. Tym samym w takim przypadku mamy do czynienia z sukcesją podatkową.
Ewidencjonowanie za pomocą kasy fiskalnej
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest więc status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
Przez sprzedaż w świetle ustawy o VAT rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Co istotne, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży (patrz art. 111 ust. 3a pkt 7 ustawy o VAT).
Kasy rejestrujące muszą zapisywać w pamięci numer unikatowy pamięci fiskalnej oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP). Dowodem wydawanym przy zakupie jest paragon fiskalny. Zawiera on co najmniej:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
- numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
- numer kolejny wydruku;
- datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
- oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
- cenę jednostkową towaru lub usługi;
- ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
- wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
- wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
- wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
- łączną kwotę podatku;
- łączną kwotę sprzedaży brutto;
- oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
- kolejny numer paragonu fiskalnego;
- numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
- numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy;
- logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
Paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji.
Przekształcenie działalności a możliwość korzystania z kasy fiskalnej poprzednika
Jak to podkreśliliśmy, coraz więcej podmiotów przekształca swoją działalność gospodarczą.
Przykład 1.
Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W związku z jej rozwojem postanowił dokonać jej przekształcenia w spółkę z o.o. Na początku podmiot przekształcił działalność w jednoosobową spółkę. Powyższe jest podyktowane poszukiwaniem inwestora strategicznego. W przypadku spółki zdecydowanie łatwiej go znaleźć. Podatnik ma w swojej działalności kasę fiskalną i zastanawia się, czy będzie mógł jej używać w nowej przekształconej działalności.
Na wstępie przypomnijmy, że wskutek tego przekształcenia nie dojdzie do sukcesji nadanego podatnikowi jako osobie fizycznej NIP-u na spółkę z o.o. Spółka przekształcona będzie musiała wystąpić do organu podatkowego o nadanie dla niej własnego NIP-u. Biorąc pod uwagę przepisy w sprawie kas rejestrujących, należy stwierdzić, że przekształcony podmiot, ewidencjonując sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, będzie zobowiązany do umieszczenia na drukowanych paragonach nowej nazwy, danych adresowych, a także właściwego dla spółki NIP-u. Tym samym podatnik nie może używać paragonów ze starymi danymi podatnika.
Tutaj należy pamiętać, że w przypadku przekształcenia osoby fizycznej w spółkę kapitałową nie zachodzi uniwersalna sukcesja praw i obowiązków, tylko sukcesja w zakresie praw. W tym przypadku na pewno nie można więc używać starych kas.
Podatnik może używać starych kas, jeśli dokona tzw. odczytu kasy fiskalnej. Po dokonaniu odczytu podatnik musi wymienić pamięć fiskalną i ponownie ją zafiskalizować. Nie może stosować poprzednich kas bez zmiany pamięci i ponownego zafiskalizowania kasy.
