Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa online - czy można wyłączyć gdy nie wystawia się paragonów?

Podatnicy obecnie muszą zmieniać kasy na online. Powyższe nie dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych. Ma to zapewnić, że wpływy do budżetu będą wyższe, a podatnicy wszystkie swoje transakcje będą ewidencjonować na kasie. W artykule wyjaśnimy czy kasa online powinna być włączona w sytuacji sporadycznego ewidencjonowania sprzedaży.

Kto musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Kasa online

Ustawodawca wprowadził do ustawy o VAT istotne zmiany w zakresie kas rejestrujących. Nowe regulacje zakładają m.in. możliwość (a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach – obowiązek) stosowania nowego rodzaju kas fiskalnych, tzw. kas online w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. 

Przykład 1.

Podatnik prowadzi usługi budowlane. Wykonuje je dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Czy w takim przypadku musi zainstalować kasę online?

Od 1 lipca 2021 roku firmy budowlane mają obowiązek rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy fiskalnej online. Tym samym w analizowanym przypadku podatnik ma obowiązek wymiany kasy.

Podatnik ma prawo odliczenia 90% wartości netto, jednak nie więcej niż 700 zł, przy wymianie kasy na kasę online

Co istotne, kasy online wyposażone są w nowe funkcje umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

  1. przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w Ordynacji podatkowej;

  2. przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas i ich odbiór przez te kasy:

  • związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,

  • obejmujących określenie:

    • sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,

    • sposobu pracy kasy rejestrującej,

  • zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Co ważne, ustawa określa wymagania i zasady działania, którym powinny odpowiadać kasy online (art. 111 ust. 6a ustawy o VAT). W myśl przywołanego przepisu kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. 

Co robimy, gdy brak jest połączenia kasy online?

W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa powyżej:

  • czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;

  • trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Zatem, jak wynika z ww. przepisów, podstawowym obowiązkiem podatnika jest zapewnienie połączenia kasy umożliwiającego przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Kasa online powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonania takiej sprzedaży.

Możliwość wyłączenia kasy online

Wielu podatników posiada kasę online, jednak z uwagi na specyfikę działalności używa jej sporadycznie.

Przykład 2.

Podatnik prowadzi firmę budowlaną. Dokonuje ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na kasie on-line z kartą internetową. Ze względu na charakter działalności – usługi budowlane trwające kilka tygodni – wystawia więc jeden lub dwa paragony w miesiącu. Mimo że dokonuje ewidencji tylko raz lub dwa razy w miesiącu, kasę włącza codziennie. 

Podatnik uważa, że w jego przypadku ma prawo wyłączać kasę online. Chce ją włączać tylko wtedy, gdy wystawia paragon lub raport dobowy lub miesięczny. Wykonuje on swoje usługi poza stałym miejscem prowadzenia działalności. Czy w związku z tym podatnik, wyłączając kasę online, postępuje słusznie?

Kasa online powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonania takiej sprzedaży.

Zatem, co do zasady, kasa online powinna być połączona z internetem w czasie godzin pracy, czyli otwarcia punktu usługowego lub firmy, a nie tylko wtedy, gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. W przedstawionych okolicznościach, skoro praca podatnika polega na świadczeniu usługi w miejscu wykonywania remontu czy innej usługi budowlanej, nie mamy do czynienia z taką sytuacją.

Podsumowując, ze względu na charakter prowadzonej działalności, tj. w sytuacji gdy sprzedaż będzie prowadzona wyłącznie po zakończeniu wykonywania usługi budowlanej, która – jak opisano w przypadku podatnika – może trwać parę tygodni, kasa online nie musi być włączona przez cały czas.