Prowadzenie działalności gospodarczej może odbywać się w różnych formach. W Polsce najpopularniejszymi są jednoosobowa działalność, spółka z o.o., spółka komandytowa oraz spółka cywilna. Ustawodawca, mając świadomość zmian pojawiających się w toku prowadzenia własnego biznesu, pozwala na przekształcanie formy danej działalności. Związane jest to jednak z konkretnymi kosztami.
Przekształcenie działalności w spółkę z o.o.
Zgodnie z treścią art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (przedsiębiorca przekształcany) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą).
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest więc prawnie dopuszczalne i może nastąpić na każdym etapie prowadzenia własnego biznesu. Ustawodawca nie wprowadza tutaj bowiem żadnych ograniczeń czasowych, a więc możliwa jest sytuacja, w której do przekształcenia w spółkę dojdzie nawet po miesiącu prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej.
Przekształcenie działalności prowadzonej w oparciu o wpis do ewidencji działalności gospodarczej w spółkę prawa handlowego powoduje wykreślenie takiej działalności z odpowiedniego rejestru, lecz nie oznacza, że ustaje byt prawny osoby, która zmieniła formę prowadzenia tej działalności. Z kolei zgodnie z art. 5841 § 3 ksh osoba fizyczna, o której mowa w art. 551 § 5 ksh, odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania przedsiębiorcy przekształconego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres 3 lat od dnia przekształcenia. Treść przepisu jednoznacznie nie zwalnia osoby fizycznej, która przekształciła prowadzoną działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę prawa handlowego, od odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przed transformacją. Fakt, że odpowiedzialność ta jest solidarna, nie sytuuje tej osoby poza kręgiem zainteresowania wierzycieli, niezależnie od tego o jakiego rodzaju wierzytelności jest mowa.
Wymogi przy przekształceniu działalności w spółkę z o.o.
Kodeks spółek handlowych stawia konkretne wymogi, które musi spełnić jednoosobowy przedsiębiorca chcący wykonywać swoją działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Do przekształcenia przedsiębiorcy wymaga się:
sporządzenia planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;
złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
powołania członków organów spółki przekształconej;
zawarcia umowy spółki albo podpisania statutu spółki przekształconej;
dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Wszystkie powyższe czynności wymagają posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia prawnego oraz podatkowego. W praktyce niezbędne jest więc skorzystanie z pomocy przy przekształcaniu działalności w spółkę, co wiąże się oczywiście z konkretnymi kosztami.
Koszt przekształcenia działalności w spółkę z o.o.
Na koszty przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. składa się kilka elementów:
wynagrodzenie księgowego lub biegłego rewidenta za ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorstwa – waha się ono w granicach od 1000 do 1500 zł;
koszt sporządzenia planu przekształcenia przedsiębiorcy – plan ten obowiązkowo musi przybrać formę aktu notarialnego. Maksymalna taksa notarialna w tym przypadku wynosi 246 zł (200 zł + VAT), przy czym notariusz może oczywiście zaoferować upust cenowy od swojego wynagrodzenia;
opłata sądowa od wniosku do sądu o wyznaczeniu biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia – opłata ta jest stała i wynosi 300 zł;
koszt opinii wyznaczonego przez sąd biegłego rewidenta – wysokość wynagrodzenia jest tutaj uzależniona od wielkości przekształcanego przedsiębiorstwa i waha się od 1500 do nawet 5000 zł;
koszt sporządzenia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – umowa ta, podobnie jak plan przekształcenia przedsiębiorcy, musi przybrać formę aktu notarialnego. Wysokość taksy notarialnej jest tutaj uzależniona od wysokości kapitału zakładowego tworzonej spółki z o.o. Obecnie minimalna wartość takiego kapitału wynosi 5000 zł. Biorąc pod uwagę tę wartość, maksymalne koszty sporządzenia umowy nowej spółki z o.o. wyniosą nie więcej niż 1000 zł. Notariusz także i w tym przypadku może zastosować upust cenowy od swojego wynagrodzenia;
opłata sądowa za rejestrację spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym – opłata ta jest stała i wynosi 250 zł;
opłata za wpis spółki do Monitora Sądowego i Gospodarczego w wysokości 100 zł.
Biorąc powyższe pod uwagę, koszt przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. będzie wahał się od 7500 do 12 500 zł – przy założeniu, że kapitał zakładowy nowej spółki będzie ustalony na minimalnym ustawowym poziomie (5000 zł). Im wyższa będzie wartość przekształcanego przedsiębiorstwa oraz nowego kapitału, tym wyższe będą także koszty związane z całą procedurą przekształceniową.
Dodatkowe koszty związane z przekształceniem działalności w spółkę z o.o.
Powyższe wyliczenie stanowi zaledwie niezbędne minimum w zakresie kosztów pojawiających się przy dokonywaniu przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę kapitałową. Przejście przez całą procedurę oznacza z jednej strony możliwość prowadzenia przedsiębiorstwa w formie spółki z o.o., z drugiej jednak generuje nowe koszty dla właściciela takiej spółki.
Po pierwsze spółka z o.o. jest znacznie bardziej skomplikowaną formą prowadzenia działalności niż jednoosobowy biznes. W związku z tym konieczne staje się wówczas korzystanie z pomocy doświadczonego prawnika oraz księgowej. Dotyczy to przede wszystkim obowiązku w zakresie sprawozdawczości finansowej, a także konieczności sporządzania prawidłowych uchwał wspólników. Jeśli przedsiębiorca nie posiada stosownej wiedzy w tym zakresie, nie poradzi sobie z tymi obowiązkami samodzielnie. Wynagrodzenie prawnika oraz księgowej jest bardzo zróżnicowane, w praktyce sprowadza się do zakupienia stałej obsługi spółki rozliczanej miesięcznie. Im większa będzie spółka, tym większe będą koszty oferowanego wsparcia prawnego i księgowego – miesięcznie wiąże się to z wydatkiem ok. 1000–2000 zł. Oczywiście na rynku istnieje wiele firm, które oferują poradnictwo po znacznie niższych cenach – konieczne jest więc uprzednie sprawdzenie ofert co najmniej kilku firm prawniczych i księgowych, a dopiero później wybór jednej z nich.
Korzyści z przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.
Mimo że przekształcenie działalności w spółkę z o.o. początkowo może wydawać się dosyć kosztowne, podjęcie takiej decyzji wiąże się z kilkoma zaletami:
ustaje obowiązek opłacania składek do ZUS-u, ponieważ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zwolnione z tej daniny;
spółka z o.o. może zostać zwolniona z podatku CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) – według zapowiedzi polskiego rządu ma to się stać jeszcze w 2021 roku. Spółka będzie miała prawo skorzystać z takiego zwolnienia, jeśli zdecyduje się spożytkować swój zysk na rozwój działalności gospodarczej;
możliwość ubiegania się o dotacje przeznaczone wyłącznie dla spółek prawa handlowego. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze część dofinansowań jest po prostu zablokowana i nie mogą z nich korzystać;
wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają swoim majątkiem osobistym za długi spółki, co nie jest możliwe w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej;
spółka z o.o. posiada zdolność prawną, zdolność do czynności prawnych oraz zdolność sądową, może więc samodzielnie zaciągać zobowiązania, nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, jak również pozywać i być pozywana. Odpowiedzialność wspólników takiej spółki jest znacznie bardziej ograniczona, niż ma to miejsce w przypadku odpowiedzialności jednoosobowego przedsiębiorcy.
Podsumowanie
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma prawo do przekształcenia się w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (także w formie jednoosobowej). Można tego dokonać na każdym etapie prowadzenia działalności, przy czym będzie się to zawsze wiązało z koniecznością poniesienia kosztów przekształceniowych (głównie w zakresie wynagrodzenia notariusza, biegłego rewidenta oraz opłat sądowych). Powołanie do życia spółki z o.o. oznacza co do zasady również powstanie dodatkowych kosztów związanych z obsługą prawną i księgową takiego podmiotu. Zaletą spółki z o.o. jest jednak brak obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS-u.
