Coraz częściej spotykamy się z określeniami public relations czy publicity. Mnożą się firmy, które odniosły ogromne sukcesy prowadząc planowe działania związane z komunikowaniem. Mimo to wielu właścicieli przedsiębiorstw (zwłaszcza tych małych i średnich) jest przekonanych, że to metody właściwe jedynie dla dużych korporacji. Świat się jednak zmienia – dziś rozpoznawalność i renoma mogą być decydującym czynnikiem przewagi konkurencyjnej. Jak wykorzystać tę szansę w swojej działalności? Przedstawiamy dziesięć kroków do sukcesu.
Public relations w małej firmie
Prowadzenie działań z zakresu public relations możliwe jest w każdej skali, również tej mikro. Żyjemy w świecie, w którym kompetencje profesjonalne to nie wszystko. Trzeba jeszcze potrafić o nich opowiedzieć i dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców. Dlatego powinniśmy uważniej przyglądać się szansom, jakie daje regularne prowadzenie działań PR-owych.
Opisz swój produkt lub usługę
Dobry opis produktu lub usługi to podstawa sukcesu twojego biznesu i powód, dla którego wygrywasz z konkurencją. Może twoją siłą jest różnorodność oferty? A może specjalizacja? Jeśli jeszcze się nad tym nie zastanawiałeś w natłoku codziennych zdarzeń, to jest to dobry powód, aby się na chwilę zatrzymać i zastanowić. Możesz opisać sytuację bieżącą lub podjąć decyzję o nowym otwarciu. Do osiągnięcia sukcesu niezbędne jest jasne zdefiniowanie w czym jesteśmy lub chcemy być najlepsi. Czasami największym kłopotem będzie ubranie zdefiniowanego celu w słowa – warto jednak zadać sobie ten trud. Z jednej strony doprecyzujemy strategię, z drugiej stworzenie opisu to dobry wstęp do wprowadzenia działań public relations w małej firmie
Określ swojego odbiorcę
Zastanów się jak wygląda twój najlepszy klient. W jaki sposób dokonuje zakupu – przychodzi do sklepu, czy raczej korzysta z zakupów internetowych? Jeśli działalność oparta jest na świadczeniu usług, warto zastanowić się czy wszechobecny internet nie może być wówczas sprzymierzeńcem. Może dzięki niemu uda się dotrzeć do większej liczby klientów, a może łatwiej będzie na przykład dokonywać rezerwacji wizyt w zakładzie fryzjerskim? Ale to nie wszystko. Warto się także zastanowić gdzie można znaleźć klienta. Jakie portale odwiedza? Jakie gazety czyta? Czym się interesuje?
Stwórz klucz prasowy
Jeśli już wiesz czym się interesuje twój klient, po jakie gazety sięga, jakich rozgłośni radiowych słucha – nietrudne będzie stworzenie bazy danych tych mediów. Sprawdź strony internetowe gazet, stacji telewizyjnych, portali. Szukaj blogów i nazwisk dziennikarzy zajmujących się twoją branżą. Postaraj się zdobyć ich adres e-mail czy numer telefonu. Czasami wystarczy odwiedzanie portali, czasem trzeba jednak zadzwonić do redakcji i poprosić o bezpośredni kontakt do takiej osoby. Ale taka praca na pewno zaprocentuje. Jeśli nie uda się Ci się bezpośrednio dotrzeć do takich osób, zapisz kontakty do redaktorów naczelnych mediów ważnych z punktu widzenia twojej firmy. To klucz prasowy, który powinien być wykorzystywany do bieżących kontaktów. Warto go również aktualizować. Być może dziennikarz zmieni redakcję, dla której pracuje. A może pojawią się nowe media zainteresowane naszą branżą? Aby osiągnąć sukces, trzeba trzymać rękę na pulsie.
Stwórz teczkę prasową
Teczka prasowa to zestaw podstawowych materiałów o firmie. Przygotuj pełne dane adresowe oraz numery telefonów osób, do których powinni dzwonić dziennikarze. Powinny być one poinformowane, że się na takiej liście się znajdują i poinstruowane, jakich informacji mogą udzielać. Oczywiście najprościej jest podać kontakt do właściciela firmy, jednak trzeba się wtedy liczyć z koniecznością udzielania informacji, nawet w czasie największego nagromadzenia zadań – tego lepiej uniknąć.
Teczka prasowa powinna również zawierać nasze logo przygotowane do druku w różnych formatach, kilka zdjęć kluczowych osób z załogi oraz samej firmy i jej produktów. Pamiętaj też, że w dzisiejszym świecie najpopularniejszym kanałem przekazu są filmy. Najchętniej odwiedzanym kanałem social media jest YouTube, a i w komunikacji przez Facebook czy Instagram – najważniejsze jest video. Dlatego zadbaj o przygotowanie ciekawych filmów o firmie lub oferowanych produktach. Można skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych agencji, freelancerów lub samodzielnie przygotować unikatowe filmy.
Załóż profile w social mediach
YouTube, Facebook, Instagram czy Twitter to doskonałe kanały dotarcia do wielu twoich potencjalnych klientów. To również doskonałe miejsce na publikowanie materiałów związanych z public relations, czyli planowym działaniem promocyjno-informacyjnym. Zwróć uwagę na to, żeby nazwy twoich profili były podobne. Najlepiej jeśli będzie to nazwa firmy. Jeśli ta okaże się się zajęta, możesz użyć nazwy marki czy dziedziny, którą się zajmujesz. Warto wymyślić nazwę, która będzie unikalna i sugestywna. Należy również zaplanować regularne publikacje w kanałach social media. Nie muszą one być codzienne, ale powinny być regularne i poruszać tematy ważne dla klientów. Prowadząc biznes jesteś ekspertem w swojej dziedzinie. Przygotuj więc poradnik o tym jak dbać o włosy (jeśli prowadzisz zakład fryzjerski) albo podpowiedz, jak łatwo przyciąć żywopłot (jeśli masz sklep z elektro -sprzętem). Możesz też opowiedzieć o zmianach w przepisach (jeśli prowadzisz biuro księgowe). Osoby, które skorzystają z tych darmowych porad, będą lepiej pamiętać o firmie, kiedy staną przed koniecznością wynajęcia fachowca w jakiejś dziedzinie
Przemyśl swoje postępowanie w ewentualnych sytuacjach kryzysowych
Kryzysy mają to do siebie, że pojawiają się niespodziewanie, szybko się rozwijają i zwracają uwagę bardzo wielu ludzi. Dlatego warto poświęcić chwilę na określenie takich potencjalnych sytuacji, również tych związanych z niespodziewanym sukcesem. Jak należy się zachować? Co zrobić? Do kogo można się wtedy zwrócić? Zazwyczaj w czasie kryzysu nie ma czasu na takie rozważania, bo sytuacja jest dynamiczna. Dlatego warto wcześniej przemyśleć jakie komunikaty i do kogo należy wysyłać. Przydają się zebrane w jednym miejscu adresy e-mail i numery telefonów do wykorzystania w czasie kryzysu. Aby jednak były przydatne, muszą być na bieżąco aktualizowane.
Zadbaj o wewnętrzne public relations
Jeśli zdarzyło Ci się już poszukiwać pracownika, wiesz jak niełatwe jest to zadanie. Trzeba zachęcić osoby, które mają pożądane przez firmę umiejętności i kwalifikacje, do wysłania aplikacji. To jednak nie wszystko. Potem trzeba wdrożyć w pracę nowego pracownika i stworzyć z niego ambasadora marki. To właśnie pracownicy budują bowiem pozycję firmy na rynku? Dlatego warto się pokusić o prowadzenie planowych i przemyślanych działań komunikacyjnych kierowanych do pracowników, wspólników lub udziałowców. Zadbaj, aby na bieżąco wiedzieli co się dzieje w firmie. Z jakimi wyzwaniami obecnie się mierzy i w jakich sprawach odnosi sukcesy. Jeśli to możliwe, poproś pracowników, aby opowiedzieli o swoim prywatnym życiu – o pasjach czy hobby. Na pewno z radością to zrobią, a firma zyska przychylność w najważniejszych środowiskach. Zwróć uwagę na to, że jeśli na przykład pracownikiem firmy jest zapalony kolarz, możesz zyskać pretekst do rozpoczęcia komunikacji ze wszystkimi osobami, dla których jazda na rowerze jest pasjonująca.
Zaplanuj regularne działania komunikacyjne
Możesz poszukać pretekstów do tworzenia komunikatów – rocznica powstania firmy, stworzenie nowej linii produktów, zakup nowej technologii, albo po prostu ogłoszone święto (np. Międzynarodowy Dzień Pizzy, Międzynarodowy Dzień Przytulania Się, itd.). Możesz także wybrać dogodny dla siebie termin i po prostu zacząć publikować. Zastanawiaj się z jakimi kłopotami na co dzień muszą się zmagać twoi klienci i staraj się je rozwiązywać. Porady publikuj najlepiej na własnej stronie internetowej, abyś miał całkowitą kontrolę nad treściami i regułami dostępu do nich. Dzięki temu stworzysz miejsce w internecie polecane jako sprawdzone źródło eksperckiej wiedzy. To otworzy możliwości szerszych działań marketingowych, choćby z użyciem narzędzi marketing automation. Nie zapominaj również o swoich profilach w social media, których możesz używać do promocji treści zamieszczanych na stronie.
Buduj pozycję swoja i swojego przedsiębiorstwa
Zadbaj o regularne przesyłanie wartościowych materiałów do prasy i telewizji. To kolejny krok budowania autorytetu twojej firmy. Informacje przekazuj przede wszystkim do wyspecjalizowanych tytułów i kanałów. Szukaj możliwości pokazania oferty i udowodnienia przewag nad konkurentami. Zwróć uwagę na targi, sympozja, warsztaty. Warto występować na nich jako ekspert, dzieląc się swoją wiedzą. Niektóre tego typu okazje możesz wykreować sam. Dlaczego nie zaproponować darmowego odczytu na jednej z uczelni specjalizującej się w twojej dziedzinie? Dobrze wpłynie to na postrzeganie Ciebie jako wysokiej klasy fachowca. Zwróć uwagę, że ten mechanizm działa prawie w każdej dziedzinie. Istotna jest konsekwencja w dążeniu do celu i zdobywanie kolejnych szczebli bycia osobą publiczną. Dzięki temu powszechnie znaną będzie też twoja firma i jej oferta.
Regularnie przeprowadzaj audyt komunikacyjny
Nawet najlepiej prowadzone działania komunikacyjne mogą się stać z czasem nieskuteczne. Wynika to ze zmian zachodzących na rynku, pojawienia się konkurentów, czy nowych kanałów komunikacji. Dlatego ważny jest regularny przegląd działań, jakie prowadzisz i ich efektów. Możesz to robić samodzielnie, spisując wyniki na kartce, albo wynająć fachowców, którzy bardziej obiektywnie ocenią podejmowane decyzje. Dobrze przeprowadzony audyt powinien się zakończyć wnioskami ogólnymi oraz konkretnymi zadaniami do wykonania. Dzięki temu wchodzimy ponownie w cykl opisanych wyżej dziesięciu kroków, ale działając już na wyższym poziomie działań komunikacyjnych.
