Poradnik Przedsiębiorcy

Public relations, czyli kształtowanie wizerunku firmy

Komunikacja międzyludzka jest niezwykle ważnym elementem funkcjonowania każdej firmy, co umożliwia zbudowanie solidnej i ugruntowanej marki. Public relations odgrywa bardzo istotną rolę w kreowaniu pozytywnego wizerunku naszej firmy, który prowadzi do osiągnięcia postawionych sobie celów. Firma nie może koncentrować się tylko na swoich potencjalnych klientach, powinna również zadbać o dobre relację wśród swoich pracowników, którzy wspólnie z kierownictwem pracują nad jej rozwojem. Potrzebują oni odpowiedniej motywacji oraz integracji, która prowadzi do stworzenia przyjaznej atmosfery, co następnie przekłada się na skuteczność działania całego przedsiębiorstwa.

Public relations to budowanie stałych i pozytywnych relacji pomiędzy firmą a jej klientami, ale również w obrębie samem firmy. Jej celem jest stworzenie jak najlepszego wizerunku marki oraz zdobycie akceptacji i wzbudzenie zaufania. Aby jednak firma była przyjazna klientowi, musi być zbudowana w oparciu o poczucie współodpowiedzialności wszystkich jej pracowników. Kształtowanie wizerunku firmy należy więc zacząć od wewnątrz, czyli od ludzi, którzy ją tworzą.

Public relations można podzielić na wewnętrzny i zewnętrzny, z których każdy posiada inny charakter i w swoich działaniach uwzględnia inne narzędzia i cele.

Public relations wewnętrzny

Jest on skierowany do pracowników, którzy wspólnie ze swoich szefem budują markę i pracują na jej sukces. W swoich dążeniach do osiągania celów związanych z funkcjonowaniem firmy, nie możemy zapominać o tych, którzy pomagają Ci stworzyć jak najlepszą ofertę oraz dotrzeć do potencjalnych klientów. To oni są najważniejszym elementem struktury przedsiębiorstwa.

Public relations wewnętrzny nie tylko spełnia informacyjną funkcję, ale przede wszystkim motywacyjną i integracyjną. Zgrany zespół potrafi dużo bardziej efektywniej działać, niż taki, w którym każdy indywidualnie wykonuje swoje obowiązki. Pracownicy powinni być częścią firmy i znać jej wewnętrzną strukturę, dlatego Twoim zadaniem jest im dostarczyć niezbędnych informacji, które pozwolą im wdrążać swoje pomysły w celu kreowania wizerunku marki. Oni również są odpowiedzialni za wszelkie projekty związane z firmą i powinni czuć, że są Twoim najważniejszym narzędziem do osiągania wysokiej pozycji w danej branży.

Relacja pracodawca- pracownik jest kluczem do sukcesu, jaki osiąga się poza jej obrębem. Od tego, jak zadbasz o swój zespół zależy, jak będziesz odbierany wśród swoich klientów. Ściśle ugruntowana firma powinna zadbać, aby jej pracownicy mieli poczucie współodpowiedzialności za jej funkcjonowanie. Utrzymując dobre kontakty z zespołem, wzbudzasz ich zaufanie i tym samym jesteście w stanie stworzyć zgrany team, który rozumie się bez słów i każdy zna swoje miejsce w firmie. Każdy pracownik chętniej udziela się i angażuje w życie przedsiębiorstwa, jeżeli ma poczucie, że jest doceniony, a efekt końcowy projektu przynosi mu satysfakcję. Należy podkreślać, że każdy sukces jest nie tylko Twoim osiągnięciem, ale całego zespołu, co stwarza jednocześnie przyjazne miejsce pracy. Jeżeli jesteś zadowolony z pracy swoich podopiecznych, warto jest o tym mówić i odpowiednio wynagradzać. Muszą oni wiedzieć, że ich pozycja w firmie jest stabilna i przyszłość wiążesz w oparciu o dalszą współpracę.

Aby dobrze posługiwać się narzędziami Public relations wewnętrznego, powinieneś znać odpowiednie techniki, które umożliwiają motywowanie pracowników w obrębie Twojej firmy. Wyróżnia się 4 techniki komunikacji wewnętrznej:

  • pisemne np.: czasopisma, gazetki firmowe, biuletyny

  • werbalne np.: spotkania personalne, instruktaż

  • multimedialne np.: prezentacje, wideokonferencje

  • wizualne np.: tablice ogłoszeń, wideo-biuletyny.

Zastosowanie tych technik w obrębie swojej firmy pozwoli Ci stworzyć zgrany zespół i utrzymać dobry kontakt z pracownikami. Oto kilka ciekawych propozycji, które dadzą nowy początek Twojej firmie:

Tablice informacyjne

Spełniają niezwykle istotną funkcję w firmie, ale niestety zostały już przez większość pracodawców zapomniane. Zakup korkowej tablicy nie wiąże się z dużymi kosztami, a pomoże Ci utrzymać kontakt ze wszystkimi pracownikami. Można na nich zamieszczać istotne informacje, które chcesz każdego dnia przekazywać swojemu zespołowi oraz dać szanse swoim podopiecznym na umieszczanie ich własnych ogłoszeń. Kontakt bezpośredni z każdym z pracowników jest niekiedy bardzo trudny, w szczególności, kiedy firma jest bardzo rozbudowana. Taka forma komunikacji pozwoli Ci być w stałej integracji z każdym działem w firmie.

Mailing

Poczta elektroniczna jest doskonałym kanałem na rozsyłanie informacji wśród pracowników. W łatwy sposób dotrzesz do każdego indywidualnie i nikt nie będzie miał poczucia, że coś go ominęło. Staraj się codziennie, albo kilka razy w tygodniu wysyłać wiadomości do swoich pracowników z informacjami dotyczącymi sytuacji w firmie, postępów w projektach oraz planów na najbliższe dni.

Drzwi otwarte

Daj się bliżej poznać i pozwól otrzymać swoim pracownikom odpowiedzi na dręczące ich pytania. Otwórz się na nich i pokaż, że jesteś nie tylko ich szefem, ale również współpracownikiem, że również realizujesz projekty, a nie tylko zlecasz je innym i nadzorujesz.

Konferencje i spotkania całego personelu

Nie pozwól, aby Twój kontakt z pracownikami opierał się tylko na komunikacji przez pocztę elektroniczną czy tablicę informacyjną. Nic nie jest w stanie zastąpić spotkania face to face. Pokaż im, że chcesz utrzymać z nimi przyjazne relacje i organizuj regularnie wspólnie spotkania. Niech będą one okazją do bliższego poznania się nie tylko od strony zawodowej, ale również prywatnej. Zadbaj o swobodną atmosferę, a zaowocuje to efektywniejszą pracą całego zespołu.

Wyjazdy integracyjne

Coraz częściej taka forma Public relations wewnętrznego pojawia się w nowych i młodych firmach. Ludzie młodzi cenią sobie brak barier we współpracy oraz pracę połączoną z rozrywką. Praca pochłania nam bardzo dużo czasu w naszym życiu, więc siłą rzeczy jesteśmy „skazani” na naszych współpracowników minimum 8 godzin dziennie. Dostarcz swojemu zespołowi różnego rodzaju formy relaksu oraz daj im możliwość poznania się na neutralnym gruncie. Dzięki wyjazdom integracyjnym zacieśnią się przyjacielskie więzi oraz nawzajem poznacie swoje zainteresowania. Możesz taki wyjazd wzbogacić o szkolenia z zakresu coachingu czy PR lub dziedziny, która jest związana z działalnością Twojej firmy. W ten sposób połączysz przyjemne z pożytecznym.

Poczta z pomysłami

Twoi pracownicy powinni poczuć, że są potrzebni i że nie tylko wykonują Twoje polecenia, ale również sami są pomysłodawcami. Stwórz skrzynkę lub kopertę, w której każdy będzie mógł zamieścić swoje pomysły związane z usprawnieniem działania Twojej firmy, jak również formami kreowania jej wizerunku wśród konsumentów. W ten sposób dasz możliwość wykazania się całemu zespołowi oraz zmobilizujesz go do zaangażowania się w życie Twojej firmy.

Public relations zewnętrzny

Ta forma komunikacji polega na utrzymaniu stałego kontaktu firmy z jej klientami oraz kreowaniu jej pozytywnego wizerunku poza jej obrębem. Większość przedsiębiorstw skupia się przede wszystkim na tej formie PR i dlatego jej narzędzia i techniki są bardziej znane i rozpowszechnione. Głównie stawiamy na klienta i to on jest naszym celem wszelkich działań. Staramy się, aby nasza firma wzbudzała zaufanie wśród konsumentów, co w konsekwencji oddziałuje na zwiększenie grona klientów. Wielu przedsiębiorców szuka kanałów komunikacji ze swoimi odbiorcami. Najczęściej korzysta z wielu form przekazu, co zwiększa szanse na dotarcie do potencjalnego klienta. Im częściej wyciągamy rękę do społeczeństwa, tym jesteśmy bardziej znani i rozpoznawani. Z jakich dostępnych narzędzi najlepiej skorzystać, aby wzbudzić zainteresowanie odbiorców i wykreować wśród nich pozytywny wizerunek naszej firmy?

Media dźwignią marketingu

Nie ulega wątpliwości, że to właśnie internet, telewizja, prasa czy radio odgrywają najistotniejszą rolę w branży reklamowej. Najczęściej wybieraną formą przekazu są oczywiście media i portale społecznościowe. Obecnie Facebook zrzesza nie tylko indywidualnych internautów, ale również dużą grupę małych i dużych firm. Kreowanie swojego wizerunku w takim miejscu zawsze pozwala osiągnąć mniejszy lub większy sukces. Odpowiednia strategia działania umożliwia skuteczne pokonanie konkurencji i pozyskanie duże grono klientów. Newsletter, landing page czy mailing to kolejne narzędzia, które świetnie sprawdzają się w komunikacji z klientem i umożliwiają nawiązanie z nim więzi.

Materiały firmowe, czyli gadżety i broszury

Klient najchętniej skorzysta z oferty firmy, od której coś otrzymał. Zadbaj o gadżety promocyjne. Nie musi się to wiązać z dużymi kosztami, które i tak po pewnym czasie Ci się zwrócą. Długopisy, notesy czy magnesy z logiem Twojej firmy mogą być świetną przynętą na klienta lub zwyczajnie formą zaistnienia i sposobem na zapamiętanie Twojej marki przez większe grono odbiorców.

Działaj publicznie

Wychodź do swoich klientów, niech poznają Cię bliżej. Daj im możliwość porozmawiania z Tobą i zadania im pytań dotyczących Twojej działalności. Wszelkie eventy, konferencje, imprezy okolicznościowe czy działalności charytatywne- to wszystko zacieśnia więzi między usługodawcą, a klientem. W ten sposób możesz poznać potrzeby i zainteresowania swoich konsumentów i tym samym dopasować ofertę do ich preferencji. Pamiętaj, że są oni częścią Twojej firmy.

Dni otwarte

Tak samo jak w przypadku Public relations wewnętrznego ta forma kreowania wizerunku Twojej firmy sprawdzi się również w obrębie Public realtionszewnętrznego. To co jest objęte tajemnicą, najbardziej kusi klienta. Pozwól mu poznać tajniki funkcjonowania Twoje firmy i tym samym wzbudź w nim zaufanie i podziw. Nie zamykaj się na otoczenie, które przecież jest Ci niezbędne do osiągania sukcesu.

Firmę tworzą przede wszystkim ludzie i to od nich zależy, jak potoczą się jej dalsze losy. Cel nie może przyćmić nam budowania relacji między pracownikami oraz nawiązywania kontaktu z klientem. Pamiętaj, że oprócz tego, że jesteś szefem i przedsiębiorcą, jesteś też człowiekiem i sukces Twojej firmy opiera się przede wszystkim na budowaniu trwałych relacji międzyludzkich, które są bazą do Public Relations dla Twojej firmy.