Poradnik Przedsiębiorcy

Refakturowanie wydatków za media - wszystko o czym warto wiedzieć!

Refakturowanie to dość częste zjawisko występujące w obrocie gospodarczym. Jednak brak jednoznacznych uregulowań w przepisach dotyczących refakturowania może przysparzać przedsiębiorcom wątpliwości dotyczących poprawnego rozliczania tego typu transakcji. Co do zasady możliwe jest również refakturowanie wydatków za media. Jak poprawnie ujmować tego typu refaktury? Wyjaśniamy poniżej.

Refakturowanie - na czym polega?

Refakturowanie to odsprzedaż zakupionej usługi za kwotę identyczną, jaką zapłaciliśmy za tę usługę. Refakturowanie polega na przeniesieniu kosztów na podmiot rzeczywiście wykorzystujący daną usługę. Dla celów podatkowych przyjęto zasadę ogólną, z której wynika, iż refakturowanie można wykorzystać wyłącznie w sytuacji, gdy obie strony łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym – np. umowa najmu, wtedy może nastąpić refakturowanie wydatków za media. Refakturowanie ma w tym przypadku charakter uboczny.

Jednocześnie ustawa o VAT nie definiuje pojęcia refaktury. Natomiast przyjmuje się, że jest to faktura VAT wystawiona przez podmiot, który pośredniczy pomiędzy właściwym usługodawcą a faktycznym nabywcą danej usługi.

Refakturowanie wydatków za media - jaka stawka VAT?

Jednym z podstawowych problemów przy refakturowaniu kosztów mediów jest prawidłowe określenie stawki VAT. Ma to istotne znaczenie, przy refakturowaniu przyjmuje się bowiem stawkę VAT właściwą dla danej usługi. Natomiast, przykładowo, w przypadku zużycia wody stosuje się obniżoną stawkę VAT w wysokości 8%. Jeśli zaś uznaje się, że koszt zużycia wody wchodzi w zakres świadczenia usługi najmu, to należałoby zastosować standardową stawkę VAT, czyli 23%.

W związku z tym określając właściwą stawkę VAT, należy ustalić, czy wydatki na media są ściśle związane ze świadczoną usługą, czy też mają one charakter oddzielny.

Wydatki za media - kiedy refaktura?

Dokonując wynajmu nieruchomości, wynajmujący może wliczać opłaty za media bezpośrednio w wartość czynszu lub dokonywać ich refakturowania na najemcę. Przy refakturowaniu wydatków za media, co do zasady, czynności towarzyszące świadczeniu głównemu powinny zostać do niego wliczone.

W temacie rozliczania usług mediów przy najmie nieruchomości swoje stanowisko przedstawił Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w wyroku nr C-42/14, w którym uznał, że w pewnych sytuacjach media mogą być rozliczane odrębnie od samej usługi najmu:

w przypadku, gdy stroną umów o świadczenia dodatkowe (media, wywóz nieczystości) jest wynajmujący, przenoszący jedynie koszty tych świadczeń na najemcę, podmiotem świadczącym na rzecz najemcy jest wynajmujący. Ponadto, najem nieruchomości oraz świadczenia dodatkowe należy uważać, co do zasady, za kilka odrębnych i niezależnych świadczeń, które winny być oceniane oddzielnie z punktu widzenia VAT, chyba, że elementy transakcji są ze sobą tak ściśle związane, że tworzą obiektywnie jedno świadczenie, którego rozdzielenie miałoby sztuczny charakter.

Z kolei w interpretacji indywidualnej wydanej 10 kwietnia 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.228.2017.1.MK,  Dyrektor Informacji Skarbowej wyjaśnia, iż:

w celu ustalenia, czy usługi najmu i dostawy mediów stanowią niezależne świadczenia, w pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę fakt, że jeżeli najemca ma możliwość wyboru świadczeniodawców lub sposobów korzystania z danych towarów lub usług, świadczenia odnoszące się do tych towarów lub usług co do zasady mogą być uważane za odrębne od najmu. W szczególności, jeżeli najemca może decydować o swoim zużyciu wody, energii elektrycznej lub energii cieplnej, które może być stwierdzone poprzez założenie indywidualnych liczników i na tej podstawie fakturowane, świadczenia odnoszące się do tych towarów lub usług co do zasady mogą być uważane za odrębne od najmu. Taką samą zasadę należy również przyjąć w przypadku, gdy umowa przewiduje odrębne rozliczanie mediów, a wysokość opłaty z tego tytułu ustalana jest w umowie na podstawie kryteriów innych niż opomiarowanie według liczników, uwzględniających zużycie tych mediów przez najemcę.

Jak wynika z powyższego, rozpoznanie, kiedy wydatki na media podlegają refakturowaniu, nie jest takie proste. Pod uwagę należy wziąć bowiem wszystkie czynniki, które mają wpływ na świadczoną usługę.

Refakturowanie wydatków za media a moment powstania obowiązku podatkowego

Przepisy ustawy o VAT nie zawierają odrębnych regulacji, które określałyby moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku refakturowania mediów. Jednak w odniesieniu do mediów nie znajduje zastosowania ogólna zasada określająca moment powstania obowiązku podatkowego. W celu ustalenia, kiedy powstaje obowiązek podatkowy za media, należy odnieść się do art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Ważne!

Zgodnie z przytoczonym przepisem obowiązek podatkowy w przypadku świadczenia usług polegających na dostawie wody, prądu, gazu, odprowadzenia ścieków, telekomunikacyjnych itp., powstaje z chwilą wystawienia faktury, pod warunkiem że faktura ta została wystawiona w ustawowym terminie.

Przy czym za terminowo wystawioną fakturę uważa się fakturę, która została wystawiona nie później niż z upływem terminu płatności.

W myśl art. 19a ust. 7 jeżeli podatnik faktury nie wystawi lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu płatności.

W sytuacji, gdy wynajmujący dokonuje refakturowania mediów, postępuje w ten sam sposób co dostawca. W związku z tym obowiązek podatkowy przy refakturowaniu wydatków za media powstaje co do zasady w dacie wystawienia faktury, pod warunkiem że faktura została wystawiona w terminie określonym przepisami.

Refaktura w systemie wFirma.pl - jak wystawić?

W celu wystawienia refaktury w systemie wFirma.pl co do zasady należy wystawić “zwykłą” fakturę VAT poprzez zakładkę: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ »  WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ. Wówczas w opisie pozycji na fakturze należy zamieścić informację, iż jest to refaktura i napisać, czego ona dotyczy.

refakturowanie wydatków za media