Poradnik Przedsiębiorcy

Metoda kasowa - zasady rozliczania faktur

Metoda kasowa, zwana także uproszczoną, polega na ujmowaniu kosztów w dacie ich poniesienia. Bez względu na to, do jakiego okresu się odnoszą. Metodę kasową mogą stosować firmy, które posiadają status małego podatnika, czyli te, które nie przekraczają rocznego limitu sprzedaży w kwocie 1,2 mln euro. Ze względu na fakt, iż jest to dość wysoka kwota, większość polskich przedsiębiorców może wybrać metodę kasową jako sposób rozliczania. Jak rozliczać faktury metodą kasową?

Co oznacza data poniesienia kosztu?

Przy stosowaniu metody kasowej za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia dokumentu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca nabył polisę ubezpieczeniową, która obejmuje okres od czerwca 2018 r. do maja 2019 r.. Polisa obejmuje więc dwa lata podatkowe. Jak taki koszt należy zaksięgować?

Zgodnie z powyższym, wartość całej polisy należy ująć jednorazowo,w dacie wystawienia polisy.

Uproszczenie stosowane w metodzie kasowej nie dotyczy wszystkich wydatków. Wyjątkiem są zaliczki wpłacane na podatek dochodowy oraz wypłacane wynagrodzenia oraz składki ZUS. Tego typu wydatki należy księgować w dacie ich faktycznej zapłaty.

Co ważne, metoda kasowa w VAT nie jest tym samym co metoda kasowa w podatku dochodowym.

Rozliczanie VAT przy metodzie kasowej

Przy metodzie kasowej w VAT, VAT należny rozliczany jest w okresie przypadającym na datę uzyskania płatności od klienta. Przed tym terminem nie ma obowiązku, by ujmować go w deklaracji i rejestrach VAT. Ta sama zasada dotyczy faktur zakupowych, a więc podatek naliczony można odliczyć w faktycznej dacie, w której przypada data płatności.

Wyjątek przy metodzie kasowej

Zazwyczaj metoda kasowa oznacza, iż obowiązek podatkowy jest związany z zapłatą za towar czy usługę. Jednak od tej zasady jest pewien wyjątek. Otóż VAT trzeba rozliczyć, bez względu na zapłatę, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:

  • transakcja jest dokonywana na rzecz osób prywatnych lub firm, które nie są czynnymi podatnikami VAT;
  • minęło 180 dni licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Metoda kasowa przy zakupie

Jeśli chodzi o podatek VAT naliczony od zakupu towarów lub usług, można go odliczyć dopiero po zapłaceniu faktur. Jeśli faktura została zapłacona w części, to przysługuje prawo do odliczenia VAT-u tylko od tej opłaconej części.

Metoda kasowa a deklaracja VAT

Faktury sprzedaży i zakupu są wykazywane w rejestrach VAT i deklaracji VAT-7 za okres, w którym dokonano lub otrzymano zapłatę.

Jeśli uregulowana została tylko część kwoty, wówczas w deklaracji wykazywana jest tylko faktycznie opłacona część. Pozostała wartość wykazywana jest po uregulowaniu zaległości. W wyniku takiego działania jedna faktura może zostać wykazana w częściach na kilku deklaracjach VAT-7.

Dla kogo korzystna jest metoda kasowa?

Rozliczanie metodą kasową jest korzystne przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi terminami płatności. Jest także opłacalne dla nowych działalności w sytuacji, gdy przedsiębiorca jeszcze nie jest w stanie określić terminu wpływu należności lub gdy spodziewa się ich opóźnień.

Wady metody kasowej

Należy mieć na uwadze, iż rozliczając VAT metodą kasową, trzeba śledzić terminy zapłaty przez klienta. Pilnować kiedy dana faktura została zapłacona, a która jeszcze nie. Jest to jeszcze bardziej problematyczne, gdy klient nie zapłaci lub nie uiści całej zapłaty jednorazowo, gdyż wtedy fakturę rozlicza się wielokrotnie.