Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura otrzymana drogą elektroniczną - kompendium wiedzy

Faktura otrzymana drogą elektroniczną staje się coraz bardziej popularna wśród przedsiębiorców. Bowiem coraz większa liczba kontrahentów chce przesyłać faktury w formie elektronicznej. Jednak wielu przedsiębiorców nadal ma wątpliwości, jak należy przechowywać takie faktury oraz jak ustalić moment otrzymania dokumentu drogą elektroniczną.

Jakie elementy powinna zawierać faktura otrzymana drogą elektroniczną?

Jak wskazuje art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy tego dokumentu. Faktura dostarczana do kontrahenta drogą elektroniczną musi posiadać wszystkie te elementy, które przewidziane są dla faktur papierowych. Do elementów tych, zgodnie z art. 106e ust. 1 zalicza się m.in:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Sposób przekazania faktury elektronicznej kontrahentowi

Faktura elektroniczna może być kontrahentowi przesłana lub udostępniona. Przesłana może zostać za pomocą poczty elektronicznej, tzn. poprzez e-maile. Jeśli jednak mowa o udostępnianiu faktur elektronicznych należy to rozumieć jako możliwość pobrania faktury na komputer po zalogowaniu się do zdalnego, administrowanego przez sprzedawcę systemu, który umożliwia także jej wydruk.

Faktura otrzymana drogą elektroniczną a jej autentyczność, integralność i czytelność

Odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z prowadzoną działalnością dokonywane jest zazwyczaj na podstawie faktury, zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Warunkiem tego, by faktura otrzymana drogą elektroniczną i papierową została uznana za dokument, na podstawie którego można dokonać odliczenia VAT, musi ona zostać przesłana lub udostępniona w sposób i formie, która zapewnia autentyczność, integralność i czytelność.

Autentyczność pochodzenia faktury elektronicznej oznacza pewność co do tożsamości wystawcy faktury, który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi. Przez integralność treści rozumie się, że na fakturze nie zostały zmienione dane, które powinna ona zawierać.

Autentyczność, integralność oraz czytelność faktury elektronicznej zapewnia się przy wykorzystaniu kontroli biznesowych. W szczególności są one zachowane w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Moment otrzymania faktury elektronicznej

Otrzymując fakturę w formie papierowej, za datę jej otrzymania uznaje się datę fizycznego dostarczenia dokumentu do podatnika lub datę jego wpływu do przedsiębiorstwa. Natomiast kwestia faktur elektronicznych znajduje wyjaśnienie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-201/14-2/EWW.

Otóż zgodnie z przytoczoną interpretacją, jeśli faktura dostarczana jest drogą elektroniczną i stanowi załącznik do wiadomości e-mail, wówczas za datę otrzymania takiej faktury przyjmuje się datę dostarczenia maila.

Faktura otrzymana drogą elektroniczną a odliczenie VAT

Faktura elektroniczna wywołuje takie same skutki w podatku VAT jak faktura papierowa. Przepisy ustawy o VAT regulujące zasady i terminy odliczania podatku naliczonego nie przewidują szczególnych rozwiązań co do terminu odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej drogą elektroniczną. Oznacza to, że stosować w tym przypadku należy zasady ogólne.

Odliczenia VAT można dokonać w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę. Jeśli jednak podatnik nie dokonał odliczenia VAT, może tego dokonać w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
Warunkiem koniecznym do odliczenia podatku VAT jest autentyczność pochodzenia faktury. Jest ona uznana, gdy faktura otrzymana drogą elektroniczną jest dokumentem wystawionym zgodnie z obowiązującymi przepisami, jednak potwierdzenie autentyczności faktury w miesiącu następnym niż jej otrzymanie, nie przesądza o „przesunięciu” prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego.

System wfirma a faktura otrzymana drogą elektroniczną 

System wfirma.pl umożliwia wysyłkę e-faktur w postaci linku przenoszącego nabywcę do bezpiecznego panelu klienta.

Funkcję bezpiecznej e-faktury można włączyć w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL, poprzez zaznaczenie opcji “Dołącz odnośnik do faktury”. W polu Udostępniaj faktury należy wybrać: WSZYSTKIE.

Faktura otrzymana drogą elektroniczną

Po wystawieniu faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, należy kliknąć w jej numer wówczas pojawi okno zawierające jej szczegóły oraz Odsyłacz, który po przekazaniu nabywcy (niezalogowanego w systemie wfirma.pl) , przekieruje go do panelu klienta.

Faktura otrzymana drogą elektroniczną