Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura otrzymana drogą elektroniczną - kompendium wiedzy

Faktura otrzymana drogą elektroniczną staje się coraz bardziej popularna wśród przedsiębiorców. Bowiem coraz większa liczba kontrahentów chce przesyłać faktury w formie elektronicznej. Jednak wielu przedsiębiorców nadal ma wątpliwości, jak należy przechowywać takie faktury oraz jak ustalić moment otrzymania dokumentu drogą elektroniczną.

Jakie elementy powinna zawierać faktura otrzymana drogą elektroniczną?

Jak wskazuje art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy tego dokumentu. Faktura dostarczana do kontrahenta drogą elektroniczną musi posiadać wszystkie te elementy, które przewidziane są dla faktur papierowych. Do elementów tych, zgodnie z art. 106e ust. 1 zalicza się:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Sposób przekazania faktury elektronicznej kontrahentowi

Faktura elektroniczna może być kontrahentowi przesłana lub udostępniona. Przesłana może zostać za pomocą poczty elektronicznej, tzn. poprzez e-maile. Jeśli jednak mowa o udostępnianiu faktur elektronicznych należy to rozumieć jako możliwość pobrania faktury na komputer po zalogowaniu się do zdalnego, administrowanego przez sprzedawcę systemu, który umożliwia także jej wydruk.

Faktura otrzymana drogą elektroniczną a jej autentyczność, integralność i czytelność

Odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z prowadzoną działalnością dokonywane jest zazwyczaj na podstawie faktury, zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Warunkiem tego, by faktura otrzymana drogą elektroniczną i papierową została uznana za dokument, na podstawie którego można dokonać odliczenia VAT, musi ona zostać przesłana lub udostępniona w sposób i formie, która zapewnia autentyczność, integralność i czytelność.

Autentyczność pochodzenia faktury elektronicznej oznacza pewność co do tożsamości wystawcy faktury, który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi. Przez integralność treści rozumie się, że na fakturze nie zostały zmienione dane, które powinna ona zawierać.

Autentyczność, integralność oraz czytelność faktury elektronicznej zapewnia się przy wykorzystaniu kontroli biznesowych. W szczególności są one zachowane w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Moment otrzymania faktury elektronicznej

Otrzymując fakturę w formie papierowej, za datę jej otrzymania uznaje się datę fizycznego dostarczenia dokumentu do podatnika lub datę jego wpływu do przedsiębiorstwa. Natomiast kwestia faktur elektronicznych znajduje wyjaśnienie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-201/14-2/EWW.

Otóż zgodnie z przytoczoną interpretacją, jeśli faktura dostarczana jest drogą elektroniczną i stanowi załącznik do wiadomości e-mail, wówczas za datę otrzymania takiej faktury przyjmuje się datę dostarczenia maila.

Faktura otrzymana drogą elektroniczną a odliczenie VAT

Faktura elektroniczna wywołuje takie same skutki w podatku VAT jak faktura papierowa. Przepisy ustawy o VAT regulujące zasady i terminy odliczania podatku naliczonego nie przewidują szczególnych rozwiązań co do terminu odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej drogą elektroniczną. Oznacza to, że stosować w tym przypadku należy zasady ogólne.