1 stycznia 2024 roku weszły w życie przepisy nowelizujące Ustawę z dnia 21 listopada 2008 roku o służbie cywilnej, na mocy których rozszerzono uprawnienia pracowników objętych regulacjami tego aktu prawnego w zakresie przysługującej im rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych, a także za pracę wykonywaną w niedziele i święta. Nowe unormowania są zbliżone do treści analogicznych przepisów Kodeksu pracy, jednak nadal występują między nimi pewne odmienności. Jak odbywa się rekompensowanie godzin nadliczbowych w służbie cywilnej?
Godziny nadliczbowe w kp
Powszechnie obowiązujące zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensowania tej pracy zawarto w przepisach art. 151-1512 kp. W myśl tych unormowań pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Jest ona dopuszczalna w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
- szczególnych potrzeb pracodawcy.
W myśl przepisów kp za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
- w nocy;
- w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia.
Alternatywnym sposobem rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych jest udzielenie pracownikowi czasu wolnego od pracy. Jeżeli następuje to na wniosek pracownika, pracodawca udziela mu czasu wolnego w tym samym wymiarze, co wymiar przepracowanych godzin nadliczbowych. Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.
Unormowania dotyczące służby cywilnej
W Ustawie o służbie cywilnej – dalej „ustawa” – zawarto odrębne regulacje dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych, które mają charakter przepisów szczególnych względem wyżej przedstawionych norm zawartych w kp i w związku z tym – zgodnie z zasadą lex specialis derogat legi generali (przepis szczególny „uchyla” przepis o charakterze ogólnym) – należy je stosować w pierwszej kolejności w odniesieniu do pracowników tworzących korpus służby cywilnej, do których ustawa zalicza pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych w:
- Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
- urzędach ministrów i przewodniczących komitetów wchodzących w skład Rady Ministrów oraz urzędach centralnych organów administracji rządowej;
- urzędach wojewódzkich oraz innych urzędach stanowiących aparat pomocniczy terenowych organów administracji rządowej podległych ministrom lub centralnym organom administracji rządowej, z wyłączeniem terenowych organów wykonawczych Ministra Obrony Narodowej;
- Krajowej Informacji Skarbowej i izbach administracji skarbowej;
- komendach, inspektoratach i innych jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, chyba że odrębne ustawy stanowią inaczej;
- Centralnym Biurze Śledczym Policji;
- Biurze Spraw Wewnętrznych Policji;
- Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości;
- Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji;
- Biurze Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej;
- Biurze Nasiennictwa Leśnego;
- jednostkach budżetowych obsługujących państwowe fundusze celowe, których dysponentami są organy administracji rządowej
– zwanych w ustawie „urzędami”.
Korpus służby cywilnej tworzą także powiatowi i graniczni lekarze weterynarii oraz ich zastępcy.
Ustawa wyróżnia:
- pracowników służby cywilnej – zatrudnionych na podstawie umowy o pracę;
- urzędników służby cywilnej – zatrudnionych na podstawie mianowania;
- członków korpusu służby cywilnej – ww. pracowników i urzędników oraz osoby zatrudnione na wyższym stanowisku w służbie cywilnej.
Stan prawny obowiązujący do 31 grudnia 2023 roku
Przed zmianą przepisów ustawy dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych (art. 97) unormowania w tej kwestii przedstawiały się następująco.
Jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta (ta zasada obowiązuje również obecnie).
Za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi służby cywilnej przysługiwał wyłącznie czas wolny w tym samym wymiarze. Podobnie urzędnikowi służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej przysługiwał tylko czas wolny.
Urzędnikowi służby cywilnej, do którego był stosowany system czasu pracy inny niż system, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, za pracę w niedzielę lub święto przysługiwał inny dzień wolny. W tym przypadku również nie przewidywano możliwości rekompensaty w postaci wynagrodzenia.
Rekompensowanie godzin nadliczbowych w służbie cywilnej - stan prawny obowiązujący od 1 stycznia 2024 roku
Kluczową zmianą, jaka została wprowadzona do art. 97 ustawy, jest rozszerzenie możliwości rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych oraz w niedziele i święta poprzez wypłatę wynagrodzenia.
Obecnie rekompensata dla pracownika i urzędnika służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych może polegać na:
- udzieleniu czasu wolnego w tym samym wymiarze, albo
- wypłacie wynagrodzenia.
Należy zauważyć, że nie przewidziano dodatku do wynagrodzenia (jak w kp), a jedynie wynagrodzenie.
Zmianie uległa też regulacja dotycząca rekompensaty przysługującej za pracę w dniach wolnych. Obecnie urzędnikowi służby cywilnej – do którego jest stosowany system czasu pracy inny niż system, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta – za pracę w niedzielę lub święto przysługuje:
- dzień wolny od pracy, albo
- wynagrodzenie za czas przepracowany w tych dniach.
Dodano również przepis, zgodnie z którym osobie zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej, z wyłączeniem dyrektora generalnego urzędu i kierownika urzędu, za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w:
- porze nocnej,
- dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy,
- niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto
– przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie.
Sposób ustalania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz za pracę w niedziele i święta
Rekompensatę w postaci wynagrodzenia należy ustalać na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Godzinową stawkę wynagrodzenia ustala się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu. Normę godzin czasu pracy w danym miesiącu oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadającą w danym miesiącu, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca danego miesiąca przypadających od poniedziałku do piątku. Ww. norma ulega obniżeniu o 8 godzin za każde święto występujące w danym miesiącu i przypadające w innym dniu niż niedziela (art. 97a ust. 1-4 ustawy).
Przykład 1.
Pracownik służby cywilnej w maju 2024 roku przepracował 6 godzin nadliczbowych. Norma czasu pracy we wspomnianym miesiącu wynosi 160 godzin. Wynagrodzenie miesięczne pracownika wynosiło 7000 zł. W związku z powyższym pracownikowi za przepracowane godziny nadliczbowe przysługuje wynagrodzenie w kwocie 262,50 zł, zgodnie z obliczeniem:
7000 zł : 160 h = 43,75 zł;
43,75 zł × 6 = 262,50 zł.
Przykład 2.
W niedzielę, 7 lipca 2024 roku, pracownik służby cywilnej przepracował 8 godzin. Jego wynagrodzenie miesięczne stanowiła kwota 6500 zł. W lipcu 2024 roku norma czasu pracy wynosi 184 godziny. Wynagrodzenie pracownika za pracę w niedzielę jest równie 282,64 zł, jak wynika z obliczenia:
6500 zł : 184 zł = 35,33 zł;
35,33 zł × 8h = 282,64 zł.
Jak wynika z powyższego, omówione zmiany przepisów są korzystne dla pracowników, gdyż stwarzają możliwość wyboru między rekompensatami w postaci czasu wolnego i wynagrodzenia. Jednakże decyzja w sprawie zastosowania danej rekompensaty należy do pracodawcy, który nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika w tej sprawie.
