Reprezentacja spółki z o.o. jest kluczowym elementem funkcjonowania, jeżeli chodzi o uzewnętrznianie woli jej i wspólników na zewnątrz, tj. podejmowanie określonych czynności prawnych wobec podmiotów i osób trzecich. Może być skonstruowana na różne sposoby. Duże znaczenie ma tu również liczba osób, które wchodzą w skład zarządu, lub też funkcje, które w nim pełnią. Jak prawidłowo określić reprezentację w spółce z o.o.? Odpowiedź poniżej.
Zarząd – jakie funkcje pełni w spółce?
Przede wszystkim zarząd zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na jej siedzibę w celu wpisania jej do rejestru. Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu.
Już samo zgłoszenie spółki do sądu rejestrowego powinno zawierać nazwiska, imiona i adresy albo adresy do doręczeń elektronicznych członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki. Podobnie przy każdej zmianie w zarządzie lub też w sposobie reprezentacji takowa winna być zgłoszona do sądu rejestrowego.
Zarząd przede wszystkim prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją. Jest to obowiązek osobisty. Oznacza to, że oddanie zarządzania spółką osobie spoza zarządu lub godzenie się na to nie zwalnia członka ani z jego obowiązków wynikających z pełnienia funkcji w tym organie, ani od odpowiedzialności za ich niedopełnienie.
Każdy członek zarządu jest uprawniony i zobowiązany do bieżącego monitorowania oraz nadzorowania sytuacji spółki w zakresie prowadzonej działalności, a podstawą powstania tych obowiązków i praw jest sam fakt pełnienia funkcji członka zarządu.
Członek zarządu spółki kapitałowej może być zatrudniony na podstawie umowy o pracę albo wykonywać swoje czynności na podstawie stosunków o charakterze cywilnoprawnym (może też realizować swoje obowiązki względem spółki w ogóle bez żadnej dodatkowej umowy). Ważność umowy, jeśli została ona zawarta między członkiem zarządu a spółką, oraz ocena, czy jest to umowa o pracę, a nie inna umowa, np. umowa prawa cywilnego, zależą z kolei od rozważenia okoliczności konkretnej sprawy w zakresie nie tylko właściwej reprezentacji spółki, lecz także celów, do których zmierzały strony zawieranej umowy, zgodnego zamiaru stron co do wszystkich istotnych elementów konstrukcyjnych umowy oraz zachowania elementów konstrukcyjnych właściwych dla stosunku pracy określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, w szczególności cechy szeroko rozumianego podporządkowania pracownika w procesie świadczenia pracy.
Skład i powołanie do zarządu
Zarząd składa się z jednego członka albo większej ich liczby. Mogą być do niego powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona.
Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Uchwała wspólników lub umowa spółki może określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu.
Reprezentacja spółki z o.o. - sposoby na jej skonstruowanie
Poniżej wskazane zostaną możliwości co do formułowania postanowień umownych dotyczących reprezentacji w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Przykład 1.
Spółkę reprezentuje każdy z członków zarządu samodzielnie.
W powyższym przypadku, niezależnie od liczby członków zarządu w spółce, spółkę może reprezentować każdy z członków zarządu oddzielnie, bez konieczności współdziałania z pozostałymi członkami.
Przykład 2.
Spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie.
W powyższym przypadku reprezentacja spółki musi być dwuosobowa. Jeżeli występuje dwóch członków zarządu, to muszą oni działać łącznie. W przypadku, gdy powołanych zostało trzech członków zarządu, wystarczające do reprezentacji jest współdziałanie dwóch z nich.
Przykład 3.
Spółkę reprezentuje prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu łącznie.
W powyższym przypadku, jeżeli jeden z członków zarządu otrzyma tytuł prezesa zarządu, wówczas będzie mógł reprezentować spółkę samodzielnie. Jeżeli nie będzie prezesa zarządu, a będzie wyłącznie dwóch członków zarządu, wówczas spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie.
Przykład 4.
Spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu lub członek zarządu łącznie z prokurentem.
W powyższym przypadku spółka może być reprezentowana przez dwóch członków działających łącznie lub przez jednego, który działa z prokurentem. Jeżeli nie został w spółce ustanowiony prokurent, wówczas spółkę może reprezentować dwóch członków zarządu łącznie.
Przykład 5.
W przypadku zarządu jednoosobowego spółkę reprezentuje jeden członek zarządu samodzielnie. W przypadku zarządu wieloosobowego wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu.
Powyższy przykład pozostawia możliwość istnienia zarządu jednoosobowego i wówczas nie ma wątpliwości, kto reprezentuje spółkę. Natomiast w przypadku, gdyby pojawił się zarząd jednoosobowy, wówczas konieczne jest współdziałanie dwóch członków zarządu.
Przykład 6.
Oświadczenia w imieniu spółki składają:
- prezes zarządu – samodzielnie;
- wiceprezes zarządu i członek zarządu wspólnie z drugim wiceprezesem zarządu lub członkiem zarządu lub prokurentem;
- prokurent samoistny – samodzielnie.
W powyższym przykładzie wachlarz możliwość reprezentacji spółki został wskazany bardzo szeroko. Tym samym każde zawirowanie w spółce nie zagrozi jej interesom i będzie ona właściwie reprezentowana.
Warto podkreślić, że każda zmiana zasad reprezentacji spółki wymaga zmiany umowy spółki, nie wystarczy sama zmiana zasad reprezentacji zgłoszona do KRS. Sąd rejestrowy weryfikuje, czy zgłoszony wniosek co do zmian sposobu reprezentacji spółki pokrywa się ze sposobem jej reprezentacji wskazanym w umowie spółki.
Zmiana sposobu reprezentacji spółki jest skuteczna od chwili ujawnienia w KRS zmiany zasad reprezentacji.
Podkreślenia wymaga również, że powyższe przykłady stanowią jedynie wybrane przypadki co do możliwości uregulowania sposobu reprezentacji spółki w umowie spółki.
