Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najczęściej wybieranych form prawnych działalności. Przyczynia się do tego korzystna dla wspólników ograniczona odpowiedzialność za zobowiązania spółki. Spółka jest osobą prawną działającą przez swoje organy, wśród nich obligatoryjny jest zarząd. Czym się różni reprezentacja spółki z o.o. w organizacji?
Zgodnie z zasadą domniemania kompetencji zarządu, prowadzi on sprawy we wszystkich kompetencjach niezastrzeżonych wyraźnie dla innych organów spółki, w tym również reprezentuje ją na zewnątrz.
Reprezentacja a prowadzenie spraw spółki
Prowadzenie spraw odnosi się do działań wewnętrznych spółki, dotyczących podejmowania czynności organizacyjnych i gospodarczych w spółce, wśród nich można wskazać na: prowadzenie księgi udziałów, udzielanie wyjaśnień, zwoływanie zgromadzeń wspólników czy nadzór nad księgowością. Natomiast reprezentacja spółki obejmuje sferę zewnętrzną jej działalności. Polega na składaniu oświadczeń woli w imieniu spółki (reprezentacja czynna), przyjmowaniu oświadczeń woli (reprezentacja bierna) oraz dokonywania czynności prawnych wobec podmiotów zewnętrznych. Zgodnie z art. 204 § 1 kodeksu spółek handlowych posiadana przez spółkę z o.o. zdolność prawna, zdolność do czynności prawnych, zdolność sądowa i procesowa urzeczywistnia się działaniem zarządu.
Zarząd jednoosobowy
Sposób reprezentacji jest uzależniony od składu osobowego zarządu. W przypadku zarządu jednoosobowego, prawa i obowiązki związane z reprezentacją skupione są przez jedynego członka zarządu. Z art. 205 kodeksu spółek handlowych wynika, że jeżeli zarząd jest jednoosobowy, osoba stanowiąca ten zarząd ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki, zaś ograniczanie jej prawa przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą, np. prokurentem, jest bezskuteczne (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15.12.2016 r., sygn. II CSK 163/16). To jedyny członek zarządu reprezentuje spółkę, a jego zakres reprezentacji nie może zostać umownie ograniczony.
Zarząd wieloosobowy
Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Umowa spółki może zatem stanowić, że każdy z członków zarządu jest uprawniony do samoistnego reprezentowania spółki, że spółkę może reprezentować łącznie dwóch albo większa liczba członków zarządu lub też łącznie wszyscy członkowie zarządu. Dopuszczalne jest zastrzeżenie, że niektórym członkom zarządu przysługuje prawo samoistnego reprezentowania spółki, natomiast innym tylko prawo łącznego reprezentowania spółki.
Możliwe jest także przyjęcie różnych rozwiązań w ramach wspólnego działania członków zarządu wraz z prokurentem, spółkę może reprezentować np.:
członek zarządu z prokurentem;
dwóch członków zarządu łącznie z prokurentem;
członek zarządu z dwoma prokurentami itp.
Częstym rozwiązaniem stosowanym w praktyce jest zastrzeżenie w umowie spółki z o.o., iż do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych powyżej określonej kwoty wymaga jest reprezentacja łączna dwóch członków zarządu, a poniżej tej kwoty każdy z członków zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie.
Wyłączenie reprezentacji zarządu
W przypadku gdy czynność prawna ma zostać dokonana między spółką a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 k.s.h.). Członkowie zarządu nie mogą zawierać umów z samym sobą, ani ze sobą nawzajem. W przypadku, gdy w danej spółce z o.o. nie powołano rady nadzorczej (obowiązek jej powołania istnieje wtedy, gdy kapitał zakładowy przewyższa 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25), spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Jednak pełnomocnikiem tym nie może być członek zarządu.
Gdy członek zarządu rezygnuje z pełnionej funkcji pojawiają się wątpliwości kto jest podmiotem uprawnionym do przyjęcia oświadczenia o rezygnacji. W orzecznictwie ukształtowały się trzy odmienne stanowiska, pierwsze z nich zakłada, że oświadczenie woli członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji ze sprawowanej funkcji powinno być złożone radzie nadzorczej lub pełnomocnikowi powołanemu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 03.11.2010 r. sygn. V CSK 129/10).
Drugi pogląd przyjmuje, że oświadczenie woli członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji ze sprawowanej funkcji powinno być złożone organowi uprawnionemu do powoływania członków zarządu (wyrok Sądu Najwyższego – z dnia 07.05.2010 r. sygn. III CSK 176/09). Trzecie stanowisko, które należy uznać za dominujące, zostało potwierdzone Uchwałą siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31.03.2016 r. sygn. III CZP 89/15 i określa, że oświadczenie woli członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji ze sprawowanej funkcji powinno być złożone członkowi zarządu lub prokurentowi zgodnie z ogólnymi zasadami reprezentacji biernej.
Reprezentacja bierna
Bierna reprezentacja spółki polega na przyjmowaniu w imieniu spółki oświadczeń woli. Niezależnie od sposobu reprezentacji przyjętej w umowie spółki lub rodzaju udzielonej prokury, oświadczenia składane spółce czy doręczenie pisma skierowanego do spółki mogą być dokonywane wobec któregokolwiek z członków zarządu lub prokurentów. Takie rozwiązanie usprawnia sposób komunikacji ze spółką. Sprzyja optymalizacji transakcji i przyśpiesza proces.
Prokura
Prokura jest rodzajem pełnomocnictwa, na podstawie którego podmiot trzeci może reprezentować spółkę, zawierać w jej imieniu umowy, odstępować od nich i je wypowiadać. Posiada również uprawnienie do składaniu oświadczeń materialnoprawnych np. w przedmiocie potrącenia bądź uznania długu. Zakres uprawnień prokurenta może być określony w dokumencie ją udzielającym. Prokura powinna być udzielona w formie pisemnej pod rygorem nieważności, obligatoryjnie powinna zostać wpisana do KRS. Niezależnie od zakresu prokury, prokurent zobowiązany jest do posiadania szczególnego pełnomocnictwa do:
zbycia przedsiębiorstwa;
oddania przedsiębiorstwa do czasowego korzystania;
zbycia nieruchomości;
obciążania nieruchomości;
Niedopełnienie obowiązku uzyskania dodatkowego upoważnienia skutkować będzie nieważnością czynności prawnej. Czynność prawna dokonana przez prokurenta będzie nieważna także wówczas gdy pełnomocnictwo będzie posiadało inną formę niż ta, dla której zastrzeżona jest ważność czynności.
Reprezentacja spółki z o.o. w organizacji
Zasady reprezentacji spółki z o.o. w organizacji różnią się od tych odnoszących się do spółki wpisanej do rejestru. Zgodnie z art. 161 § 2 Kodeks spółek handlowych spółka w organizacji jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.
W przypadku gdy zarząd nie został jeszcze powołany prawo do reprezentowania spółki posiada pełnomocnik powołany jednomyślną uchwała wspólników. Jednocześnie po powołaniu zarządu reprezentowanie spółki przez takiego wspólnika uznaje się za niedopuszczalne.
Jeżeli spółka z o.o. w organizacji jest jednoosobowa, jedyny wspólnik jako członek zarządu bądź pełnomocnik nie może reprezentować spółki, może natomiast powołać pełnomocnika do reprezentowania spółki. Samodzielnie na podstawie art. 162 ksh uprawniony jest do zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego.
Skutki błędnej reprezentacji
Niewłaściwa reprezentacja spółki może wywołać różne skutki, w zależności od rodzaju naruszenia i możliwości ich konwalidowania. Brak wymaganego przepisem ustawy współdziałania innego organu oraz przekroczenie ustawowego zakresu umocowania powoduje nieważność czynności prawnej. Naruszenie wymagań co do sposobu reprezentacji wynikających z ustawy lub umowy spółki, do czasu potwierdzenia czynności przez organ uprawniony czynność objęta jest sankcją bezskuteczności zawieszonej. Z kolei jeżeli członek zarządu dokona czynności z samym sobą, jako członkiem zarządu spółki będącej drugą stroną czynności czynność prawna jest bezwzględnie nieważna i nie ma możliwości jej potwierdzenia.
Skutki niewłaściwych decyzji
Członek zarządu, który reprezentując spółkę nie zachował należytej staranności, postępując w sprzeczności z interesem spółki ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą określoną w art. 293 § 1 ksh. Przesłanką odpowiedzialności jest szkoda powstała w majątku spółki, wina członka zarządu uprawnionego do reprezentacji oraz związek przyczynowy pomiędzy zawinionym działaniem lub zaniechaniem a powstaniem szkody. W październiku 2022 r. wejdzie w życie przepis ograniczający odpowiedzialność członka zarządu jeżeli jego działalnie wynika z informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny, a podejmowane czynności mieszczą się w graniach ryzyka gospodarczego.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1526 tj.).
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 tj.).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
