Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka a zadatek - najistotniejsze różnice!

Przedsiębiorcy w toku prowadzenia działalności gospodarczej podpisują wiele umów handlowych. Niektórzy sprzedawcy domagają się zapłaty zaliczki albo zadatku na poczet przyszłej usługi, produktu lub towaru. Należy jednak pamiętać, że zaliczka a zadatek to dwie różniące się instytucje prawne. Czym jest zaliczka a zadatek? Jak rozróżnić wpłaty dokonywane od klientów? Odpowiadamy!

Zaliczka a zadatek - czym się różnią?

Podatnicy muszą pamiętać, że zaliczka a zadatek to dwa odrębne pojęcia.

Zaliczka stanowi sumę środków pieniężnych, którą wpłaca nabywca na poczet zakupu przyszłej usługi, produktu lub towaru. Zaliczka może stanowić część lub całość wartości przyszłej usługi, produktu lub towaru jeżeli transakcja dojdzie do skutku.

Zadatek jest to kwota środków pieniężnych, którą nabywca wpłaca na poczet zakupu przyszłej usługi, produktu lub towaru. Zadatek podobnie jak zaliczka będzie stanowić część wartości przyszłej usługi, produktu lub towaru jeżeli transakcja dojdzie do skutku. Należy jeszcze podkreślić, iż zadatek nie może stanowić całości wynagrodzenia za przyszły produkt, towar lub usługę.

Zaliczka a zadatek - wykonanie umowy

Jeżeli kupujący wpłaci na poczet zakupu przyszłej usługi, produktu lub towaru zaliczkę lub zadatek (stanowiącą część lub całość produktu, towaru lub usługi) a następnie transakcja zostanie zrealizowana to nabywca dopłaca jedynie różnicę pomiędzy wartością całego zamówienia. Zatem niezależnie czy kupujący uiści zaliczkę czy zadatek to jedno i drugie zostanie zaliczone na poczet wartości przyszłych zakupów. Istnieje jednak pewien wyjątek a mianowicie jeśli nabywca przekaże sprzedawcy zadatek w formie rzeczy a zapłata za przyszłe zakupy powinna być w formie pieniężnej, wtedy sprzedawca zwraca rzeczowy zadatek.

Niewykonanie umowy

W sytuacji, gdy jednak transakcja nie dojdzie do skutku uwidaczniają się główne różnice pomiędzy zaliczką a zadatkiem. Należy wpierw wspomnieć, iż zadatek - jego funkcjonowanie jest określone w kodeksie cywilnym znacznie bardziej aniżeli instytucja zaliczki stąd wiele problemów w przypadku przyszłych umów sprzedaży może wynikać przede wszystkim z prawidłowej identyfikacji czy strony mają do czynienia z zaliczką czy z zadatkiem.

Jeżeli nabywca przekaże sprzedawcy zaliczkę na poczet przyszłych zakupów natomiast później sprzedawca lub kupujący odstąpi od nabycia, wówczas sprzedawca ma obowiązek do zwrotu otrzymanej wcześniej zaliczki. Kwota zwrotu jaką sprzedawca z powrotem przekazuje nabywcy stanowi wszystko co on otrzymał na poczet przyszłych zakupów. Nie może on zachować nawet części tej zaliczki lub zaliczek. Natomiast w zależności od okoliczności sprzedawca ma prawo do dochodzenia od nabywcy naprawienia szkody (jeżeli wystąpiła) w postaci odszkodowania. Oczywiście nabywca też może zrezygnować z transakcji np. w sytuacji, gdy znajdzie lepszą ofertę ale już uiścił zaliczkę. W tym wypadku nabywca również może domagać się od sprzedawcy zwrotu otrzymanej zaliczki.

Należy jednak podkreślić, że zgodnie z ogólną zasadą, jeżeli jedna ze stron odstępuje od umowy to jest zobligowana zwrócić drugiej stronie wszystko co otrzymała. Jeżeli w umowie nie określono regulacji dotyczącej zwrotu zaliczki, sprzedawca powinien zastosować powyższą zasadę ogólną.

Gdy mowa jest pomiędzy stronami umów o zadatku, to jeśli nabywca nie wykonał swojego zobowiązania względem sprzedawcy (zgodnie z umową), to traci on wcześniej uiszczony zadatek a sprzedawca go zachowuje. Natomiast w przypadku otrzymania przez sprzedawcę zadatku i niewywiązania się jego z zawartej umowy, jest on zobligowany do jego zwrotu, czasem nawet w podwójnej wysokości. Ponadto w przypadku niewywiązania się przez jedną ze stron z umowy, druga strona ma prawo bez wyznaczonego terminu odstąpić od umowy.

Należy jednak podkreślić, iż jeżeli:

  1. Strony (lub jedna ze stron) rozwiązała umowę przed jej wykonaniem albo umowa została rozwiązana na drodze postępowania sądowego,
  2. Niewykonanie umowy nie było winą żadnej ze stron,
  3. Obie strony ponoszą odpowiedzialność za niewykonanie umowy,

- obowiązek zapłaty zadatku w podwójnej wysokości nie może mieć miejsca.

Zaliczka a zadatek - czy konieczne jest określenie na umowie z kontrahentem?

Bardzo ważną kwestią w przypadku zaliczki a zadatku jest dookreślenie w formie pisemnej w zwartej umowie, iż wpłata lub wpłaty na poczet przyszłych nabyć produktów, towarów bądź usług będą miały charakter zadatku jak i zaliczki. Ograniczenie się do jedynie słowa na wystawionej fakturze bez spisania jakiejkolwiek umowy może nie wystarczyć. Tym bardziej jak sprzedawca lub nabywca nie będzie w stanie w żaden inny sposób udowodnić, iż ma do czynienia z zadatkiem albo z zaliczką. Ponadto taka sytuacja może narazić obydwie strony na ciągnące się postępowania sądowe, w których sądy niejednokrotnie zaznaczają, iż samo wyrażenie zadatek lub zaliczka zawarte w fakturze może nie wystarczyć do określenia prawidłowego charakteru otrzymanych od nabywcy przez sprzedawcę wpłat (lub wpłaty). Zatem zadatek powinien być dokładnie określony w umowie handlowej.

Zatem to czy wpłata lub wpłaty będą mieć charakter zaliczki czy zadatku zadecydują strony umowy. Nieokreślenie lub zaniechanie określenia charakteru wpłat i ich funkcjonowania w razie zwrotu naraża obie strony na problematyczne, późniejsze konsekwencje.

Niedookreślenie charakteru wpłaty a opis przelewu

Istotną kwestią w przypadku dokonywania wpłat jest także określenie w opisie przelewu czy wpłata ma charakter zaliczki czy zadatku. Jeżeli dodatkowo pisemna umowa nie została zawarta a maja miejsce jedynie ustalenia ustne warto postarać się o udokumentowanie tych ustaleń aby w przyszłości można było powołać się na nie, gdy jedna ze stron będzie odmiennego zdania co do charakteru dokonywanych lub otrzymywanych wpłat.

Zaliczka a zadatek - zabezpieczenie umowy

Kolejną kwestią, która różni zaliczkę od zadatku to sprawa zabezpieczenia umowy. Zaliczka nie zabezpiecza w żaden sposób zawartej umowy bowiem podlega zwrotowi (ewentualnie zaliczeniu na poczet innych produktów, towarów lub usług). Z kolei pobrany przez sprzedawcę zadatek (jeżeli określono go w umowie pomiędzy stronami) stanowi dla niego zabezpieczenie na wypadek niewywiązania się z umowy przez kupującego ponieważ zadatek ten zachowuje.