Przedsiębiorcy prowadzący firmę mają obowiązek wyliczania i opłacania zaliczek na podatek dochodowy, niezależnie od tego, w jaki sposób opodatkowana jest działalność gospodarcza. W jakich okresach możliwe jest opłacanie zaliczek na podatek dochodowy? Co w sytuacji, gdy za dany okres wychodzi zerowa zaliczka na podatek dochodowy? Odpowiedź w artykule!
Zaliczki na podatek dochodowy – kto je opłaca?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik jest zobligowany do wyliczenia i opłacenia zaliczki na podatek dochodowy w wybranych okresach. Zaliczka na podatek dochodowy stanowi różnicę pomiędzy podatkiem należnym od uzyskanego dochodu od początku roku podatkowego a sumą zaliczek należnych w poprzednich miesiącach.
Zaliczki na podatek dochodowy podatnik ma prawo opłacać w okresach:
- miesięcznych – wówczas zaliczki na podatek dochodowy należy wyliczać i opłacać w terminie do 20. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu rozliczeniowym;
- kwartalnych – wówczas zaliczki na podatek dochodowy należy wyliczać i opłacać w terminie do 20. dnia miesiąca, który następuje po zakończonym kwartale.
Zaliczki na podatek dochodowy mają obowiązek odprowadzać podatnicy, którzy opodatkowani są:
- skalą podatkową – wysokość stawki podatku dochodowego wynosi odpowiednio 12% lub 32%;
- podatkiem liniowym – stawka podatku dochodowego wynosi 19%;
- ryczałtem – zgodnie z wysokością stawki ryczałtu;
- kartą podatkową – wysokość zaliczki na podatek dochodowy ustalana jest odgórnie przez naczelnika urzędu skarbowego.
W przypadku zaliczek na podatek dochodowy przedsiębiorcy nie mają obowiązku składania deklaracji podatkowych za okresy, za które wyliczona jest zaliczka. W określonym terminie trzeba jednak dokonać wyliczenia oraz zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.
W przypadku rozliczenia podatku na podstawie karty podatkowej zaliczki na podatek dochodowy należy opłacać na indywidualny rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego.
Zerowa zaliczka na podatek dochodowy
W trakcie prowadzenia działalności może zdarzyć się sytuacja, gdy koszty uzyskania przychodu przewyższają osiągnięte przychody. W takim wypadku w momencie wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy nie wyjdzie kwota do zapłaty – wówczas jest to tzw. zerowa zaliczka na podatek dochodowy.
Wszystkie zaliczki na podatek dochodowy z całego roku zostaną wykazane w rocznym zeznaniu podatkowym za dany rok.
Przykład 1.
Pan Jan w prowadzonej działalności rozlicza podatek dochodowy na zasadach ogólnych. W październiku wartość poniesionych kosztów była większa od osiągniętego przychodu – suma kosztów wyniosła 5 000 zł, a suma przychodów 3 000 zł. Oznacza to, że podstawa opodatkowania jest ujemna i wynosi (–2 000 zł), zatem zaliczka na podatek dochodowy za październik wynosi zero złotych.
W takim przypadku pan Jan nie ma obowiązku składania deklaracji do US oraz dokonywania przelewu do US.
Miesięczne zaliczki na podatek dochodowy
Miesięczne zaliczki na podatek dochodowy są podstawową częstotliwością opłacania PIT. Wartości zaliczki należy obliczać w okresach miesięcznych w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu, jaki został osiągnięty od początku roku, a sumą zaliczek za poprzednie okresy miesięczne w danym roku. O wyborze miesięcznej formy wyliczania zaliczek na podatek dochodowy podatnik nie musi zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego.
Podatnicy rozliczający podatek dochodowy w okresach miesięcznych za pomocą skali podatkowej lub podatku liniowego zobowiązani są do wpłacania należnej kwoty do 20. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc.
Przykład 2.
Pani Anna w prowadzonej działalności rozlicza podatek PIT na zasadach ogólnych w okresach miesięcznych. W związku z tym pani Anna ma obowiązek wyliczenia i opłacenia zaliczki do 20. dnia miesiąca za poprzedni okres, czyli poprzedni miesiąc.
Oznacza to, że zaliczkę na podatek dochodowy za grudzień 2024 roku pani Anna wylicza na podstawie uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów w terminie do 20 stycznia 2025 roku.
Przykład 3.
W prowadzonej przez siebie działalności pani Magdalena zaliczki na podatek dochodowy reguluje w okresach miesięcznych. Czy zaliczkę na podatek dochodowy za grudzień należy opłacić do 20 stycznia, czy może ona zostać rozliczona w deklaracji rocznej, w przypadku gdy zostanie wysłana do US do 20 stycznia?
Pani Magdalena ma obowiązek opłacić zaliczkę na podatek dochodowy za grudzień 2024 do 20 stycznia 2025 roku, mimo że do 20 stycznia dokona rozliczenia rocznego na deklaracji rocznej PIT-36. Zeznanie roczne wysłane do urzędu przed 15 lutego uznaje się za skutecznie złożone dopiero 15 lutego.
Kwartalne zaliczki na podatek dochodowy
Jak zostało wspomniane wyżej, zaliczki na podatek dochodowy w okresach kwartalnych należy opłacać w terminie do 20. dnia miesiąca, który następuje po zakończonym kwartale, na przykład:
- I kwartał (styczeń, luty, marzec) – zaliczkę na podatek dochodowy należy opłacić do 20 kwietnia;
- II kwartał (kwiecień, maj, czerwiec) – zaliczkę należy opłacić do 20 lipca;
- III kwartał (lipiec, sierpień, wrzesień) – zaliczkę należy opłacić do 20 października;
- IV kwartał (październik, listopad, grudzień) – zaliczkę należy opłacić do 20 stycznia.
Z preferencji kwartalnego opłacania zaliczek na podatek dochodowy mogą skorzystać podatnicy:
- którzy w danym roku podatkowym rozpoczęli działalność gospodarczą;
- mali podatnicy – czyli podatnicy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w polskich złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro.
Zmiany sposobu rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy z miesięcznych na kwartalne należy dokonać z początkiem nowego roku podatkowego.
Jak stanowi art. 44 ust. 3i ustawy o PIT, o zmianie sposobu rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy należy poinformować w zeznaniu rocznym PIT-36, PIT-36L oraz PIT-28 składanym za rok podatkowy, w którym był stosowany miesięczny sposób wpłacania zaliczek.
Przykład 4.
Pan Włodzimierz w 2024 roku reguluje zaliczki na podatek dochodowy w okresach miesięcznych. Jednak od 2025 roku chciałby rozliczać podatek PIT w okresach kwartalnych, ponieważ spełnia wymagania i jest małym podatnikiem. Jak pan Włodzimierz powinien poinformować o tym fakcie urząd skarbowy?
W takim przypadku pan Włodzimierz od 1 stycznia 2025 roku zaliczki na podatek dochodowy opłaca w okresach kwartalnych, a zgłoszenie w PIT-36 nastąpi za rok podatkowy 2025.
Uproszczona forma wpłacania zaliczki na podatek dochodowy
Zaliczki w formie uproszczonej mogą być opłacane wyłącznie w okresach miesięcznych, przez podatników opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Nie wszyscy podatnicy mogą jednak używać uproszczonej formy opłacania zaliczek. Z tego typu rozliczenia nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności:
- w bieżącym roku podatkowym;
- w poprzednim roku podatkowym.
Nie ma zatem obowiązku składania w urzędzie skarbowym dodatkowego oświadczenia o wyborze uproszczonej formy rozliczania podatku dochodowego.
W przypadku uproszczonej zaliczki na podatek dochodowy kwota zaliczki wynosi 1/12 wartości podatku, jaki został wskazany w złożonym:
Przykład 5.
Pani Natalia prowadzi działalność od 2021 roku i rozlicza podatek PIT na zasadach ogólnych. W 2025 roku chciałaby regulować zaliczki na podatek dochodowy w formie uproszczonej. Na podstawie jakiego dochodu pani Natalia będzie opłacać podatek dochodowy w 2025 roku?
W takiej sytuacji pani Natalia bierze pod uwagę dochód wykazany w zeznaniu rocznym za 2023 rok.
Podsumowując, przedsiębiorca opłacający zaliczki w okresach miesięcznych lub kwartalnych zobowiązany jest do zapłaty podatku w wyznaczonym terminie. Jeśli jednak powstała tzw. zerowa zaliczka na podatek dochodowy, nie należy dokonywać żadnych wpłat ani zgłoszeń w urzędzie skarbowym. Natomiast w przypadku podatników, którzy zadeklarowali uproszczoną formę wpłacania zaliczek na podatek dochodowy, sytuacja ta nie będzie miała miejsca, ponieważ ci muszą wpłacać stałą, ustaloną kwotę podatku dochodowego.
