Brak regulacji pracy księgowego, dziurawy system podatkowy, ciągłe zmiany w prawie czy też wysokie koszty zatrudnienia pracowników – to wszystko może powodować błędy biur rachunkowych popełniane przy pracy na dokumentach księgowych oraz w kontaktach z klientami. Pomyłki te mogą wiązać się nie tylko z koniecznością poniesienia odpowiedzialności finansowej, ale także z utratą zainteresowania usługami danego biura. Warto zatem zapoznać się z najczęściej występującymi nieprawidłowościami w pracy księgowych, aby samemu nie popełniać ich w swojej działalności. Nie ma się co łudzić, w pracy księgowego nie da się być perfekcyjnym przez cały czas. Prędzej czy później dojdzie do popełnienia pomyłki. Rachunkowość to trudny obszar, wymagający doświadczenia, wiedzy, ciągłego podnoszenia kwalifikacji oraz nadążania za stale zmieniającymi się przepisami. Aktualnie nikogo nie dziwią już zmiany wprowadzane do systemu podatkowego nawet kilka razy w ciągu roku. Na takie wypadki ustawa o rachunkowości przewidziała jednak obowiązek ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej. Tym niemniej warto zdać sobie sprawę, że w większości przypadków błędy biur rachunkowych są następstwem nieprawidłowości w organizacji pracy oraz w niedoborach kadrowych.
Brak przygotowania merytorycznego
Księgowość jest jednym z tzw. zawodów uwolnionych. Oznacza to, że do założenia biura rachunkowego nie są wymagane żadne specjalistyczne kwalifikacje czy zezwolenia wydawane przez organy państwowe. Biuro może prowadzić każdy, kto zarejestrował swoją działalność gospodarczą, posiada pełną zdolność do czynności prawnych, nie został nigdy skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz za przestępstwo skarbowe, a także wykupił polisę OC.
Powyższe oznacza, że księgowym teraz może być niemal każdy, a to wiąże się z ryzykiem zakładania biur rachunkowych przez osoby do tego nieprzeszkolone lub niedysponowane. Dodatkowo, nawet jeżeli biuro utworzy osoba z odpowiednimi kwalifikacjami, to jej pracownicy mogą być już całkowicie „zieloni” w temacie.
Nie jest tajemnicą, że doświadczenie praktyczne jest warte więcej od „papierka” uzyskanego na uczelni wyższej czy z innego ośrodka szkoleniowego. Warto jednak zadbać, aby kadra obsługująca dokumentację księgową klientów posiadała teoretyczne przygotowanie merytoryczne. Niekoniecznie muszą to być certyfikaty wydane przez Stowarzyszenie Księgowych – równie dobre będą dyplomy ukończenia kursów księgowości, podatkowych bądź kadrowych.
Warto zadbać także o ciągłe podnoszenie kwalifikacji pracowników biura. Dobrą praktyką jest kontrolowanie zmian, jakie pojawiają w przestrzeni prawnej, zwłaszcza w ustawach podatkowych, ubezpieczeniowych oraz aktach regulujących prawo pracy. W przypadku dużych zmian, takich jak ostatnio wprowadzany „Polski Ład”, wykupienie szkolenia dla całego zespołu będzie z całą pewnością inwestycją w rozwój firmy.
Za dużo klientów, za mało pracowników
Biuro rachunkowe stanowi przedsiębiorstwo, a zadaniem każdego z nich jest zarabianie. Nie uda się to bez klientów, dlatego im ich więcej, tym lepiej dla zysków biura. Dobrze jest jednak zadbać, aby portfel klientów był dostosowany do możliwości „przerobowych”.
Zbyt duża liczba firm do obsłużenia może sprawić, że ich sprawy będą prowadzone nierzetelnie. Mnogość zadań związanych z rozliczaniem podatków, wypełnianiem deklaracji czy tworzeniem raportów finansowych może prowadzić do wielu błędów rachunkowych oraz problemów z terminowością. Brak czasu na oddech nie pozwala na dokładną analizę problemu oraz zastanowienie się nad optymalnym rozwiązaniem. Nawet prawidłowe – z punktu widzenia prawnego – rozwikłanie zagadnienia nie oznacza jego najlepszego rozwiązania, a na tym właśnie zależy klientowi.
Czasami problemem nie będzie zbyt duża liczba spraw lub zbyt mało pracowników, a niedobór wysoko wykwalifikowanych księgowych. Wiadomo, że każdy kiedyś musi zacząć swoją karierę, ale zdecydowanie nie warto budować zespołu wyłącznie na pracownikach początkujących, niedoświadczonych i „tanich”. Każdy zespół powinien posiadać lidera, który będzie w stanie wspomóc merytorycznie młodszych kolegów lub w szybkim tempie rozwiąże skomplikowany problem natury rachunkowej bądź prawnej. Oszczędność w tym rejonie funkcjonowania biura rachunkowego nie jest zatem wskazana.
Nieterminowość
Czynny żal nie jest wyjściem z każdej sytuacji nieterminowego złożenia deklaracji czy opłacenia podatku. Nie każdy tego typu błąd da się naprawić. Niedochowanie terminu może bowiem skutkować nieuzyskaniem przez klienta ulgi podatkowej, świadczenia socjalnego lub dofinansowania.
Terminowość w zawodzie księgowego to jeden z najistotniejszych elementów. Warto zatem tak skoordynować pracę biura, aby sprawy nigdy nie były załatwiane na ostatnią chwilę. Oczywiście nie zawsze jest to zależne wyłącznie od księgowego – niekiedy winnym jest klient. Należy jednak tak ułożyć kalendarz, aby nikt nie mógł przerzucić odpowiedzialności na prace biura rachunkowego.
Niewłaściwy kontakt z klientem
W przypadku niewłaściwego kontaktu z klientem problem może być dwojaki. Pierwszy dotyczy niewyrobienia w sobie nawyku informowania klientów o ważnych zmianach w prawie, drugi natomiast jest związany z brakiem umiejętności właściwego wpływania na klientów w kwestii terminowego przekazywania dokumentów czy innych ważnych wiadomości.
Prawidłowa komunikacja z klientem jest bardzo ważna, zwłaszcza w sytuacjach, gdy wprowadzane modyfikacje prawne nakładają na niego nowe obowiązki, zmieniają zakres wymaganych dokumentów bądź terminy. W mnogości klientów indywidualny kontakt z każdym z nich mógłby być utrudniony, dlatego warto skorzystać z jednego z wielu narzędzi, jakie oferuje internet. Dzięki newsletterowi czy korespondencji grupowej zamiast wielu wiadomości wystarczy jedna. Innym sposobem – chociaż nieco droższym i bardziej skomplikowanym – będzie stworzenie własnego systemu online. Taki serwis pozwoli na wygenerowanie dla każdego klienta jego indywidualnego konta, na którym byłby w stanie odbierać wszelkie komunikaty przesyłane przez biuro rachunkowe.
Drugim z błędów, jakie popełnia wiele biur rachunkowych w komunikacji z klientem, jest niepostawienie wyraźnych granic i nieustalenie jasnych obowiązków po jego stronie. Chodzi tu głównie o zbyt pobłażliwe traktowanie klienta i pozwalanie mu na nadmierne wykorzystywanie pracy biura.
Prawa i obowiązki stron musi normalizować umowa. Jednakże w praktyce nie jest ona w stanie uregulować wszystkich aspektów pracy księgowego. Biuro rachunkowe nie powinno pozwalać na nieterminowe przekazywanie dokumentów księgowych, zwłaszcza faktur. Ich zbyt późne dostarczenie może skutkować opóźnieniami w rozliczaniu podatków lub – z powodu presji czasu – popełnieniem w deklaracjach istotnych błędów.
Biuro rachunkowe powinno również dbać o swój czas i pieniądze. Konsultacja z klientem w temacie bieżących rozliczeń to rzecz normalna, jednakże zbyt częste wychodzenie poza ramy umowne może poważnie szkodzić interesom biura. Klient chce dodatkowo przeprowadzić optymalizację podatkową lub uzyskać informację w temacie ulg podatkowych w kwestiach niezwiązanych z obsługiwaną przez biuro firmą? Powinien za to również dodatkowo zapłacić.
Zły dobór polisy OC
Obowiązkiem każdego biura rachunkowego jest wykupienie ubezpieczenia OC. Jest to jeden z krótkiej listy wymogów, jakie stawia ustawa o rachunkowości. W temacie ubezpieczenia ważny jest nie tylko sam fakt opłacenia polisy – istotna jest także minimalna suma gwarancyjna. To od niej bowiem zależy, do jakiej kwoty ubezpieczyciel będzie mógł wypłacić zasądzone odszkodowanie za błędy księgowego.
Zgodnie z przepisami prawa minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia w odniesieniu do jednego zdarzenia wynosi równowartość w złotych:
- 15 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,
- 10 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- 5000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.
Suma gwarancyjna powinna być dostosowana do wysokości księgowanych przez biuro transakcji, tak aby w razie konieczności wypłacenia odszkodowania ubezpieczyciel pokrył całą szkodę. W innym wypadku zaistniałą różnicę będzie musiało zapłacić z własnych środków biuro rachunkowe.
Odpowiedzialność biura rachunkowego za popełnione błędy
Jeżeli błąd popełniony przez księgowego spowoduje stratę w majątku klienta, ten może pociągnąć biuro rachunkowe do odpowiedzialności. Aby jednak mogło to mieć miejsce, klient będzie musiał wykazać popełnione przez biuro błędy oraz udowodnić związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania a powstałą szkodą.
Podstawą odpowiedzialności odszkodowawczej biura rachunkowego jest przepis art. 471 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z jego treścią dłużnik (w tym wypadku biuro rachunkowe) zobligowany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Warto pamiętać również o odpowiedzialności, jaką nakłada na księgowych ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 77 księgowy, który dopuścił do:
- nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
- niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.
Błędy biur rachunkowych – podsumowanie
Do wykonywania zawodu księgowego – z formalnego punktu widzenia – nie trzeba wiele. Małe wymagania sprawiają natomiast, że coraz więcej osób decyduje się na związanie swojej kariery z rachunkowością. Mimo że ustawodawca przystaje na taki stan rzeczy, to należy zdać sobie sprawę, jak trudna jest praca z dokumentacją rachunkową. Wymaga ona ciągłego skupienia, analitycznego myślenia oraz sporej wiedzy z wielu dziedzin prawa i ekonomii. Niski próg wejścia w tak ciężki teren powoduje, że o błąd naprawdę nietrudno. A przecież konieczność wypłacenia odszkodowania nie zawsze jest najdotkliwszą konsekwencją. Utrata zaufania klientów oraz pozycji na rynku może zaboleć o wiele bardziej. W niniejszym artykule wskazaliśmy najczęstsze błędy popełniane przez biura rachunkowe oraz wyjaśniliśmy, w jaki sposób można sobie z nimi poradzić.
