Przełom roku w biurze rachunkowym - jak się przygotować?

Koniec roku to dla księgowych okres wzmożonej pracy. Zbliża się czas edukowania klientów co do poprawnego wykonania remanentów, a także sporządzania dla nich ściąg na temat zmian, np. w wysokości minimalnego wynagrodzenia. Z początkiem stycznia rozpoczną się pytania co do wyboru optymalnych form opodatkowania wstecz za rok 2022, do czego również trzeba się przygotować. Dla właścicieli biur to ostatni moment na dopracowanie cenników na nowy rok i przyjrzenie się swoim klientom pod kątem czasochłonności ich rozliczeń. W niniejszym artykule opowiemy, jak przygotować się na przełom roku w biurze rachunkowym, a także jak zapewnić sobie dobrą pozycję negocjacyjną przy podwyżkach cen za usługi księgowe.

Remanent, czyli spis rzeczy różnych

Czy co roku edukujesz swoich klientów, w jaki sposób sporządzać spis z natury, aby później nie mieć niespodzianek związanych z błędnymi wycenami i przeliczeniem wartości towarów? 

Klienci niejednokrotnie potrafili mnie zaskoczyć i to nie tylko nowi przedsiębiorcy, ale również ci od lat prowadzący swój biznes. Błędy dotyczyły:

• wycen w cenach netto lub brutto – np. czynni podatnicy VAT wycenili swoje towary po cenach brutto zakupu,
• formalnych elementów spisu – np. błędna data sporządzenia remanentu, brak podsumowania, czy brak podpisu osoby sporządzającej inwentaryzację,
• kwot wartości towarów - zdarzały się błędy z przemnożeniem ilości przez cenę jednostkową,
• przedmiotów objętych spisem – w arkuszu znajdowały się pozycje, które zostały zakupione na potrzeby własne firmy a nie do dalszej odsprzedaży.

Można się jednak ustrzec powyższych problemów i zawczasu przygotować:

• instrukcję – z informacją kiedy spis należy sporządzić, co podlega wycenie, w jaki sposób wycenić produkty, produkcję w toku czy towary,
• wzór spisu z natury – może być przydatny dla małych firm, w których gospodarka magazynowa nie jest prowadzona za pomocą oprogramowania komputerowego i tym samym nie jest możliwe wygenerowanie arkusza z pozycjami towarów,
• wzór oświadczenia o remanencie zerowym – często klienci, którzy nie posiadają żadnych towarów zapominają, że również są zobowiązani do przeprowadzenia remanentu. Gotowe oświadczenie będzie pomocne w dopełnieniu obowiązku.

Początek grudnia jest odpowiednim miesiącem aby taki niezbędnik przesłać do klienta, a bliżej końca roku ponownie przypomnieć o zbliżającym się terminie sporządzenia inwentaryzacji. Wynik spisu z natury od 2022 roku wpływa nie tylko na ostateczną wartość podatku dochodowego do zapłaty, ale również na wysokość podstawy wyliczenia składki zdrowotnej. Po stronie księgowych będzie zatem do wykonania praca związana z uświadomieniem klientów, jakie dodatkowe obciążenia finansowe mogą ich czekać przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej.

Warto zastanowić się nad rozwiązaniem informatycznym, które z jednej strony gruntownie porządkuje i ułatwia zarządzanie stanami magazynowymi u klienta, a jest połączone od razu z systemem księgowym w biurze rachunkowym. Ekosferą współpracy pomiędzy biurem rachunkowym – klientem – organami państwa jest platforma wFirma, dedykowana głównie dla biur rachunkowych.

Pracując na oprogramowaniu wFirma klientowi można udostępnić konto, na którym pracuje księgowy. Przedsiębiorca otrzyma darmowy moduł do fakturowania, dodawania plików z fakturami zakupu, które automatycznie będą odczytywane przez OCR a także będzie mieć podgląd wyników wyliczeń podatków i ZUS. Dodatkowo może on poprowadzić gospodarkę magazynową, z rozchodem towarów metodą FIFO lub FEFO, czyli pilnowaniem zejścia partii towarów w poprawnej kolejności. Przedsiębiorca łatwo również wygeneruje arkusz spisu z natury na 31 grudnia, który będzie pomocny przy przeprowadzeniu fizycznego remanentu.

Inną pomocną funkcją jest moduł wysłania wiadomości do wybranych lub wszystkich klientów naraz. Dzięki niemu księgowy może do wszystkich klientów wysłać informację np. o konieczności sporządzenia spisu z natury. 

Gdzie kończy się wsparcie księgowe, a zaczyna doradztwo podatkowe?

Najczęściej klienci w ogóle nie rozróżniają wsparcia księgowego od doradztwa podatkowego. Oczekują od swoich księgowych propozycji z bieżącą optymalizacją podatkową oraz pomocy przy wyborze najlepszej formy opodatkowania na nowy rok. A tymczasem art. 81 ustawy o doradztwie podatkowym wisi nad głowami księgowych, wskazując, że:

„Kto, nie będąc uprawniony, posługuje się tytułem doradcy podatkowego lub zawodowo wykonuje czynności doradztwa podatkowego, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 i 4, podlega grzywnie do 50 000 zł”.

Czynności doradztwa podatkowego obejmują udzielanie podatnikom na ich zlecenie lub na ich rzecz porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej z nimi związanej.

Jeśli natomiast w biurze rachunkowym jest zatrudniony doradca podatkowy, choć na część etatu, to klientów można otoczyć pełną opieką. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że taki klient nie będzie mieć potrzeby szukania pomocy na zewnątrz, co zawsze rodzi ryzyko jego odpływu od biura.

Przełom roku w biurze rachunkowym

Przełom roku w biurze rachunkowym 2022 i 2023 jest dość wyjątkowym, gdyż po raz pierwszy księgowi będą otrzymywać nie tylko zapytania o najlepszą formę opodatkowania na rok 2023 ale również ryczałtowcy i podatnicy podatku liniowego będą oczekiwali analizy roku 2022. Już teraz można zatem przygotować:

• szablony na temat korzyści zmiany formy opodatkowania, które skrócą czas opracowywania analiz dla klienta,
• ściągę dla klientów o wadach i zaletach każdej z form opodatkowania (np. nie wszyscy kojarzą podatek liniowy lub ryczałt z całkowitym brakiem możliwości wspólnego rozliczania z małżonkiem).

Przy ocenie opłacalności każdej z form opodatkowania przydatny może być przygotowany wcześniej kalkulator uwzględniający również zmianę wysokości składki zdrowotnej. 

Jeśli mamy w swoim portfelu klientów, którzy zawiesili działalność a korzystali w 2022 roku z formy opodatkowania ryczałtem lub podatkiem liniowym, to można im zadać kontrolnie pytanie, jakie są ich plany dotyczące wznowienia działalności. Przedsiębiorcy nie zawsze pamiętają, że nawet przy zawieszonej cały rok działalności ale braku wybrania formy opodatkowania podatkiem progresywnym, nie mają prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Część biur rachunkowych mimo zawieszenia działalności przez klienta fakturuje go co miesiąc jakąś minimalną stawką, za pozostawanie w gotowości do pracy. Wtedy jak najbardziej zasadne jest aby zwrócić uwagę na takiego klienta.

Niezbędnik księgowego

Rok w rok występuje pula zadań powtarzalnych w każdym biurze rachunkowym. Stąd zawczasu dobrze przygotować sobie listę zadań jako niezbędnik księgowego. Remanenty i przygotowanie do tematu zmiany formy opodatkowania mamy już odhaczone. Na dalszych pozycjach mogą znaleźć się takie tematy jak:

• ankieta do zeznań rocznych – informacje przekazane przez klienta znacznie przyśpieszają proces przygotowania deklaracji PIT. Możemy w niej zawrzeć pytania na temat wspólnego rozliczenia z małżonkiem, ulg podatkowych, czy też na jaki cel przedsiębiorca chce przekazać swój 1% podatku,
• limit ksiąg rachunkowych – od 1 października znany jest kurs walut potrzebny do wyliczenia tego parametru. Z końcem roku należy sprawdzić, czy któryś z naszych klientów nie przekroczył kwoty 9 654 000 zł przychodu,
• danina solidarnościowa – jeśli klient przekracza limit 1 000 000 zł, warto wcześniej uświadomić go o dodatkowych obciążeniach finansowych, jakie go czekają.

Wspomniane wyżej ankiety do zeznań rocznych pozwalają na uporządkowanie informacji i kiedy już zabieramy się za sporządzenie deklaracji PIT zajmie to zdecydowanie mniej czasu. Termin sporządzenia zeznań rocznych jest do 30 kwietnia, ale klienci często wymagają ich przygotowania już na początku roku, nawet przed dniem rozpoczęcia przyjmowania deklaracji przez urzędy skarbowe, który wyznaczony jest na 15. lutego. O szybkie przygotowanie PITów proszą najczęściej klienci, którzy spodziewają się zwrotu podatku oraz ci, którzy potrzebują przedstawić deklarację np. w celu otrzymania kredytu w banku. W takiej sytuacji instytucje finansowe wymagają przedstawienia PIT wraz z naniesionym numerem referencyjnym ich wysyłki, poświadczającym złożenie deklaracji w urzędzie skarbowym.

Stały i stabilny rozwój

Koniec roku to również czas przeglądu cenników za usługi świadczone przez biuro rachunkowe. Sama zwykle zaczynałam przygotowania do noworocznych podwyżek już w październiku. Wiąże się z tym:

• przegląd pracochłonności nad klientami - czy nie ma tendencji wzrostowej w ilości dokumentów lub czy nie pojawiły się na stałe zdarzenia, które możnaby wliczyć w cenę podstawową świadczonej usługi a nie jako dodatkową czynność, którą co miesiąc trzeba dodawać do wystawianej faktury,
• ocena jakości współpracy z klientem – czy mimo małej liczby dokumentów obsługa jego firmy zajmuje dużo czasu. Tu sprawdza się zasada Pareto, która w naszej branży oznacza, że 20% klientów powoduje 80% problemów. Jeśli klient dokłada nam wciąż dodatkowej pracy, to powinno to zostać uwzględnione w wycenie jego obsługi. To również dobry moment na zastanowienie się czy chcemy w ogóle dalej współpracować z takim klientem,
• przegląd cennika usług dodatkowych,
• ocena rentowności całego biznesu, z uwzględnieniem planowanego wzrostu płac pracowników, a od tego roku dodatkowo biorąc w szczególności pod uwagę inflację i koszty utrzymania biura,
• ustalenie i zakomunikowanie nowych cen każdemu z klientów, jak również dalsza korespondencja i rozmowy z klientami, którzy podwyżek przyjąć nie chcą. Zawsze znajdzie się grono klientów, którzy podważają nawet mikro podwyżki typu 30 zł. Tu znów pojawia się pytanie czy z takim klientem warto wiązać się dalej,
• przygotowanie i podpisanie aneksów do umów lub rozwiązań umów.

Jeśli chodzi o termin kiedy wprowadzać podwyżki cenowe, to istnieją dwie szkoły. Jedna z nich mówi by zmiany cen wprowadzać od początku nowego roku a druga – by wstrzymać się do końca 1 kwartału. W niektórych biurach rachunkowych praktykowane są również mikro podwyżki cen w trakcie roku, które łącznie dają sumę taką samą lub większą niż przy podwyżce jednorazowej. 

Lata doświadczenia nauczyły mnie, że nie warto konkurować cenowo. Klient, który nie chce przyjąć rzetelnie ustalonych cen, nie ma szacunku do pracy księgowego. Takie zgniłe jajo w postaci klienta, który wszystko chce za półdarmo, lepiej darować konkurencji.

Trzeba wtedy jednak założyć, że z częścią klientów przyjdzie nam się rozstać. Aby móc sobie pozwolić na takie podejście, musimy mieć przede wszystkim dostęp do nowych klientów. Tylko to może nam zapewnić stabilny, stały rozwój i wzmocnić naszą pozycję negocjacyjną przy podwyżkach cen.

Biura rachunkowe pracujące na systemie wFirma dla biur rachunkowych, mają możliwość pozyskiwania nowych klientów za pomocą własnej dedykowanej wizytówce w ogólnopolskim katalogu biur rachunkowych. Co trzeba zrobić aby tam dołączyć? Wystarczy prowadzić 5 klientów za pomocą systemu wFirma a uruchomiony zostanie moduł z kreatorem wizytówki. Biuro rachunkowe może zawrzeć takie informacje jak:

• dane o swoim biurze i zakresie świadczonych usług,
• logotyp biura,
• dane kontaktowe,
• podstawowy cennik,
• dodatkowe informacje, np. o posiadaniu ubezpieczenia OC.

Dlaczego warto reklamować się w naszym systemie? Dla zobrazowania korzyści – biura rachunkowe reklamujące się za naszym pośrednictwem zyskały już łącznie 12 000 nowych klientów. Katalog wizytówek reklamowych promowany jest wśród:

• czytelników Poradnika przedsiębiorcy, czyli portalu który gromadzi miesięcznie ok 4 mln unikalnych czytelników, z czego duża część z nich to przedsiębiorcy,
• użytkowników samodzielnej księgowości wFirma.pl, którzy w dalszym ciągu chcą korzystać z systemu do fakturowania ale prowadzenie księgowości przekazać do wykwalifikowanych specjalistów. 

Stałe źródło pozyskiwania nowych klientów zapewnia biurom rachunkowym nie tylko rozwój, ale też niezależność od klientów trudnych oraz tych, którzy nie chcą płacić za naszą rzetelną pracę. Warto zatem zadbać o reklamę swojego biura.