Finanse, rachunkowość i podatki pełnią ważną część każdej działalności gospodarczej. W wielu wypadkach jednak ich rola jest na tyle niechlubna, że przedsiębiorcy chcą mieć z nimi jak najmniej wspólnego. W takiej sytuacji obsługę podatkową zlecają podmiotowi trzeciemu. Oczywiście nie zawsze wyłącznie niechęć do papierologii kieruje przedsiębiorcą w takim działaniu. Meandry rachunkowości, podatków, płac czy dokumentacji kadrowych nierzadko są tak zawiłe, że osoba bez wykształcenia kierunkowego nie byłaby w stanie jednocześnie prowadzić swojej działalności i skupiać się na aspektach księgowych. Na szczęście dobre biuro rachunkowe jest w stanie pomóc w każdym z powyżej wskazanych aspektów. Pojawia się tutaj jednak pytanie – które z nich można uznać za dobre? Czy przedsiębiorca zakładający firmę o takim profilu musi być absolwentem studiów wyższych na kierunkach finanse i rachunkowość? A może wymagany jest specjalny certyfikat złożenia egzaminu państwowego? Mając powyższe na uwadze, w niniejszym artykule odpowiemy, czym dokładnie zajmuje się księgowy oraz kto może prowadzić biuro rachunkowe w Polsce.
Charakterystyka biura rachunkowego
Biuro rachunkowe to podmiot gospodarczy świadczący usługi na rzecz przedsiębiorców, instytucji, organizacji i osób fizycznych w zakresie rachunkowości, płac oraz podatków. Biuro rachunkowe działa w imieniu klienta na podstawie podpisanej z nim umowy. Do najważniejszych obowiązków księgowego należą między innymi odpowiednie prowadzenie ksiąg rachunkowych, gromadzenie, katalogowanie, a także analizowanie faktur, współpraca z urzędem skarbowym oraz innymi organami administracyjnymi, a także reprezentowanie klienta w sprawach prowadzonych przez te instytucje. Należy przy tym pamiętać, że mimo prowadzenia rachunkowości przez biuro rachunkowe na rzecz klienta oraz reprezentowanie go przed organami skarbowymi, to odpowiedzialność za działanie księgowego zawsze ponosi przedsiębiorca. Wybór biura rachunkowego musi zatem być ostrożny i poprzedzony szczegółowym rozpoznaniem rynku.
Biuro rachunkowe – definicja legalna
Działalność biura rachunkowego, czyli usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, została zdefiniowana w art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przepisem usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2–6 ustawy o rachunkowości.
Jak stanowi Prawo przedsiębiorców, działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Przedsiębiorcą z kolei jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Z kolei art. 4 ust. 3 pkt 2–6 ustawy o rachunkowości wskazuje na następujące czynności wykonywane w zakresie biura rachunkowego:
- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
- poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.
Czym biuro rachunkowe zajmuje się w praktyce?
Wiemy już, jak ustawodawca zdefiniował działalność biura rachunkowego. Warto jednak wskazać również prostszymi słowami, na czym ona polega. W praktyce bowiem biuro rachunkowe działa w imieniu swojego klienta w zakresie jego obowiązków finansowo-księgowych. W szczególności prowadzi księgi rachunkowe, księgi przychodów i rozchodów – księguje dokumenty sprzedażowe i zakupowe, kontroluje przepływ środków finansowych, rozlicza podatki, obsługuje i rozlicza płace pracowników, przygotowuje także deklaracje i zaświadczenia do ZUS-u.
Biuro pomaga także klientowi zarządzać jego finansami, w tym sporządza analizę ryzyka finansowego czy przeprowadza optymalizację podatkową. Księgowi są także odpowiedzialni za reprezentowanie klienta przed organami skarbowymi typu urząd skarbowy czy urząd celny.
Oczywiście nie jest tak, że zakres prac każdego biura rachunkowego jest tożsama. Ustawa nie nakłada na biura sztywnych ram działania. Zakres ich obowiązków jest zatem zależny od umowy zawartej z klientem. Jedno biuro może być odpowiedzialne jedynie za księgowanie dokumentacji finansowej oraz sporządzanie deklaracji raportów do US-u czy ZUS-u. Inne z kolei może przeprowadzać analizy sytuacji finansowej, tworzyć wnioski kredytowe czy też ogólnie pomagać w realizacji biznesplanu klienta.
Kto może prowadzić biuro rachunkowe?
Odpowiadając w prosty sposób na pytanie postawione w nagłówku, można stwierdzić, że każdy. Od 2014 roku zawód księgowego jest ustawowo uwolniony, co oznacza, że założenie i prowadzenie biura rachunkowego nie wymaga posiadania konkretnego kierunkowego wykształcenia, doświadczenia zawodowego czy certyfikatu państwowego. Zgodnie bowiem z ust. 3 art. 76a ustawy o księgowości działalność w przedmiocie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:
- mają pełną zdolność do czynności prawnych;
- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy, tj. przestępstwa polegające na sporządzaniu nierzetelnych sprawozdań i opinii oraz przestępstwa przeciwko informacji gospodarczej.
Oznacza to zatem, że do prowadzenia biura rachunkowego należy być pełnoletnim i jednocześnie nie być ubezwłasnowolnionym, założyć firmę, czyli zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG lub spółkę w KRS, oraz nie mieć na swoim „koncie” żadnego przestępstwa związanego z finansami i rachunkowością. Trzeba przyznać, że nie są to nazbyt wyśrubowane wymogi.
Wymóg ubezpieczenia OC dla biura rachunkowego
Każdy przedsiębiorca musi pamiętać, że nieważne jak dobre biuro rachunkowe wybierze oraz jak dużo spraw mu zleci, koniec końców to on będzie odpowiadał za wszelkie działania księgowych podejmowane w jego sprawie, w szczególności te związane z obowiązkami podatkowymi. Przedsiębiorca nie jest przy tym zawsze skazany na pokrywanie powstałych szkód czy innych kosztów z własnej kieszeni. Wynika to z faktu, że art. 76h ustawy o rachunkowości nakłada na biura rachunkowe obowiązek zawierania umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) z tytułu prowadzenia działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną przez siebie działalnością. Wyjątek od powyższego stanowią szkody:
- polegające na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;
- wyrządzone przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki, o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;
- polegające na zapłacie kar umownych;
- powstałe wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.
Warto jednak pamiętać, że wysokość sumy odszkodowania od towarzystwa ubezpieczeniowego otrzymanego przez biuro rachunkowe zależy od sumy gwarancyjnej określonej w polisie OC. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, zależna jest od przedmiotu działalności biur rachunkowych i wynosi równowartość w złotych:
- 15 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego;
- 10 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
- 5000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.
A może postawić na wykwalifikowanych księgowych?
Przedsiębiorcy, którzy nie są pewni kompetencji biur rachunkowych, które oferują im swoje usługi, powinni zwrócić się do tzw. Certyfikowanych Ekspertów Usług Księgowych Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Jest to tytuł stworzony i nadawany przez Główne Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Gwarantuje on, że legitymująca się nim osoba posiada sprawdzoną oraz aktualizowaną wiedzę i umiejętności w zakresie usług księgowych i podatkowych. Księgowy po uzyskaniu takiego certyfikatu, aby go zachować przez kolejne lata, jest zobligowany do uczestniczenia w corocznych obowiązkowych szkolenia.
Tytuł certyfikowanego eksperta usług księgowych może uzyskać osoba, która:
- ma wykształcenie wyższe i 3-letnią praktykę na samodzielnym stanowisku
- w księgowości lub wykształcenie średnie i 5-letnią praktykę na samodzielnym stanowisku w księgowości;
- ma wiedzę i umiejętności zawodowe potwierdzone dokumentem uprawniającym do usługowego prowadzenia ksiąg (certyfikat, zaświadczenie) wydanym przez Ministerstwo Finansów lub wiedzę i umiejętności zawodowe z zakresu rachunkowości poświadczone przez Stowarzyszenie certyfikatem głównego księgowego lub dyplomowanego księgowego;
- rozumie istotę i znaczenie przestrzegania norm i zasad etycznych w pracy zawodowej;
- uznaje potrzebę ustawicznego doskonalenia zawodowego przez cały okres pracy związanej z rachunkowością i zobowiązuje się do spełniania tego obowiązku;
- jest członkiem Stowarzyszenia.
Kto może prowadzić biuro rachunkowe? – podsumowanie
Księgowy, niezależnie od tego, czy jest to pracownik wewnętrzny w przedsiębiorstwie, czy też podmiot zewnętrzny, jest bardzo ważnym składnikiem dobrze funkcjonującej firmy. Mini- i średni przedsiębiorcy, którzy nie posiadają nazbyt rozbudowanej struktury personalnej, nie potrzebują mieć na pokładzie własnego działu księgowości. Wtedy też zwracają się ku usługom biur rachunkowych. Planując zawarcie umowy na obsługę księgową i kadrową, nie wiemy jednak, jakie biuro wybrać. Ładnie wyglądająca strona internetowa, wykupiona reklama w Google czy wielki billboard w centrum miasta nie świadczą bowiem o profesjonalizmie księgowych, którzy się w ten sposób promują, tym bardziej że biuro rachunkowe może założyć każdy, wystarczy, aby miał ukończone 18 lat i nie był przestępcą finansowym. Stając zatem przed trudnym wyborem księgowego, warto zapoznać się dokładnie z jego doświadczeniem, opiniami oraz samym podejściem do klienta. Pamiętać bowiem należy, że w razie błędów w dokumentacji to nie pracownicy biura będą odpowiadać przed organami, a sam przedsiębiorca.
