Kontrola podatkowa w firmie może przydarzyć się w każdej chwili, nawet jeśli przedsiębiorca prawidłowo wypełniał do tej pory swoje obowiązki względem urzędu skarbowego. Czy biuro rachunkowe może w takim przypadku przygotować firmę do szykowanej kontroli? A może przedsiębiorca powinien sam zadbać o swoje interesy?
Kontrola podatkowa
Kiedy organy skarbowe mogą dokonać kontroli podatkowej przedsiębiorcy? W zasadzie w każdym momencie prowadzenia działalności gospodarczej, i to bez większego konkretnego powodu. Kontrole tego rodzaju nie są przeprowadzane wyłącznie wtedy, gdy dojdzie do jakichkolwiek naruszeń prawnych lub finansowych, ale także w celach prewencyjnych. Przedsiębiorca, który do tej pory nie miał zatargu z urzędem skarbowym, musi być świadomy, że w jego przypadku taka kontrola również może mieć miejsce.
Zgodnie z treścią art. 284 Ordynacji podatkowej wszczęcie kontroli podatkowej co do zasady następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Kontrolowany jest obowiązany ustanowić pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności w czasie kontroli, jeżeli nie ustanowił pełnomocnika ogólnego lub szczególnego. Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi albo innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw (reprezentant kontrolowanego). Jeżeli kontrolowanym jest zakład podmiotu zagranicznego, upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową osobie faktycznie kierującej, nadzorującej lub reprezentującej działalność prowadzoną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W razie niemożności wszczęcia kontroli z powodu nieobecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, kontrolujący wzywa kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika do stawienia się w siedzibie organu podatkowego następnego dnia po upływie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. W przypadku niestawienia się osoby wzywanej w wyznaczonym terminie kontrolę uznaje się za wszczętą w dniu upływu tego terminu. W tym przypadku upoważnienie do kontroli doręcza się niezwłocznie, gdy ta osoba stawi się w miejscu prowadzenia kontroli. W razie niemożności prowadzenia czynności kontrolnych z powodu nieobecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, w szczególności, gdy nie jest zapewniony dostęp do dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, kontrolę zawiesza się do czasu umożliwienia przeprowadzenia tych czynności.
Kontrola podatkowa nie zawsze wymaga wysłania uprzedniego zawiadomienia. Urzędnicy mają prawo do jej niezapowiedzianego przeprowadzenia w następujących sprawach:
- w stosunku do nieopodatkowanych przychodów,
- w przypadku niezgłoszonej działalności gospodarczej,
- odnośnie do zwrotu naliczonego podatku VAT,
- w ramach postępowania przygotowawczego wszczętego przez organ, który podejrzewa popełnienie przestępstwa (skarbowego bądź karnego),
- w przypadku sprawdzenia spisu z natury lub ewidencji kasy fiskalnej.
Biuro rachunkowe a kontrola podatkowa
Tak naprawdę nie istnieje żaden przepis prawny, który zobowiązywałby przedsiębiorcę do tego, by korzystał z pomocy innego podmiotu w ramach planowanej lub już przeprowadzanej kontroli podatkowej. W praktyce osoby prowadzące działalność gospodarczą chętnie korzystają ze wsparcia księgowego lub wyspecjalizowanych biur rachunkowych głównie po to, by mieć pewność posiadania kompletnej i prawidłowej dokumentacji księgowej. Organy kontrolne z pewnością będą chciały zajrzeć do tego rodzaju zbiorów, szczególnie jeśli przedsiębiorca jest podejrzewany o popełnienie przestępstwa skarbowego.
Po otrzymaniu zawiadomienia o planowanej kontroli podatkowej dobrze jest, gdy przedsiębiorca przygotuje wszystkie niezbędne dokumenty firmowe. Usprawni to działania kontrolerów oraz może znacząco wpłynąć na skrócenie czasu całej procedury. Dodatkowo przedsiębiorca, który sprawdzi swoje dokumenty, może wychwycić ewentualne błędy, które będzie można poprawić jeszcze przed wszczęciem oficjalnej kontroli. Takie działanie pozwoli zabezpieczyć interes firmy w możliwie maksymalny sposób.
Przygotowanie dokumentów podatkowych być może nie będzie dużym problemem dla przedsiębiorcy, ale sprawdzenie ich poprawności może stanowić nie lada wyczyn. Pamiętajmy, że kontrolerzy mają prawo wglądu do całej dokumentacji przedsiębiorstwa, a więc także tej sprzed wielu lat. W związku z tym, że przepisy prawa podatkowego podlegają nieustannym zmianom, przedsiębiorca może nie być w stanie sprawdzić pełnej poprawności posiadanej przez siebie dokumentacji. Biuro rachunkowe okazuje się w tym zakresie bardzo pomocne. Przedsiębiorca może zawieźć do wyznaczonego pracownika komplet posiadanej przez siebie dokumentacji, może także poprosić o przyjazd księgowego do siedziby firmy. Specjalista dokona nie tylko segregacji całej dokumentacji, ale sprawdzi również poprawność zapisów księgowych oraz rzetelność odprowadzanych podatków. W przypadku zauważonych naruszeń lub nieścisłości powinien także zaproponować odpowiednie rozwiązanie, które uchroni przedsiębiorcę przed ewentualną odpowiedzialnością w toku przeprowadzanej kontroli.
Biuro rachunkowe może udzielać wsparcia nie tylko przed planowaną kontrolą, ale także w toku jej realizacji. Pamiętajmy, że przedsiębiorca może wyznaczyć wybraną przez siebie osobę, aby uczestniczyła ona w pracy kontrolera – takie upoważnienie powinno oczywiście przybrać formę pisemną. Pracownicy biura mogą wreszcie pomóc w działaniach pokontrolnych, jeśli te wykażą jakiekolwiek nieprawidłowości. Co do zasady kontrolerzy nie nakładają od razu kar na przedsiębiorców, lecz sporządzają zalecenia, które powinny być wykonane w zakreślonym terminie. Księgowy z pewnością pomoże w ich szybszej realizacji i uniknięciu odpowiedzialności karnej lub finansowej.
Kontrola podatnika w biurze rachunkowym
Szczególnym rodzajem wsparcia ze strony biura rachunkowego w ramach przeprowadzanej kontroli podatkowej jest udostępnienie miejsca dla kontrolerów. Czynności kontrolne powinny być co do zasady przeprowadzane na terenie danego przedsiębiorstwa, jednak ustawodawca pozwala na odstępstwo od tej zasady. Jeśli korzystamy ze stałego wsparcia biura rachunkowego i tam znajduje się cała nasza dokumentacja podatkowa, to kontrola powinna odbyć się nie w firmie, lecz w siedzibie biura. Wynajęcie biura rachunkowego tylko dla celów pomocy przy kontroli podatkowej również uprawnia do skorzystania z tego rozwiązania, przy czym przedsiębiorca powinien zawnioskować wówczas do kontrolera o to, by podjął swoje czynności nie w firmie, ale w wyznaczonym biurze rachunkowym.
Jak skorzystać z pomocy biura rachunkowego przy kontroli podatkowej?
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na pomoc biura rachunkowego przed planowaną kontrolą podatkową lub w trakcie jej przeprowadzania, powinien zawrzeć w tym celu stosowną umowę. Nie ma obowiązku zawierania bezterminowych zobowiązań. Biuro może zostać wynajęte nawet tylko na czas kontroli w danej firmie lub do ściśle określonych zadań, np. do przygotowania i sprawdzenia dokumentacji przedsiębiorstwa dla celów kontroli podatkowej. Zakres umowy pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym zależy wyłącznie od ustaleń poczynionych przez strony takiego zobowiązania.
Działania biura rachunkowego nie będą oczywiście darmowe, każda czynność będzie odpłatna. Forma i sposób zapłaty również jest ustalana przez strony. Dopuszczalne są w tym zakresie różne sposoby wynagrodzenia, np. jednorazowa zapłata w formie ryczałtu lub wynagrodzenie za konkretną liczbę przepracowanych godzin przez wynajętego pracownika.
Przedsiębiorca ma także możliwość skorzystania z pomocy już wynajętego biura rachunkowego. Dosyć często zdarza się, że dana firma jest obsługiwana przez konkretne biuro w ramach tzw. stałej pomocy. Co do zasady uwzględnia ona usługi podczas kontroli podatkowej – każdorazowo decyduje jednak o tym treść umowy zawartej z biurem, więc warto wcześniej dokładnie ją przeanalizować. W takim przypadku biuro najczęściej nie pobiera żadnych dodatkowych opłat, ponieważ przygotuje przedsiębiorcę do kontroli podatkowej w ramach swoich standardowych czynności.
Ile kosztuje pomoc biura rachunkowego w przypadku kontroli podatkowej? Cennik zależy od rodzaju danej sprawy, zakresu prowadzonej działalności, liczby posiadanych dokumentów w firmie, a nawet potencjalnych nieprawidłowości w zebranej dotychczas dokumentacji. Im większe przedsiębiorstwo i im dłużej działa ono na rynku, tym większe prawdopodobieństwo, że usługi biura rachunkowego będą po prostu droższe. Analogicznie, jeśli mamy do czynienia z młodym przedsiębiorcą, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, cena nie powinna być wysoka i powinna zmieścić się w zakresie kilkuset złotych.
Podsumowując, biuro rachunkowe może przygotować firmę do kontroli podatkowej przede wszystkim poprzez zgromadzenie i sprawdzenie dotychczasowej dokumentacji przedsiębiorstwa. Pracownik biura może również dokonać korekty dokumentów przed wszczęciem kontroli. Dodatkową opcją jest umożliwienie przeprowadzenia czynności kontrolnych w siedzibie biura, a nie na terenie przedsiębiorstwa. Pomoc biura w zakresie kontroli podatkowej nie jest obowiązkowa, jednak jeśli już się pojawi, to będzie ona oczywiście odpłatna.
