Ubezpieczenie biura rachunkowego - obowiązek czy przywilej?

Księgowość, kadry, podatki – to wszystko kwestie, które wymagają profesjonalizmu, szerokiej wiedzy oraz dużego doświadczenia. Biura rachunkowe zajmujące się sprawami swoich klientów są objęte wysokim ryzykiem, w końcu odpowiadają za ich interesy i pieniądze. Wystarczy niewielki, na pierwszy rzut oka niegroźny błąd, aby firma klienta popadła w kłopoty, np. otrzymała wysokie kary administracyjne nałożone przez urząd skarbowy. Ustawodawca był świadomy zagrożeń, jakie wiążą się z działalnością księgowych czy doradców podatkowych, w związku z czym nałożył na nich obowiązek wykupienia ubezpieczenia. Obowiązkowe ubezpieczenie biura rachunkowego dotyczy jednak wyłącznie odpowiedzialności cywilnej i nie obejmuje wielu aspektów, którymi zajmują się biura. Czego dotyczy ubezpieczenie OC oraz w jaki sposób zabezpieczyć się przed kwestiami, których wspomniana polisa nie obejmuje? O tym w niniejszym artykule.

Ryzyko w działalności biur rachunkowych

Działalność biur rachunkowych nie polega wyłącznie na prowadzeniu księgowości. W biurach tych pracują nie tylko księgowi, ale także doradcy podatkowi, analitycy finansowi, jak również radcowie prawni czy adwokaci. Firmy te zajmują się obsługą klientów w zakresie obowiązków finansowo-księgowych swoich przedsiębiorstw. W szczególności chodzi o prowadzenie ksiąg rachunkowych, kontrolę przepływu środków finansowych, rozliczanie podatków, obsługę i rozliczanie płac pracowników, sporządzanie dokumentów dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy też udzielanie porad prawnych w zakresie finansów i ekonomii. Tak szeroki zakres działań może jednak spowodować, że na jakimś etapie wystąpi omyłka czy błąd rachunkowy, w związku z czym klient poniesie stratę. Ubezpieczenie OC jest obowiązkiem ustawowym każdego biura rachunkowego, tak aby osoby, które je prowadzą, nie odpowiadały swoim majątkiem prywatnym.

Działalność biur rachunkowych

Działalność biur rachunkowych uregulowano w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 76a ust. 1 ustawy ich działalność została zdefiniowana jako usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Biura rachunkowe mogą być prowadzone wyłącznie w formie przedsiębiorstwa – osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie może w świetle prawa realizować tego typu aktywności. Biuro może zatem prowadzić osoba fizyczna prowadząca jednoosobową firmę, osoba prawna, typu spółka z o.o. czy spółka akcyjna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, typu spółka jawna. Biuro rachunkowe może być prowadzone także przez wspólników spółki cywilnej.

W zakresie biura rachunkowego jest w szczególności:

1. prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
2. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
3. wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
4. sporządzanie sprawozdań finansowych,
5. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
6. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Ustawa o rachunkowości nie stawia przy tym żadnych wymogów osobom chcącym założyć własne biuro rachunkowe. Prowadzenie tego typu działalności nie wymaga posiadania wykształcenia wyższego, doświadczenia zawodowego bądź też certyfikatu państwowego. Aby prowadzić biuro, wystarczy jedynie:

• posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, oraz
• nie być skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz przestępstwa przeciwko informacji gospodarczej.

Ubezpieczenie biura rachunkowego

Oprócz wymogów wskazanych w poprzednim akapicie przedsiębiorca chcący prowadzić biuro rachunkowe musi spełnić jeszcze jeden warunek – wykupić polisę OC. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 76h ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przedsiębiorcy prowadzący usługi w przedmiocie rachunkowości obowiązani są do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną przez siebie działalnością.

Szczegółowy zakres ubezpieczenia OC, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną tego ubezpieczenia określa Rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z § 2 rozporządzenia ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia w związku z wykonywaną przez siebie działalnością.

Wyjątek od powyższego stanowią szkody powstałe w wyniku:

• obliczania składek na ubezpieczenia społeczne: ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz przekazywanie właściwym organom deklaracji lub innych dokumentów z tym związanych,
• obliczania wynagrodzeń za pracę i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i kontroli przestrzegania terminów,
• obliczania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych i składanie wniosków z tym związanych w oparciu o przepisy dotyczące zatrudniania i rehabilitacji osób niepełnosprawnych,
• obliczania kwot zajętych przez komornika wynagrodzeń i reprezentację zleceniodawcy przed organami egzekucyjnymi,
• odpowiedzialności karno-skarbowej, wszczęcia postępowania karno-skarbowego oraz grzywny i kary nałożone w postępowaniu karno-skarbowym,
• dokonania uszkodzenia, zniszczenia lub utraty mienia wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu,
• działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru
• oraz polegające na zapłacie kar umownych.

Termin zawarcia umowy ubezpieczenia OC przez biuro rachunkowe

Termin zawarcia umowy ubezpieczenia OC reguluje § 3 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że umowę ubezpieczenia należy zawrzeć jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania działalności, w praktyce polisę OC trzeba wykupić najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień zawarcia umowy z klientem.

Minimalna suma gwarancyjna obowiązkowego ubezpieczenia OC

Rozporządzenie OC wskazuje również na minimalną sumę gwarancyjną. Suma ta w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, zależna jest od przedmiotu działalności biur rachunkowych i wynosi równowartość w złotych:

• 15 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,
• 10 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• 5000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Kara za brak ubezpieczenia OC

Ubezpieczenie OC jest obowiązkiem ustawowym, wobec czego brak wykupienia polisy jest zagrożony karą administracyjną. Przepis art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości wskazuje, że kto wbrew przepisom ustawy prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Ubezpieczenie dodatkowe

Jak zostało wyjaśnione na początku, działalność biur rachunkowych obejmuje wiele aspektów związanych z prowadzeniem dokumentacji innych przedsiębiorców, jak księgowość, podatki, kadry czy prawo finansowe. Ubezpieczenie obowiązkowe nie obejmuje wszystkich tych kwestii. Aby się zabezpieczyć i na tym polu warto rozważyć ubezpieczenie dodatkowe. Ubezpieczenie dobrowolne obejmuje swoim zakresem tę działalność, która nie jest objęta ubezpieczeniem obowiązkowym. Może także podwyższyć sumę gwarancyjną ubezpieczenia obowiązkowego.

Ubezpieczenie dobrowolne może obejmować m.in.:

• ubezpieczenie czynności doradztwa podatkowego – pozwala ubezpieczyć czynności nieobjęte obowiązkowym ubezpieczeniem OC, takie jak np. prowadzenie ksiąg podatkowych, sporządzanie zeznań i deklaracji,
• kadry i płace – pozwala zabezpieczyć czynności nieobjęte obowiązkowym ubezpieczeniem OC, takie jak obliczanie wynagrodzeń, składek ZUS i US oraz dofinansowań,
• zagubienie dokumentów rachunkowych klientów przez biuro.

Ubezpieczenie biura rachunkowego – podsumowanie

Prowadzenie biura rachunkowego nie należy do najprostszych zajęć. Działalność ta obejmuje bardzo szeroki zakres między innymi z obszaru księgowości, finansów czy prawa podatkowego. Mimo to wymogi stawiane przed osobami zakładającymi biura nie są wysokie – należy zarejestrować działalność oraz zawrzeć umowę ubezpieczenia. Polisa OC obejmuje odpowiedzialność cywilną przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia w związku z prowadzoną działalnością w przedmiocie rachunkowości. Ubezpieczenie nie obejmuje jednak wszystkich kwestii, które leżą w zakresie działalności biur rachunkowych, takich jak doradztwo podatkowe, kadry i płace czy zagubienie dokumentów klientów. Aby ustrzec się od odpowiedzialności od powyższego, warto rozważyć dodatkowe dobrowolne ubezpieczenie.