Podejmowanie aktywności zawodowych na podstawie różnych stosunków prawnych jest w obecnej rzeczywistości czymś całkiem zwyczajnym. Firmy oferują zarówno standardowe etaty, jak i możliwość świadczenia konkretnych czynności na podstawie umów cywilnoprawnych. Jeżeli doszło do ustania zatrudnienia, niezależnie od rodzaju podpisanego kontraktu, przedsiębiorca musi uwzględnić kwestie okresu przechowywania dokumentów związanych z realizacją zadań powierzonych danej osobie. W odniesieniu do pracownika przepisy prawa regulują dość szczegółowo zasady obowiązujące w tym zakresie. Czy w przypadku umowy zlecenia okres przechowywania dokumentacji z nią związanej jest jednolity? O tym piszemy w tym artykule.
Dokumentacja dotycząca zlecenia – informacje ogólne oraz ochrona danych osobowych
Jeżeli przedsiębiorca korzystał z usług zleceniobiorcy, to musi mieć na względzie, że dokumentacja związana z umową zlecenia zawiera dane osobowe podlegające ochronie prawnej. W konsekwencji tego, do dokumentów znajdujących się w posiadaniu danego podmiotu zatrudniającego będą miały zastosowanie postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. W przywołanym akcie prawa unijnego wskazano też, choć nie wprost, okres przewidziany na przechowywanie danych osobowych. Art. 5 ust. 1 lit. e ogólnego rozporządzenia o ochronie danych posługuje się formułą opisową, pozostawiając sprecyzowanie konkretnych rozwiązań prawodawstwu w poszczególnych krajach. Wspomniany przepis wprowadza tzw. zasadę ograniczenia przechowywania.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych wskazuje zatem, że okres przechowywania danych nie powinien być dłuższy, niż to wynika z prawnych uwarunkowań, zaś jego przedłużenie jest możliwe jedynie w okolicznościach przewidzianych w art. 5 ust. 1 lit. e tego rozporządzenia.
Okres przechowywania dokumentacji związanej ze zleceniem ustalony na podstawie terminu przedawnienia roszczeń
Umowa zlecenia jest cywilnym stosunkiem prawnym, może więc długość okresu przechowywania dokumentacji związanej ze zleceniem powiązać z terminami przedawnienia określonymi w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej jako kc)? Jest to dopuszczalne, natomiast w konkretnych przypadkach – ze względu na stosunkowo krótki termin przedawnienia roszczeń – może być to niewystarczające zabezpieczenie praw zleceniobiorcy.
Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zlecenia wyznaczony na podstawie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
Należy podkreślić, że w aktualnym stanie prawnym przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi są objęci odpowiednio przepisami Ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zwanej dalej ustawą o minimalnym wynagrodzeniu. Może zatem lepiej zastosować do dokumentacji zleceniobiorcy jej regulacje zamiast przepisów Kodeksu cywilnego? Rzeczywiście, ustawa o minimalnym wynagrodzeniu zawiera zapis dotyczący okresu, w jakim dokumenty związane ze zleceniem powinny znajdować się w dyspozycji przedsiębiorcy lub innego podmiotu zatrudniającego.
Okres przechowywania dokumentacji związanej ze zleceniem określony na podstawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych
Osoby przyjmujące zlecenie lub świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych osiągają przychody, z których tytułu powstaje obowiązek składkowy oraz inne zobowiązania o charakterze powszechnym. Oznacza to, że w odniesieniu do zleceniobiorców będą miały zastosowanie także przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W tym kontekście zaleca się stosować przepisy Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej ustawą systemową, dotyczące terminu przedawnienia należności składkowych.
Wydaje się, że właśnie 5-letni okres przedawnienia się roszczeń z tytułu należności składkowych, określony w ustawie systemowej, jest optymalnym w odniesieniu do przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy zlecenia.
Okres przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy zlecenia – podsumowanie
W aktualnym stanie prawnym nie istnieją przepisy, które w jednolity sposób regulowałyby kwestię długości okresu przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy zlecenia. Z pewnością do wspomnianej dokumentacji stosuje się postanowienia unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, w nim jednak brak odniesienia do konkretnych terminów. Do zlecenia można oczywiście przyjąć regulacje Kodeksu cywilnego dotyczące przedawnienia roszczeń, z tym że przewidziany tam 2-letni okres jest relatywnie krótki. W przypadku zleceniobiorców wynagradzanych na podstawie minimalnych stawek zastosowanie mają odpowiednie zapisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Za optymalny okres przechowywania dokumentacji należy jednak uznać 5-letni okres przedawnienia roszczeń z tytułu należności składkowych, który określono w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
