Okres przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy zlecenia

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Podejmowanie aktywności zawodowych na podstawie różnych stosunków prawnych jest w obecnej rzeczywistości czymś całkiem zwyczajnym. Firmy oferują zarówno standardowe etaty, jak i możliwość świadczenia konkretnych czynności na podstawie umów cywilnoprawnych. Jeżeli doszło do ustania zatrudnienia, niezależnie od rodzaju podpisanego kontraktu, przedsiębiorca musi uwzględnić kwestie okresu przechowywania dokumentów związanych z realizacją zadań powierzonych danej osobie. W odniesieniu do pracownika przepisy prawa regulują dość szczegółowo zasady obowiązujące w tym zakresie. Czy w przypadku umowy zlecenia okres przechowywania dokumentacji z nią związanej jest jednolity? O tym piszemy w tym artykule.

Dokumentacja dotycząca zlecenia – informacje ogólne oraz ochrona danych osobowych

Jeżeli przedsiębiorca korzystał z usług zleceniobiorcy, to musi mieć na względzie, że dokumentacja związana z umową zlecenia zawiera dane osobowe podlegające ochronie prawnej. W konsekwencji tego, do dokumentów znajdujących się w posiadaniu danego podmiotu zatrudniającego będą miały zastosowanie postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. W przywołanym akcie prawa unijnego wskazano też, choć nie wprost, okres przewidziany na przechowywanie danych osobowych. Art. 5 ust. 1 lit. e ogólnego rozporządzenia o ochronie danych posługuje się formułą opisową, pozostawiając sprecyzowanie konkretnych rozwiązań prawodawstwu w poszczególnych krajach. Wspomniany przepis wprowadza tzw. zasadę ograniczenia przechowywania.  

Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Można je przechowywać przez dłuższy czas, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych albo do celów statystycznych, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych wskazuje zatem, że okres przechowywania danych nie powinien być dłuższy, niż to wynika z prawnych uwarunkowań, zaś jego przedłużenie jest możliwe jedynie w okolicznościach przewidzianych w art. 5 ust. 1 lit. e tego rozporządzenia.

Okres przechowywania dokumentacji związanej ze zleceniem ustalony na podstawie terminu przedawnienia roszczeń

Umowa zlecenia jest cywilnym stosunkiem prawnym, może więc długość okresu przechowywania dokumentacji związanej ze zleceniem powiązać z terminami przedawnienia określonymi w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej jako kc)? Jest to dopuszczalne, natomiast w konkretnych przypadkach – ze względu na stosunkowo krótki termin przedawnienia roszczeń – może być to niewystarczające zabezpieczenie praw zleceniobiorcy.   

Z upływem 2 lat przedawniają się roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom (art. 751 pkt 1 kc).

Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zlecenia wyznaczony na podstawie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

Należy podkreślić, że w aktualnym stanie prawnym przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi są objęci odpowiednio przepisami Ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zwanej dalej ustawą o minimalnym wynagrodzeniu. Może zatem lepiej zastosować do dokumentacji zleceniobiorcy jej regulacje zamiast przepisów Kodeksu cywilnego? Rzeczywiście, ustawa o minimalnym wynagrodzeniu zawiera zapis dotyczący okresu, w jakim dokumenty związane ze zleceniem powinny znajdować się w dyspozycji przedsiębiorcy lub innego podmiotu zatrudniającego. 

Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na której rzecz jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu).

Okres przechowywania dokumentacji związanej ze zleceniem określony na podstawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych

Osoby przyjmujące zlecenie lub świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych osiągają przychody, z których tytułu powstaje obowiązek składkowy oraz inne zobowiązania o charakterze powszechnym. Oznacza to, że w odniesieniu do zleceniobiorców będą miały zastosowanie także przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W tym kontekście zaleca się stosować przepisy Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej ustawą systemową, dotyczące terminu przedawnienia należności składkowych.  

Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 24 ust. 4 ustawy systemowej).

Wydaje się, że właśnie 5-letni okres przedawnienia się roszczeń z tytułu należności składkowych, określony w ustawie systemowej, jest optymalnym w odniesieniu do przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy zlecenia.

Okres przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy zlecenia – podsumowanie

W aktualnym stanie prawnym nie istnieją przepisy, które w jednolity sposób regulowałyby kwestię długości okresu przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy zlecenia. Z pewnością do wspomnianej dokumentacji stosuje się postanowienia unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, w nim jednak brak odniesienia do konkretnych terminów. Do zlecenia można oczywiście przyjąć regulacje Kodeksu cywilnego dotyczące przedawnienia roszczeń, z tym że przewidziany tam 2-letni okres jest relatywnie krótki. W przypadku zleceniobiorców wynagradzanych na podstawie minimalnych stawek zastosowanie mają odpowiednie zapisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Za optymalny okres przechowywania dokumentacji należy jednak uznać 5-letni okres przedawnienia roszczeń z tytułu należności składkowych, który określono w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów