Jednym z często stosowanych przez pracodawców benefitów pracowniczych jest zgoda na wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Wprowadzenie takiego benefitu pozwala pracownikom na zaoszczędzenie kosztów związanych z utrzymaniem własnego samochodu.
wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych - koszty
Pracodawca, udostępniając pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, często pokrywa następujące koszty eksploatacji pojazdu:
zakup paliwa,
ubezpieczenie pojazdu,
obowiązkowe przeglądy okresowe,
zakup materiałów eksploatacyjnych,
wymianę opon,
bieżące naprawy,
wymianę oleju i innych płynów związanych z eksploatacją pojazdu,
wymianę części wynikających ze zużycia wskutek zwykłego użytkowania auta.
Umowa użytkowania samochodu służbowego do celów służbowych i prywatnych - pobierz darmowy wzór w pdf lub docx
Nieodpłatne świadczenie z tytułu korzystania z pojazdu służbowego przez pracownika
Dotychczas ryczałt z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika uzależniony był od pojemności silnika pojazdu i wynosił odpowiednio:
250 zł miesięcznie w przypadku samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
400 zł miesięcznie w przypadku samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez pracownika jedynie przez część miesiąca wartość świadczenia ustalano w ten sposób, że każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych wynosił odpowiednio 1/30 jednej z kwot wskazanych powyżej.
Przykład 1.
Jaka była wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu użytkowania przez pana Jana do celów prywatnych auta firmowego o pojemności silnika wynoszącej 1800 cm3, które wykorzystywał każdego dnia?
W tej sytuacji wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia wyniosła 400 zł na miesiąc, czyli 4800 zł w skali roku.
Przykład 2.
Jaka była wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu użytkowania przez panią Annę auta firmowego o pojemność silnika 1398 cm3 do celów prywatnych głównie w weekendy, czyli przez 8 dni w każdym miesiącu przez cały rok?
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które stanowi jej przychód za jeden dzień, wynosiła 8,33 zł. W skali miesiąca wartość nieodpłatnego świadczenia wynosiła w tym przypadku 66,64 zł, a w skali roku – 799,68 zł.
Zmiany dotyczące ustalania ryczałtu z tytułu nieodpłatnego świadczenia za używanie samochodu służbowego – aktualnie obowiązujące przepisy
- 250 zł miesięcznie w przypadku samochodów:
- o mocy silnika do 60 kW,
- stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu Ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych, czyli pojazd samochodowy będący pojazdem silnikowym, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, wykorzystujący do napędu wyłącznie energię elektryczną akumulowaną przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania,
- stanowiących pojazd napędzany wodorem w rozumieniu Ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych, czyli pojazd samochodowy będący pojazdem silnikowym, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, pojazd szynowy lub jednostkę pływającą, wykorzystujące do napędu energię elektryczną wytworzoną z wodoru w zainstalowanych w ni ogniwach paliwowych;
400 zł miesięcznie w przypadku samochodów innych niż wymienione powyżej.
Przykład 3.
Jaka jest wartość nieodpłatnego świadczenia po zmianie przepisów w przypadku pana Jana, który ma prawo do nieodpłatnego korzystania z auta firmowego o napędzie elektrycznym i wykorzystuje ten samochód do celów prywatnych każdego dnia?
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia wynosi 250 zł na miesiąc, czyli 3000 zł w skali roku.
Przykład 4.
Jaka jest wartość nieodpłatnego świadczenia po zmianie przepisów w przypadku pana Adama, mającego prawo do nieodpłatnego korzystania do celów prywatnych z auta firmowego o mocy silnika 80 kW, które pracownik wykorzystuje każdego dnia?
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia wynosi 400 zł na miesiąc, czyli 4800 zł w skali roku.
Przykład 5.
Jaka jest wartość nieodpłatnego świadczenia po zmianie przepisów w przypadku pani Anny, która ma prawo do nieodpłatnego korzystania z auta firmowego o napędzie elektrycznym przy wykorzystywaniu samochodu do celów prywatnych przez 15 dni w każdym miesiącu przez cały rok?
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które stanowi jej przychód za jeden dzień, wynosi 8,33 zł. W skali miesiąca wartość nieodpłatnego świadczenia wyniesie 124,95 zł, a w skali roku – 1499,40 zł.
Przykład 6.
Jaka jest wartość nieodpłatnego świadczenia po zmianie przepisów w przypadku pana Tomasza, który ma prawo do nieodpłatnego korzystania z auta firmowego o mocy silnika 90 kW, jeśli wykorzystuje on ten samochód do celów prywatnych przez 6 dni w każdym miesiącu przez 11 miesięcy w roku?
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które stanowi jego przychód za jeden dzień, wynosi 13,33 zł. W skali miesiąca wartość nieodpłatnego świadczenia wyniesie 79,98 zł, a w skali roku – 879,78 zł.
Odpłatność za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych
Ryczałt z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje wydatki związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu.
Przykład 7.
Jaka jest wartość nieodpłatnego świadczenia po zmianie przepisów w przypadku pana Jana, który ma prawo do korzystania z auta firmowego o mocy silnika 75 kW do celów prywatnych za częściową odpłatnością, wiedząc, że pracodawca określił, iż pracownik może korzystać z auta służbowego do celów prywatnych za opłatą w wysokości 150 zł na miesiąc, a pan Jan wykorzystywał ten samochód każdego dnia?
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia wynosi różnicę pomiędzy kwotą ryczałtu 400 zł na miesiąc a kwotą opłaty 150 zł na miesiąc, czyli 250 zł miesięcznie.
Oskładkowanie nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych
Wartość nieodpłatnego świadczenia związanego z użytkowaniem przez pracownika samochodu służbowego udostępnionego mu przez pracodawcę do celów prywatnych stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Wobec tego płatnik składek, czyli pracodawca, powinien doliczyć tę wartość do całkowitego przychodu pracownika, a następnie od sumy wszystkich składników przychodu obliczyć wysokość składek, które powinny być przekazane do ZUS-u.
Umowa zezwalająca na używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych
Pamiętać należy, że pracodawca zezwalający pracownikowi na wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych powinien zawrzeć z nim umowę.
Umowa dotycząca wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika powinna zawierać następujące elementy:
datę i miejsce jej zawarcia,
oznaczenie stron,
oznaczenie pojazdu,
postanowienia dotyczące zasad używania pojazdu do celów prywatnych,
podpisy stron.
Podsumowanie zmian
Podsumowując, zmiany dotyczące wykorzystania samochodów służbowych do celów prywatnych dotyczyły jedynie zmiany parametru pojazdu, na podstawie którego ustalana jest kwota ryczałtu z pojemności skokowej na moc silnika. Sama wartość nieodpłatnego świadczenia i zasady dotyczące jego rozliczania pozostały takie jak dotychczas.
