Poradnik Przedsiębiorcy

Służbowy samochód i telefon a przychody pracownika

Fakt udostępniania służbowego auta bądź telefonu musi być uzasadniony z punktu widzenia zarówno specyfiki stanowiska zajmowanego przez pracownika oraz zakresu jego obowiązków. Najprostszą sytuacją jest, gdy pracownik korzysta z telefonu czy auta tylko w godzinach pracy, na potrzeby służbowych rozmów czy wyjazdów itp. Wtedy ani telefon, ani samochód nie będą stanowiły dla pracownika żadnego przychodu. Co jednak w sytuacji, kiedy pracownik korzysta ze służbowego auta i telefonu również dla celów prywatnych? Służbowy samochód i telefon a przychody pracownika nie będą problemem po lekturze naszego artykułu.

Służbowy telefon a przychód pracownika

Obowiązek naliczenia przychodu pracownikom z tytułu używania służbowego telefonu uzależnione jest od tego w jakim celu pracownicy korzystają z otrzymanych od pracodawcy telefonów. Relacja: służbowy samochód i telefon a przychody pracownika zależy więc od sposobu wykorzystania dóbr powierzonych. W przypadku, gdy telefon wykorzystywany jest wyłącznie jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym), to oczywistym staje się, że wydatki ponoszone przez pracodawcę za usługi telekomunikacyjne nie stanowią przychodu pracownika. Nie należy jednak zapominać, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że rozmowy przeprowadzone przez pracownika dotyczyły wyłącznie spraw służbowych.

Inaczej natomiast jest w sytuacji wykorzystywania telefonu służbowego przez pracownika również do celów prywatnych. Pracodawca najczęściej ustala limit kwotowy przeprowadzonych rozmów, za które sam pokrywa koszty. Natomiast rozmowy przekraczające wyznaczony limit traktowane są wtedy jako prywatne. Istotne znaczenie w tym przypadku ma to, czy powstałe w tym zakresie “nadwyżki” pokrywają pracownicy z własnej kieszeni.

Ważne!

W sytuacji, gdy pracownicy pokrywają koszty rozmów prywatnych ponad ustalony limit, nie powstaje przychód ze stosunku pracy, a w konsekwencji nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Jeśli jednak mimo określonych limitów pracownicy nie pokrywają kosztów przekraczających limit - związanych z rozmowami prywatnymi, to kwoty te traktowane są jako przychód w związku z nieodpłatnym świadczeniem. Kwoty te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz stanowią podstawę do naliczenia składek ZUS.

Istnieje również możliwość rozliczenia kosztów usług telekomunikacyjnych na podstawie bilingu oraz oświadczenia pracownika. Przy obu metodach przychód pracownika powstaje zawsze w tych samych sytuacjach, czyli korzystaniu w celach prywatnych z telefonu służbowego, o ile pracownik nie zwraca pracodawcy kosztów z tego tytułu.

Warto zaznaczyć, że zasady, dotyczące relacji służbowy samochód i telefon a przychody pracownika, czyli zasady korzystania ze służbowych telefonów oraz limity do wykorzystania na rozmowy służbowe i sposób ich rozliczania powinny zostać zapisane w regulaminie bądź w umowie podpisanej z pracownikiem. 

Służbowy samochód a przychód pracownika

Inaczej wygląda kwestia ustalenia przychodu pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Przychód ten ma charakter ryczałtowy, a jego wysokość uzależniona jest od pojemności silnika samochodu:

  • 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3
  • 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3

Tym samym ustalona wartość świadczenia w wysokości 250 zł, przy stawce podatkowej 18% oznacza dla pracownika konieczność zapłacenia 45 zł podatku PIT miesięcznie, zaś przy wartości 400 zł - 72 zł.

W przypadku, gdy pracownik wykorzystywać będzie udostępniony mu przez pracodawcę samochód również w celach prywatnych jedynie przez część miesiąca, to wartość nieodpłatnego świadczenia wynosić będzie 1/30 odpowiedniej dla danego pojazdu kwoty ryczałtu (tj. 250,00 zł lub 400,00 zł) za każdy dzień prywatnego używania samochodu. 

Służbowy samochód i telefon a przychody pracownika na przykładach

Relacja służbowy samochód i telefon a przychody pracownika poniżej przedstawiona jest na przykładach w celu zobrazowania praktycznego obliczenia przychodu.

Przykład 1.

Pracownik w sierpniu 2017r. przez 10 dni korzystał ze służbowego samochodu o pojemności silnika 1390 cm3.

Przychód pracownika z tego tytułu wynosi zatem 83 zł (250 zł x 10/30).

Jeżeli natomiast świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne to przychodem pracownika będzie różnica między zryczałtowaną kwotą przychodu określoną w ustawie o PIT a tą odpłatnością.

W konsekwencji, jeżeli odpłatność za prywatne używanie samochodu służbowego będzie równa odpowiedniej kwocie ryczałtu, to pracownik nie uzyska w ogóle przychodu z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych.

Przykład 2.

Pracownik przez cały sierpień 2017 r. korzystał ze służbowego samochodu o pojemności silnika 1390 cm3, jednocześnie pracodawca za wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych obciążył pracownika kwotą 100 zł (świadczenie częściowo odpłatne).

Przychód pracownika z tego tytułu wynosi 150 zł (250 zł - 100 zł).