Telefon służbowy jest narzędziem pracy, którego pracownik używa w trakcie wykonywania czynności służbowych. W związku z tym w okresie, w którym przebywa na zwolnieniu chorobowym lub urlopie wypoczynkowym, nie powinien go używać. Jeśli jednak w okresie niezdolności do pracy telefon służbowy pozostaje w dyspozycji pracownika, to może powstać przychód z tytułu świadczenia nieodpłatnego. Jednak to czy powstanie przychodu zależne jest od wewnętrznych regulaminów obowiązujących w firmie.
Czym jest zwolnienie lekarskie?
Zwolnienie lekarskie wystawiane jest przez lekarza w celu usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy. Innymi słowy jest to pisemne stwierdzenie, że pracownik w danym okresie nie jest zdolny do świadczenia pracy. Dokumentem, który to potwierdza, jest zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA.
Jak należy rozumieć urlop wypoczynkowy?
Podstawowym rodzajem urlopu jest urlop wypoczynkowy. Jak stanowi art. 152 Kodeksu Pracy, pracownikowi przysługuje prawo do:
-
corocznego,
-
nieprzerwanego,
-
płatnego urlopu wypoczynkowego.
Prawo do urlopu jest jednym z podstawowych praw pracownika. Jego celem jest stworzenie warunków dla regeneracji sił pracownika. W związku z tym pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani też przenieść go na inną osobę.
Telefon służbowy a wewnętrzny regulamin firmy
Jak już zostało wspomniane wcześniej, to, czy telefon służbowy pozostający w dyspozycji pracownika, gdy ten przebywa na urlopie lub zwolnieniu chorobowym, będzie dla niego przychodem, zależne jest od regulaminów obowiązujących w firmie.
Jednak co powinien zawierać regulamin, by na jego podstawie można było wykluczyć powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia?
W regulaminie, który precyzuje warunki korzystania ze sprzętu, powinien znaleźć się zapis, że w trakcie przebywania na urlopie lub zwolnieniu chorobowym pracownik nie będzie wykorzystywał telefonu służbowego do celów prywatnych. Zapis ten jednak nie zobowiązuje pracownika do zdania telefonu na czas nieobecności w pracy, ponieważ w czasie tym telefon służbowy może pozostawać w dyspozycji pracownika w celu kontaktowania się z pracodawcą.
Jednak w kwestii posiadania telefonu służbowego przez pracownika, który przebywa na urlopie, należy być bardzo ostrożnym. W trakcie urlopu nie może on korzystać z aparatu w celu wykonywania zadań służbowych, jak np. kontaktowanie się z klientami. W takim przypadku doszłoby do naruszenia zasad korzystania z urlopu, a co za tym idzie, zostałyby naruszone zasady korzystania z podstawowych uprawnień pracownika, wskutek czego mogłoby dość do cofnięcia wypłacanego pracownikowi zasiłku.
Korzystanie z telefonu służbowego w ujęciu przepisów
Powyższe stwierdzenie potwierdzają organy skarbowe. Zgodnie z interpretacją indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPB-2-1/4511-339/15/AD,z dnia 20 października 2015 roku:
W przypadku udostępniania telefonów tylko i wyłącznie do celów związanych z pracą i faktycznym wykorzystaniem tychże telefonów wyłącznie do celów służbowych nie sposób uznać, iż pracownicy uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych. Jest to bowiem świadczenie, realizowane w interesie pracodawcy a nie pracownika.
Jeśli więc korzystanie z telefonu służbowego następuje tylko i wyłącznie w celach firmowych, może stanowić koszt podatkowy dla pracodawcy i jednocześnie nie powodować przychodu po stronie pracownika.
Dokumentowanie sposobu korzystania z telefonu służbowego
Jeśli w firmowych regulaminach zawarty został zapis o możliwości posiadania telefonu służbowego w czasie urlopu czy zwolnienia chorobowego bez wykorzystania go do celów prywatnych, obowiązkiem pracodawcy i pracowników jest przestrzeganie tego zapisu. Jak zatem pracodawca może sprawdzić, czy pracownik stosował się do zapisu regulaminu? Może sprawdzić bilingi rozmów prowadzonych przez pracownika w czasie jego nieobecności w pracy. Jeśli okaże się, że pracownik wykorzystywał telefon służbowy w sposób niezgodny z regulaminem firmy, wówczas grozić mu mogą kary z tytułu odpowiedzialność pracownicza. Odpowiedzialność ta nie ma jednolitego charakteru i może być egzekwowana na różnych płaszczyznach oraz nakładać na pracownika różnego rodzaju kary.
Brak wewnętrznego regulaminu a korzystanie z telefonu służbowego
Nie każda firma tworzy regulamin normujący kwestie korzystania z telefonu służbowego. W związku z tym, jeśli:
-
w firmie nie ma regulaminu korzystania z telefonu służbowego lub
-
obowiązujący regulamin nie wyłącza prawa do korzystania z telefonu do celów prywatnych,
to pracownik uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Wartość świadczenia ustalana jest co do zasady w wysokości ceny zakupu świadczenia. Od uzyskanego przychodu należy odprowadzić podatek oraz składki ubezpieczeniowe.
Przychód z nieodpłatnych świadczeń - co to takiego?
Ustawa o podatku dochodowym nie określa, jak należy rozumieć pojęcie przychodu uzyskiwanego z nieodpłatnych świadczeń. W związku z tym należy odnieść się do wyroku wydanego przez Naczelny Sąd Administracyjny, który prezentuje własną definicję tego pojęcia. Przy czym jest ona w pełni akceptowana przez organy podatkowe. Wyrok NSA z dnia 16 czerwca 2011 r., sygnatura akt II FSK 788/10 uzasadnia:
(…) Kluczową cechą świadczenia nieodpłatnego jest więc to, że otrzymujący takie świadczenie nie jest zobowiązany do wykonania jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego. Aby zatem dane świadczenie mogło być uznane za świadczenie nieodpłatne konieczne jest by polegało ono wyłącznie na jednostronnym przysporzeniu po stronie podmiotu, który świadczenie to uzyskał. Nieodpłatnym świadczeniem będą więc w szczególności wszelkie wykonane na rzecz uprawnionego świadczenia np. przyznające mu prawa do używania lub użytkowania składnika majątku. O nieodpłatnym świadczeniu można mówić także w przypadku znoszenia określonego działania podatnika, np. nieodpłatne udostępnienie nieruchomości na prowadzenie działalności. Właściciel obciążonej nieruchomości nie uzyskuje więc z tego tytułu żadnych korzyści, którą mogła by być np. bonifikata w opłatach za dostarczanie i wykorzystanie energii elektrycznej. (…).
Nielimitowana liczba połączeń a ustalenie przychodu pracownika
Należy mieć na względzie, że coraz większa liczba sieci telefonicznych stosuje dla swoich klientów promocję i atrakcyjne pakiety, na przykład płacąc stałą miesięczną kwotę abonamentu, podatnik otrzymuje nielimitowaną liczbę połączeń i wiadomości tekstowych. Wówczas określenie przychodu, jaki uzyskał pracownik z tytułu użytkowania służbowego telefonu, staje się trudne do ustalenia.
Dlatego też, jeśli pracownik wykorzystuje telefon służbowy do celów prywatnych i służbowych, to do jego przychodu należy doliczać pełną kwotę abonamentu.
Jeśli zaś w firmie stosuje się regulamin, który normuje limitowaną ilość prywatnych połączeń, to przychód pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń ustala się proporcjonalnie, dzieląc ilość wykonanych rozmów służbowych przez ogólną liczbę wykonanych przez pracownika połączeń w danym miesiącu.
Podsumowując, jeśli w firmie stosowany jest regulamin korzystania z telefonu służbowego, sprawa staje się prosta. W takiej sytuacji przy używaniu telefonu służbowego należy odnieść się do zapisów w nim zawartych. Jeśli jednak korzystanie z telefonu służbowego nie jest unormowane wewnętrznym regulaminem, a pracownik korzysta z niego również w celach prywatnych, powstaje z tego tytułu przychód, który należy opodatkować i odprowadzić składki ubezpieczeniowe.
