Poradnik Przedsiębiorcy

Telefon służbowy a zwolnienie chorobowe i urlop wypoczynkowy

Telefon służbowy  jest  narzędziem pracy, którego pracownik używa w trakcie wykonywania czynności służbowych. W związku z tym w okresie, w którym przebywa na zwolnieniu chorobowym lub urlopie wypoczynkowym, nie powinien go używać. Jeśli jednak w okresie niezdolności do pracy telefon służbowy pozostaje w dyspozycji pracownika, to może powstać przychód z tytułu świadczenia nieodpłatnego. Jednak to czy powstanie przychodu zależne jest od wewnętrznych regulaminów obowiązujących w firmie.

Czym jest zwolnienie lekarskie?

Zwolnienie lekarskie wystawiane jest przez lekarza w celu usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy. Innymi słowy jest to pisemne stwierdzenie, że pracownik w danym okresie nie jest zdolny do świadczenia pracy. Dokumentem, który to potwierdza, jest zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA.

Jak należy rozumieć urlop wypoczynkowy?

Podstawowym rodzajem urlopu jest urlop wypoczynkowy. Jak stanowi art. 152 Kodeksu Pracy, pracownikowi przysługuje prawo do:

  • corocznego,

  • nieprzerwanego,

  • płatnego urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu jest jednym z podstawowych praw pracownika. Jego celem jest stworzenie warunków dla regeneracji sił pracownika. W związku z tym pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani też przenieść go na inną osobę.

Telefon służbowy a wewnętrzny regulamin firmy

Jak już zostało wspomniane wcześniej,  to, czy telefon służbowy pozostający w dyspozycji pracownika, gdy ten przebywa na urlopie lub zwolnieniu chorobowym, będzie dla niego przychodem, zależne jest od regulaminów obowiązujących w firmie.

Jednak co powinien zawierać regulamin, by na jego podstawie można było wykluczyć powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia?

W regulaminie, który precyzuje warunki korzystania ze sprzętu, powinien znaleźć się zapis, że w trakcie przebywania na urlopie lub zwolnieniu chorobowym pracownik nie będzie wykorzystywał telefonu służbowego do celów prywatnych. Zapis ten jednak nie zobowiązuje pracownika do zdania telefonu na czas nieobecności w pracy, ponieważ w czasie tym telefon służbowy może pozostawać w dyspozycji pracownika w celu kontaktowania się z pracodawcą.

Jednak w  kwestii posiadania telefonu służbowego przez pracownika, który przebywa na urlopie, należy być bardzo ostrożnym. W trakcie urlopu nie może on korzystać z aparatu w celu wykonywania zadań służbowych, jak np. kontaktowanie się z klientami. W takim przypadku doszłoby do naruszenia zasad korzystania z urlopu, a co za tym idzie, zostałyby naruszone zasady korzystania z podstawowych uprawnień pracownika, wskutek czego mogłoby dość do cofnięcia wypłacanego pracownikowi zasiłku.

Korzystanie z telefonu służbowego w ujęciu przepisów

Powyższe stwierdzenie potwierdzają organy skarbowe. Zgodnie z interpretacją indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPB-2-1/4511-339/15/AD,z dnia 20 października 2015 roku:

W przypadku udostępniania telefonów tylko i wyłącznie do celów związanych z pracą i faktycznym wykorzystaniem tychże telefonów wyłącznie do celów służbowych nie sposób uznać, iż pracownicy uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych. Jest to bowiem świadczenie, realizowane w interesie pracodawcy a nie pracownika.

Jeśli więc korzystanie z telefonu służbowego następuje tylko i wyłącznie w celach firmowych, może stanowić koszt podatkowy dla pracodawcy i jednocześnie nie powodować przychodu po stronie pracownika.

Dokumentowanie sposobu korzystania z telefonu służbowego

Jeśli w firmowych regulaminach zawarty został zapis o możliwości posiadania telefonu służbowego w czasie urlopu czy zwolnienia chorobowego bez wykorzystania go do celów prywatnych, obowiązkiem pracodawcy i pracowników jest przestrzeganie tego zapisu. Jak zatem pracodawca może sprawdzić, czy pracownik stosował się do zapisu regulaminu? Może sprawdzić bilingi rozmów prowadzonych przez pracownika w czasie jego nieobecności w pracy. Jeśli okaże się, że pracownik wykorzystywał telefon służbowy w sposób niezgodny z regulaminem firmy, wówczas grozić mu mogą kary z tytułu odpowiedzialność pracownicza. Odpowiedzialność ta nie ma jednolitego charakteru i może być egzekwowana na różnych płaszczyznach oraz nakładać na pracownika różnego rodzaju kary.