Umowy z zakresu IT zajmują coraz silniejszą pozycję na rynku. Mogą dotyczyć różnych kwestii związanych z oprogramowaniem czy też wdrożeniem konkretnych rozwiązań. Jak każda z umów, również umowa z zakresu IT powinna zawierać pewne elementy istotne, bez których funkcjonowanie takiej umowy mija się z celem lub też umowa taka nie będzie możliwa do realizacji. Szczególną uwagę należy zwrócić na to jakie elementy powinna zawierać umowa IT z zagranicznym klientem.
Umowa IT z zagranicznym klientem
Poniżej wskazujemy najważniejsze elementy, jakie powinna zawierać umowa z zakresu IT:
- określenie stron umowy,
- przedmiot umowy wraz ze szczegółową specyfikacją systemu, który ma zostać opracowany,
- termin wykonania,
- wynagrodzenie,
- sposób przeprowadzenia odbioru przedmiotu umowy,
- postanowienia dotyczące odstąpienia od umowy, jej rozwiązania,
- postanowienia dotyczące własności intelektualnej i praw autorskich, np. przeniesienie autorskich praw majątkowych,
- postanowienia dotyczące wzajemnych obowiązków stron,
- postanowienia dotyczące gwarancji i rękojmi,
- kary umowne,
- postanowienia końcowe: właściwość sądu, postanowienia dotyczące stosowania przepisów prawa, postanowienia dotyczące polubownego rozwiązania sporu. W ramach postanowień końcowych powinny się znaleźć również postanowienia dotyczące prawa właściwego, tj. prawo którego kraju będzie stosowane do rozpoznawania sporów powstałych na gruncie umowy.
Czynności podejmowane przed podpisaniem umowy
W pierwszej kolejności, przed podpisaniem umowy, konieczne jest zweryfikowanie kontrahenta na rynku zagranicznym. Oczywiście nie chodzi tylko o sprawdzenie jego strony internetowej czy adresu e-mail do korespondencji, lecz o sprawdzenie jego faktycznego istnienia i rzetelności w odpowiednich rejestrach w danym kraju, poprzez skorzystanie z odpowiedników polskich systemów, takich jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej czy Krajowy Rejestr Sądowy.
Jako przykład można wskazać Zjednoczone Królestwo, w tym Anglia i Walia, Irlandia Północna i Szkocja. Rejestr gospodarczy prowadzi Izba Spółek Handlowych (Companies House): https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house.
Powyższe pozwala na uniknięcie zwarcia umowy z nieuczciwym lub niewypłacalnym kontrahentem.
Ponadto w przedmiotowych rejestrach odnajdziemy dane, które niezbędne będą do prawidłowego oznaczenia stron przy konstruowaniu umowy, co jest jej jednym z najistotniejszych elementów.
W przeważającej większości, umowy z zakresu IT np. z programistami z polski są przygotowywane przez podmioty zagraniczne, z którymi polski programista nawiązuje współpracę. Warto pamiętać, że nawet umowa, której wzór jest już przygotowany, podlega negocjacjom. Nie należy od razu i w ciemno godzić się na jej postanowienia. Dlatego też kolejnym istotnym etapem przed zawarciem umowy jest negocjowanie jej postanowień.
Umowa IT z zagranicznym klientem a język sporządzanej umowy
Kolejną ważną kwestią jest język sporządzanej umowy. Dopuszczalne jest zawarcie umowy z polskim podmiotem (np. programistą) w innym języku niż język polski. Za języki międzynarodowe uważane są między innymi język angielski, francuski, hiszpański. Oczywiście ważna jest tu biegła znajomość języka, w którym zawiera się umowę. Jednak jeżeli nie władamy biegle językiem innym niż polski, można zawrzeć umowę w dwóch wersjach językowych. Jednak konieczne jest zaznaczenie, która wersja językowa jest wiążąca w przypadku zaistnienia sporu na gruncie wykładni postanowień umowy.
Przykład 1.
W przypadku wątpliwości co do interpretacji i wykładni postanowień umowy pierwszeństwo przy rozstrzyganiu ma język polski.
Newralgiczne postanowienia umowy IT
Wyżej zostały wskazane najważniejsze elementy takiej umowy, które powinny znaleźć się w jej treści. Szczególną uwagę należy zwrócić na:
- przedmiot umowy wraz ze szczegółową specyfikacją systemu, który ma zostać opracowany,
- termin wykonania,
- wynagrodzenie i terminy jego płatności,
- sankcje związane z nieterminowym wykonaniem przedmiotu umowy – kary umowne,
- postanowienia dotyczące własności intelektualnej i praw autorskich, np. przeniesienie autorskich praw majątkowych.
Są to najbardziej wrażliwe i jedne z najważniejszych postanowień umów z zakresu IT, dlatego warto walczyć tutaj o jak najlepsze i najkorzystniejsze postanowienia.
Przedmiot umowy powinien być dokładnie oznaczony. Szczególnie ważne jest prawidłowe określenie specyfikacji oraz wymagań, jakie spełniać musi przedmiot umowy.
Termin wykonania powinien zostać określony albo przez wskazanie konkretnej daty, albo przez wskazanie okresu, w jakim musi być wykonany, np. w terminie 3 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
Jeżeli chodzi o wynagrodzenie, to strony powinny uzgodnić warunki płatności, tj. kiedy następuje płatność, czy jest podzielona na etapy oraz w jakiej walucie wypłacane jest wynagrodzenie.
Kary umowne to z góry określone odszkodowanie, zastrzeżone na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Ważne jest to, że nie można zastrzec według prawa polskiego kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania pieniężnego. Wówczas stronie przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie lub odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (według prawa polskiego).
Postanowienia dotyczące prawa właściwego, tj. prawo, którego kraju będzie stosowane do rozpoznawania sporów powstałych na gruncie umowy
Strony powinny również w treści umowy wskazać postanowienia dotyczące prawa właściwego, tj. prawo, którego kraju będzie stosowane do rozpoznawania sporów powstałych na gruncie umowy.
W przypadku zaistnienia sporu z punktu widzenia polskiego programisty ważne jest zastrzeżenie, że w przypadku sporu powstałego na gruncie umowy i jej wykonywania, zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, łącznie z właściwością sądu właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej przez polskiego programistę.
