Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo - jakie niesie ze sobą skutki?

Na czym polega zawarcie umowy o pracę na zastępstwo? Czy po rozwiązaniu tej umowy możliwe jest zawarcie z pracownikiem umowy o pracę na czas określony? Jak rozwiązać umowę na zastępstwo, ile może ona trwać? Czy podpisana umowa o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo będzie zgodna z prawe - a jeżeli tak to jakie niesie ze sobą skutki? Na co może to wpływać w zakresie uprawnień pracowniczych w zakładzie pracy?

Kiedy można zawrzeć umowę na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo może zostać zawarta w zakładzie pracy w sytuacji, gdy stały, dotychczasowy pracownik jest nieobecny w pracy, a jego nieobecność jest usprawiedliwiona. Może to wynikać na przykład:

  • ze skorzystania z urlopu macierzyńskiego;
  • ze skorzystania z urlopu wychowawczego;
  • ze skorzystania z urlopu rodzicielskiego;
  • z pozostawania na zwolnieniu lekarskim i korzystania z zasiłku lub świadczenia rehabilitacyjnego;
  • z czasowej niezdolności do pracy;
  • z urlopu bezpłatnego udzielonego na dłuższy okres czasu.

W takiej sytuacji, aby zapewnić ciągłość, niezakłócone działanie zakładu pracy, rzeczywistą potrzebę obsadzenia stanowiska pracy, można zawrzeć z inną osobą umowę o pracę na czas zastępstwa danego pracownika.

W umowie o pracę na zastępstwo należy określić, że pracownik jest zatrudniony za konkretnego pracownika, na określonym stanowisku oraz zamieścić informacje o obiektywnych przyczynach zawarcia takiej umowy.

Jak rozwiązać umowę na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo może być rozwiązana:

  • z upływem czasu, na jaki została zawarta;
  • za porozumieniem stron;
  • jednostronnie, z zachowaniem okresu wypowiedzenia;
  • jednostronnie, bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Są to zatem te same zasady, które mają miejsce przy rozwiązywaniu wszelkich umów o pracę. Różny może być jedynie okres wypowiedzenia, który jest uzależniony od stażu pracy w konkretnym zakładzie pracy. I tak dla pracowników, którzy są zatrudnieni krócej niż 6 miesięcy, okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, dłużej niż 6 miesięcy – miesiąc, a co najmniej 3 lata – 3 miesiące.

Przykład 1.

Pani Maria została zatrudniona na podstawie umowy na zastępstwo za panią Wandę, na stanowisku kadrowej w przedsiębiorstwie zatrudniającym 30 osób. Umowa została zawarta 1 lutego 2020 r., miała trwać do 31 stycznia 2021 r. Pani Wanda zgłosiła się jednak do pracy przed wykorzystaniem urlopu macierzyńskiego w całości, 10 października 2020 r. W tej sytuacji pracodawca chciał, za porozumieniem stron, rozwiązać umowę z panią Marią. Nie zgodziła się jednak na to, co skutkowało wręczeniem jej oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. Jako że jej staż pracy wyniósł powyżej 6 miesięcy, okres wypowiedzenia będzie wynosił miesiąc. Skoro oświadczenie wręczono jej w październiku, to listopad będzie miesiącem okresu wypowiedzenia. Umowa zostanie zatem rozwiązana 30 listopada 2020 r.

Ile może trwać umowa na zastępstwo?

W przepisach prawa pracy w zakresie umowy na zastępstwo nie ma żadnych ograniczeń co do czasu jej trwania. Jest to bowiem uzasadnione tym, na jaki okres wymagane jest zastępstwo, przez ile czasu nieobecny w pracy będzie zastępowany pracownik. Może się zdarzyć, że początkowo umowa zostanie zawarta na, na przykład, 3 miesiące, jednak niezbędne będzie jej przedłużenie. Może to być uzasadnione dalszym pozostawaniem na zwolnieniu, przedłużeniem zwolnienia lekarskiego, a pracownik zastępujący będzie nadal potrzebny u danego pracodawcy.  

Umowa o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo -  czy jest zgodna z prawem?

Nie istnieją żadne prawne przeciwwskazania dla zawarcia umowy o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo. Co więcej, pracownika można zatrudnić też na umowę o pracę na czas nieokreślony, decyzja w tym przedmiocie należy do pracodawcy.

Często okazuje się bowiem, że pracownik na zastępstwo bardzo dobrze sobie radzi, spełnia wymagania pracodawcy, osiąga dobre wyniki w pracy, co uzasadnia jego dalsze zatrudnienie. Może też dojść do rozwoju przedsiębiorstwa i w związku z tym niezbędności zatrudnienia więcej niż jednej osoby na tym samym stanowisku. Wtedy pracownik zastępowany będzie kolejną osobą wykonującą tę samą pracę.

Umowa o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo - jakie niesie ze sobą skutki?

Co do zasady na podstawie art. 251 § 1 Kodeksu pracy okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a także łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.

Oznaczałoby to, że gdyby zaliczyć umowę o pracę na zastępstwo do tych umów, to nie mogłaby być zawarta na czas dłuższy niż 33 miesiące, a także, że gdyby, dla przykładu, umowa na zastępstwo trwała 30 miesięcy, to umowa o pracę na czas określony mogłaby być zawarta na tylko 3 miesiące.

Od tej ogólnej zasady 33 miesięcy lub trzech następujących po sobie umów o pracę są wyjątki. Nie dotyczy to umów o pracę zawartych na czas określony:

  1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
  3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
  4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

- jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Dlatego tak ważne dla pracodawcy jest wskazanie w umowie o pracę na zastępstwo informacji o obiektywnych przyczynach zawarcia tej umowy. Jeżeli jest to uzasadnione, a umowa na zastępstwo nie jest pozorną umową na czas określony, to wówczas możliwe jest, po upływie terminu, na który została zawarta, zawieranie umów o pracę na czas określony. Limit tych umów to 3, a ich łączny czas trwania – 33 miesiące i nie wlicza się do tego okresu zatrudnienia na podstawie umowy na zastępstwo.

Przykład 2.

Pani Maria  została zatrudniona na podstawie umowy na zastępstwo innej pracownicy na okres od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2018 r. Przez 24 miesiące była zatem zatrudniona u pracodawcy. Po tym czasie pracodawca chce zatrudnić ją na umowę o pracę na czas określony na kolejny rok – od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. Mimo że pani Marta zatrudniona byłaby na podstawie umów na czas określony przez 36 miesięcy, to działanie pracodawcy jest prawidłowe. Do tego czasu – 33 miesięcy lub 3 kolejno po sobie następujących umów o pracę – nie wlicza się umów o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Ważne, że zawarcie umowy na zastępstwo w konkretnym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania oraz jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia tej umowy.

Innym skutkiem zawarcia umowy na czas określony po umowie na zastępstwo jest to, że pracownikowi do stażu pracy u pracodawcy wlicza się czas zatrudnienia na podstawie umowy na zastępstwo. Ma to zaś wpływ na okres wypowiedzenia u danego pracodawcy, który wiąże się z okresem zatrudnienia w konkretnym zakładzie pracy.

Dodatkowo po stronie pracodawcy nie ma konieczności ponownego zgłaszania takiego pracownika do ubezpieczeń: społecznych i zdrowotnego w ZUS.

Kiedy umowa o pracę na czas określony staje się umową na czas nieokreślony?

Umowa o pracę na czas określony staje się umową na czas nieokreślony, jeżeli:

  • liczba umów o pracę na czas określony między tym samym pracownikiem i pracodawcą przekroczy 3,
  • łączny czas zatrudnienia pracownika u jednego pracodawcy przekroczył 33 miesiące.

Każda czwarta umowa o pracę na czas określony, choćby łącznie okres ten wynosił 10 miesięcy, będzie umową o pracę na czas nieokreślony.

Umowa o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo - podsumowanie

Zawarcie umowy o pracę na zastępstwo musi zawierać w swojej treści informacje o obiektywnych przyczynach zawarcia tej umowy.

Po umowie o pracę na zastępstwo możliwe jest zawarcie umowy na czas określony z tą samą osobą. W takiej sytuacji pracodawca nie jest związany przepisami, które powodują, że umowa z pracownikiem przekształca się w umowę o pracę na czas nieokreślony po upływie odpowiednio 33 miesięcy lub gdy jest to czwarta umowa o pracę między stronami. Umowa o pracę na czas zastępstwa nie będzie do tego wliczana.

Umowa o pracę na czas zastępstwa będzie jednak wliczać się do stażu pracy pracownika u pracodawcy, co z kolei wpływać będzie na długość okresu wypowiedzenia w danym zakładzie pracy.

Pracodawca nie będzie musiał zgłaszać do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych osoby, którą zatrudni bezpośrednio po umowie o pracę na zastępstwo na umowę o pracę na czas określony.