Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA - co warto wiedzieć

Przedsiębiorcy podlegają obligatoryjnie obowiązkowi ubezpieczeń ZUS. Rozliczanie się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych polega na opłacaniu przez prowadzącego działalność składek za siebie, osoby współpracujące oraz za zatrudnianych pracowników. Obowiązek opłacania składek wiąże się również z wymogiem dostarczania informacji o dokonanych rozliczeniach na deklaracji ZUS DRA. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy powstaje obowiązek składania deklaracji ZUS DRA.

Płacisz minimalne składki - możesz nie składać deklaracji ZUS

Jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników i decyduje się na opłacanie minimalnych składek ZUS czy to preferencyjnych, czy też podstawowych, ale minimalnych, to nie dotyczy go comiesięczny obowiązek składania deklaracji ZUS DRA. Ta zasada ma zastosowanie również w przypadku opłacania składek za osobę współpracującą (nie mylić z pracownikiem!) także na podstawie minimalnego wymiaru. Oczywiście nie dotyczy to pierwszej deklaracji składanej przez danego przedsiębiorcę - tę obowiązkowo należy złożyć w ZUS-ie. Natomiast jeżeli w kolejnych miesiącach składki nie ulegają zmianie, to zakłady ubezpieczeń społecznych dopuszczają samo opłacanie składek bez konieczności składania deklaracji. Natomiast w przypadku jakichkolwiek zmian w wysokości opłacanych składek (np. spowodowanych zwolnieniem chorobowym) przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć deklarację za miesiąc, w którym zmiana nastąpiła. Termin złożenia deklaracji ZUS DRA i opłacenia składek za przedsiębiorcę upływa 10. dnia kolejnego miesiąca. Termin ten ulega wydłużeniu do 15. dnia miesiąca, gdy w firmie zatrudnieni są pracownicy.

Opłacanie innych składek niż minimalne generuje obowiązek składania deklaracji ZUS DRA

Przedsiębiorca sam decyduje, czy będzie opłacał składki ZUS minimalne, których wysokość określa się, uwzględniając podstawę wymiaru równą określonym przez ZUS wskaźnikom, czy też będzie opłacał składki wyższe. Jeżeli przedsiębiorca wybierze drugi wariant - zobowiązując się opłacać wyższe składki ubezpieczeń niż minimalne - powinien mieć na uwadze obowiązek składania deklaracji ZUS DRA co miesiąc.  Nie może on więc korzystać z  uproszczenia - możliwości nieskładania ZUS DRA co okres - jak przy opłacaniu minimalnych składek.

Zatrudniasz pracowników - masz obowiązek składania deklaracji ZUS DRA

Obowiązek opłacania składek ZUS jest związany z obowiązkiem wypełnienia i złożenia w ZUS-ie deklaracji ZUS DRA. Deklaracja ta jest w zasadzie tak samo ważna, jak opłacenie składek. Stanowi bowiem dokument wskazujący m.in. w jakim wymiarze zostały opłacone składki i za kogo. Z comiesięcznych obowiązków w stosunku do ZUS-u przedsiębiorca zatrudniający pracowników wywiązuje się do 15. dnia kolejnego miesiąca. Termin złożenia deklaracji ZUS-DRA i opłacenia składek jest taki sam.

Odgórna zmiana wskaźników nie powoduje obowiązku składania deklaracji

Zmiana podstawy wymiaru składki spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia nie powoduje konieczności składania deklaracji ZUS DRA, jeżeli przedsiębiorca opłaca minimalne składki. Przykładem jest podniesienie wysokości minimalnego wynagrodzenia, które w roku 2017 wynosiło 2000 zł, a w roku 2018 już 2100 zł. Zmiana ta ma wpływ na wysokość preferencyjnych składek ZUS, ale nie powoduje konieczności składnia ZUS DRA w przypadku przedsiębiorców kontynuujących opłacanie najniższego wymiaru składek ZUS, z tym że już w wartości ustalonej na 2018 r.

Zasady ogólne nakazują obowiązek składania deklaracji ZUS DRA co miesiąc każdemu przedsiębiorcy. Wyjątek od tej reguły dotyczy przedsiębiorców opłacających jedynie składkę za siebie lub za siebie i osobę współpracującą, jeżeli zadeklarowali oni w pierwszej lub poprzednio złożonej deklaracji ZUS DRA najniższą podstawę wymiaru składki społecznej i zdrowotnej.

 

Wymiar składek w 2018 r.

Najniższa podstawa składki społecznej

Najniższa podstawa składki zdrowotnej

Ogólne

2 665,80 zł

3 554,93 zł

Preferencyjne

630,00 zł

3 554,93 zł

Deklaracja ZUS DRA generowana z systemu księgowego

Od paru lat złamany został monopol programu do rozliczania ZUS Płatnik, w tej chwili każdy profesjonalny system księgowy posiada funkcję generowania deklaracji ZUS DRA.

Przewagą takiego rozwiązania jest powiązanie automatycznego rozliczania składek z odliczaniem ich od wyliczanych zaliczek na podatek dochodowy oraz księgowania w koszty zapłaconych składek za pracowników.

Pokażemy na podstawie interaktywnego systemu księgowości internetowej wfirma.pl, jak prosto wygenerować, rozliczyć deklaracje ZUS DRA oraz zaksięgować na jej podstawie składki.

Wystarczy kliknąć w funkcję generuj deklarację ZUS DRA. System na bieżąco monitoruje aktualne podstawy wyliczania składek dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Przedsiębiorca nie musi ich nawet znać, generując deklarację.

 Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA - dodawanie deklaracji

Następnie należy oznaczyć deklarację i rozliczyć w dacie jej płatności.

Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA -  dodawanie płatności za deklarację

System automatycznie weźmie pod uwagę opłacone składki przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za okres, w którym została ona zapłacona.

Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA

Składka na fundusz pracy automatycznie zostanie zaksięgowana do KPiR.

System księgowy pozwala eksportować deklarację do pliku KEDU, który można zaimportować do systemu ePUAP lub do programu Płatnik. Deklarację można również wydrukować i przekazać do ZUS-u w formie papierowej, pod warunkiem, że przedsiębiorca rozlicza składki z mniej niż 5 osób.

Nie musisz znać podstaw wyliczania składek, by je prawidłowo rozliczyć!

Podsumowując, użytkownik systemu wfirma.pl nie musi znać aktualnych kwot składek, podstaw ich wyliczenia ani ograniczeń obowiązujących w danym roku odliczania składki zdrowotnej od wyliczonego podatku. System zintegrowany online przez cały czas monitoruje i aktualizuje dane na podstawie publikowanych informacji przez ZUS i Ministerstwo Finansów.