Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA

Praktycznie wszyscy przedsiębiorcy podlegają obowiązkowi ubezpieczeń ZUS. Rozliczanie się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych polega na opłacaniu przez prowadzącego działalność składek za siebie, osoby współpracujące oraz za zatrudnianych pracowników. Obecnie na płatników składek nałożony jest comiesięczny obowiązek wysyłania deklaracji ZUS DRA. Część dostawców oprogramowania księgowego, jak np. wFirma, wyszło naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców udostępniając narzędzia do szybkiego i prostego wyliczenia wysokości składek, utworzenia deklaracji ZUS DRA oraz jej wysyłki prosto do ZUS. Bez żadnych dodatkowych programów, wszystko za dosłownie dwoma kliknięciami. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy powstaje obowiązek składania deklaracji ZUS DRA i na jakie rozwiązania warto postawić, aby ułatwić sobie pracę!

Jakie dane zawiera deklaracja DRA?

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za ubezpieczonych zawierają informacje o wysokości składek na poszczególne ubezpieczenia pobranych przez płatnika za ubezpieczonych. To na podstawie deklaracji DRA dokonuje się wpłaty na indywidualny numer składkowy w ZUS.

Termin przekazywania deklaracji do ZUS-u przed i po wejściu w życie Polskiego Ładu

Od stycznia 2022 roku obowiązują następujące terminy do przekazywania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.).

Kto jest zwolniony ze składania deklaracji rozliczeniowych do ZUS-u?

Do końca 2021 roku spora część płatników była zwolniona była z obowiązku przekazywania deklaracji DRA co miesiąc. Dotyczyło to przedsiębiorców, którzy:

• opłacali składki wyłącznie za siebie i/ lub za osoby współpracujące;
• złożyli dokumenty rozliczeniowe, w których wykazane zostały składki za cały poprzedni miesiąc, a podstawa ich wymiaru była co najmniej równa obowiązującej ich minimalnej podstawie.

W takiej sytuacji po złożeniu deklaracji z naliczeniem składek za pełny miesiąc ZUS w kolejnych miesiącach powielał ostatnio złożoną deklarację. Płatnik zobowiązany był jednak do przekazania deklaracji DRA, jeśli w porównaniu do poprzedniego okresu wystąpiła jakakolwiek zmiana, np. w wysokości składek czy w kodzie tytułu do ubezpieczenia. Dotyczyło to również sytuacji, kiedy przedsiębiorca zgłosił do ubezpieczeń zatrudnione osoby. Wtedy obowiązek składania deklaracji ZUS DRA musiał być dopełniony co miesiąc.

W związku z wejściem w życie Polskiego Ładu i zmianami w ustalaniu wysokości podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, wspomniane zwolnienie nie jest już dostępne dla płatników opłacających składki wyłącznie dla siebie. Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne jest dla większości płatników różna w każdym miesiącu. Podstawa naliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne jest zależna od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania. Dla osób korzystających z wyliczania zaliczek na podatek dochodowy:

• wg skali i podatkiem liniowym - jest to dochód, 
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych - jest to przychód,
• kartą podatkową - podstawą jest kwota minimalnego wynagrodzenia.

Ponieważ podstawa do wyliczenia może być co miesiąc inna, to przedsiębiorcy są zobligowani zgłosić do ZUSu ile zarobili, aby instytucja ta mogła sprawdzić czy do ich kasy trafiła odpowiednia kwota składki. Informację o wysokości dochodów przedsiębiorcy będą wykazywać na deklaracjach ZUS DRA.

Obecnie zostały wskazane 3 grupy, których comiesięczny obowiązek składania deklaracji ZUS DRA nie dotyczy i są to:

• duchowni;
• osoby składające dokumenty za nianie;
• osoby, które podlegają dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu na podstawie art. 7 ustawy o sus (kod tytułu ubezpieczenia 1900 xx).

Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA

Obowiązki płatnika w zakresie terminowego przekazywania deklaracji rozliczeniowych i opłacania składek na ubezpieczenia wynikają wprost z przepisów. Niewywiązywanie się z nich daje ZUS-owi prawo do zastosowania różnego rodzaju sankcji i środków dyscyplinujących wskazanych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Na płatników lub osoby zobowiązane do działania w imieniu płatnika Zakład może nałożyć karę grzywny w wysokości do 5 000,00 zł.

W razie niezłożenia przez płatnika dokumentów rozliczeniowych, ZUS nie powiela deklaracji z poprzedniego miesiąca, a sporządzi DRA z urzędu, na którym wykaże kwoty składek na poziomie minimalnym. Oznacza to również konieczność złożenia korekty oraz dopłaty składek wraz z ewentualnymi odsetkami.

Na zdecydowaną większość przedsiębiorców zostanie nałożony obowiązek składania deklaracji ZUS DRA co miesiąc. Z tego względu warto poszukać rozwiązania, które gwarantuje taką opcję. Jednym z takich narzędzi jest system wFirma. Dowiedz się, jak w prosty sposób rozliczysz składki korzystając z programu do samodzielnej księgowości!

Deklaracja ZUS DRA generowana z systemu księgowego

Obecnie nie ma już konieczności korzystania z systemu Płatnik by rozliczyć składki ZUS. Oprogramowanie wFirma, dzięki integracji z ZUS, pozwala nie tylko na rozliczenie, ale także na bezpośrednią wysyłkę deklaracji do ZUS.

Dodatkową przewagą omawianego rozwiązania jest powiązanie automatycznego rozliczania składek z odliczaniem ich od dochodów przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy, czy zaliczaniem bezpośrednio do kosztów. Wszystkie te funkcje posiada system wFirma. Poniżej instrukcja, jak szybko wygenerować ZUS DRA, opłacać, wysłać je do ZUS-u i zaksięgować wynikające z niej składki.

W pierwszej kolejności w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE konieczne jest wybranie odpowiedniego schematu składek zgodnie ze zgłoszeniem do ZUS-u.

Następny krok to przejście do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE, gdzie należy wybrać opcję DODAJ DEKLARACJĘ i zapisać zmiany. System na bieżąco monitoruje aktualne podstawy wyliczania składek społecznych dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Atutem jest tu także automatyczne wyliczanie składki zdrowotnej na podstawie danych księgowych. Przedsiębiorca nie musi ich nawet znać, generując deklarację system sam pobiera odpowiednie dane. Tak dodane ZUS DRA jest gotowe do wysłania.

Aby wysłać deklarację do ZUS-u, należy posiadać własny podpis kwalifikowany. Dostawca oprogramowania dostarcza również rozwiązanie dla osób, które certyfikatu kwalifikowanego nie posiadają - można skorzystać z podpisu pracownika wFirma. Do wysyłki wystarczy zaznaczyć deklarację, wybrać z paska opcji WYŚLIJ DO ZUS» WYŚLIJ DO ZUS. Po pojawieniu się okna w zakładce PODPIS WFIRMA.PL należy kliknąć na ZLEĆ DO PODPISU I WYSYŁKI.

Informacją o przyjęciu deklaracji jest widoczna przy DRA ikona zielonej koperty. Wtedy też możliwe jest pobranie urzędowego poświadczenia odbioru. UPO stanowi potwierdzenie poprawnego przetworzenia DRA i zaakceptowania go przez serwer ZUS.

Po wysyłce deklaracji można również opłacić wynikające z niej składki bezpośrednio z systemu. Aby tego dokonać, trzeba zaznaczyć ZUS DRA, wybrać z górnego paska ZAPŁAĆ » ZAPŁAĆ PRZEZ BLUEMEDIA. Wówczas nastąpi przekierowanie na bramkę do płatności, gdzie możliwe jest sfinalizowanie transakcji.

Po dokonaniu zapłaty deklaracja zostanie automatycznie rozliczona, a wynikające z niej składki społeczne i na Fundusz Pracy ujęte podczas wyliczania zaliczki na podatek i/lub zaksięgowane w kosztach.

Podsumowując, użytkownik systemu wFirma łatwo i szybko wygeneruje deklarację ZUS DRA i wyśle ją do ZUS. Dzięki wFirma przedsiębiorca spełni nowy obowiązek, a zajmie mu to 30 sekund miesięcznie. Nie musi przy tym znać aktualnych kwot składek, podstaw ich wyliczenia, ani ograniczeń obowiązujących w danym roku odliczania składki zdrowotnej od wyliczonego podatku. System przez cały czas monitoruje i aktualizuje dane na podstawie informacji publikowanych przez ZUS.

Od 2022 roku obowiązek składania deklaracji ZUS DRA objął już prawie wszystkich płatników. Obowiązuje on zarówno firmy zatrudniające pracowników, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze.