Wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy stanowią istotne elementy ochrony pracownika w razie jego niezdolności do pracy. System zabezpieczenia społecznego w Polsce przewiduje, że pracownicy w okresie niezdolności do pracy mogą liczyć na świadczenia, które częściowo pokrywają ich utracone zarobki. Kluczowym zagadnieniem, które pojawia się w tym kontekście, jest wyłączenie określonych składników wynagrodzenia z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Przeczytaj artykuł i poznaj składniki wynagrodzenia wyłączane z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego oraz poznaj konkretne przykłady obrazujące te sytuacje.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego – czym jest?
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego to wartość wynagrodzenia, od której naliczane jest świadczenie w przypadku choroby pracownika. Przy ustalaniu tej podstawy bierze się pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika z okresu ostatnich 12 miesięcy kalendarzowych, które poprzedzają miesiąc, w którym pracownik stał się niezdolny do pracy.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego jest pomniejszana o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, co odpowiada 13,71% wynagrodzenia brutto. Zasady te są szczegółowo opisane w Ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Jednak nie wszystkie składniki wynagrodzenia są brane pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. W wielu przypadkach wyłącza się pewne elementy wynagrodzenia, co ma wpływ na ostateczną wysokość zasiłku.
Składniki wynagrodzenia wyłączane z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego
Niektóre składniki wynagrodzenia pracownika są wyłączane z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Przepisy w tej kwestii mają na celu ustalenie, które części wynagrodzenia nie powinny wpływać na wysokość zasiłku, aby uniknąć sytuacji, w której świadczenia chorobowe są zawyżane przez specyficzne dodatki.
Ogólna zasada mówi, że do podstawy zasiłku chorobowego nie wchodzą składniki, do których pracownik zachowuje pełne prawo mimo absencji chorobowej. Są jednak składniki, które nie wpisują się w tę zasadę i omawiamy je poniżej.
Dodatki, które mają charakter nieregularny
Pierwszą grupą składników wynagrodzenia, które są wyłączone z podstawy zasiłku chorobowego, są jednorazowe nagrody, premie roczne czy kwartalne, które nie mają charakteru stałego i nie są wypłacane co miesiąc (co kwartał, co rok). Wyjątkiem są premie, które są wypłacane regularnie i mają określoną wysokość, np. premie regulaminowe.
Przykład 1.
Pan Adam otrzymuje wynagrodzenie podstawowe w wysokości 5000 zł brutto miesięcznie oraz nagrodę roczną w wysokości 6000 zł, która wypłacona została pierwszy raz w historii firmy. W marcu zachorował i otrzymał zasiłek chorobowy. Podczas ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się jedynie wynagrodzenie podstawowe, a nagroda roczna została wyłączona, ponieważ ma charakter nieregularny.
Przykład 2.
W zakładzie pracy obowiązuje premia wypłacana co dwa miesiące. Regulamin wynagradzania wskazuje, że składnik ten przysługuje w pełnej wysokości nawet w miesiącach z nieobecnością chorobową. Tym samym składnik ten nie jest uwzględniany w podstawie zasiłku chorobowego pracowników.
Świadczenia, które nie mają związku z pracą
Kolejną grupą są składniki, których wypłata nie jest związana z wykonywaną pracą, na przykład zapomogi losowe, bony świąteczne, świadczenia w naturze. To elementy, które nie stanowią wynagrodzenia za pracę, a ich wypłata jest uzależniona od okoliczności pozazawodowych. Przykładem takich składników jest świadczenie urlopowe lub wczasy pod gruszą. Co do zasady takie elementy wynagrodzenia zwolnione są z oskładkowania, co również stanowi czynnik wyłączający je z podstawy zasiłku.
Przykład 3.
W firmie wypłacane jest świadczenie urlopowe w kwocie wskazanej przez przepisy ustawy o ZFŚS. Składnik ten nie wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego pracowników.
Dodatki uzależnione od nadzwyczajnych warunków pracy
Dodatki za pracę w warunkach szkodliwych wypłacane są pracownikom tylko niektórych zawodów, np. nauczycielom, na podstawie przepisów szczególnych. W innych przypadkach dodatek za pracę w warunkach szkodliwych może być wypłacany na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych. I tu co do zasady należy stosować regułę, że jeśli dodatek nie jest pomniejszany za czas absencji chorobowej, to nie należy uwzględniać go w podstawie zasiłku chorobowego.
Diety i inne świadczenia związane z podróżą służbową
Warto zwrócić szczególną uwagę na składniki wypłacane pracownikom za odbytą podróż służbową, takie jak diety, zwrot kosztów noclegu, dojazdów i inne należności wynikające z delegacji. Co do zasady wyłączone są one z oskładkowania i tym samym również z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Jednak warto pamiętać o pewnym wyjątku. Jeśli za czas podróży służbowej wypłacone zostaną diety w kwocie wyższej niż te wskazane przez przepisy, to kwota wypłaconej nadwyżki powinna być uwzględniona w podstawie zasiłku chorobowego.
Przykład 4.
W jednej z dużych globalnych korporacji co roku na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych ustala się wysokość diety za podróże służbowe. Kwoty są wyższe od tych wskazanych w przepisach i mają za zadanie zrekompensować pracownikom częste podróże służbowe. W 2024 roku dieta za 1 dzień podróży służbowej została określona na poziomie 70 zł. W związku z tym, że przepisy określają dietę na poziomie 45 zł za dzień delegacji, nadwyżka, czyli 35 zł jest oskładkowana i opodatkowana. Tym samym różnica w wypłaconej diecie uwzględniana jest w podstawie zasiłku chorobowego pracowników.
Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy
Nie wolno zapominać również o tym, że do podstawy zasiłku chorobowego nie wchodzą wypłacone wcześniej kwoty wynagrodzenia chorobowego czy wcześniejszych zasiłków chorobowych.
Przykład 5.
Pracownik w ciągu roku wykorzystał 33 dni choroby, za który pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe. W związku z tym podczas kolejnego zwolnienia lekarskiego pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek chorobowy. Ustalając podstawę zasiłku, pracodawca nie uwzględnia kwot wypłaconych wynagrodzeń chorobowych.
Ryczałty i ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej
Wielu pracodawców ma wątpliwości, czy ekwiwalenty i ryczałty za pranie odzieży roboczej wchodzą do podstawy zasiłku chorobowego. W tym przypadku odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od zasad wypłacania tego dodatku. Jeśli ekwiwalent za pranie odzieży wypłacany jest adekwatnie do wymiaru i ilości przepracowanego czasu przez pracownika, to jest zwolniony z oskładkowania i tym samym nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia chorobowego. Jeśli jednak ekwiwalent wypłacany jest zawsze w tej samej kwocie, bez względu na nieobecności pracownika, to de facto jest to ryczałt, który już nie może być zwolniony z opodatkowania i oskładkowania. W tym przypadku należy ustalić, czy ekwiwalent (ryczałt) jest pomniejszany za czas choroby, czy nie, i zastosować zasadę ogólną.
Przykład 6.
W zakładzie pracy wypłacany jest co miesiąc ryczałt za pranie odzieży roboczej. Jego wysokość nie zależy od wymiaru etatu. Jest on pomniejszany tylko za dni usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Tym samym jest on opodatkowany i oskładkowany. Jednak w związku z tym, że nie jest on pomniejszany za czas choroby – nie wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego.
Wpływ wyłączenia składników na wysokość zasiłku chorobowego
Wyłączenie pewnych składników wynagrodzenia z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego ma istotny wpływ na jego wysokość. Pracownicy, którzy otrzymują dużą część wynagrodzenia w formie dodatków nieregularnych lub świadczeń niebędących wynagrodzeniem za pracę, muszą liczyć się z tym, że wysokość ich zasiłku może być niższa, niż gdyby wszystkie te składniki były uwzględniane.
Warto zwrócić uwagę, że celem wyłączenia tych składników jest zapewnienie sprawiedliwości w systemie ubezpieczeń społecznych oraz uniknięcie sytuacji, w której pracownicy sztucznie zawyżają swoje wynagrodzenie w celu uzyskania wyższych świadczeń.
Podsumowanie
Pracownicy powinni mieć świadomość, które składniki ich wynagrodzenia będą uwzględniane przy ustalaniu wysokości zasiłku chorobowego, a które nie. Warto zwrócić uwagę na strukturę wynagrodzenia i pamiętać, że dodatki nieregularne czy świadczenia związane z podróżami służbowymi nie będą miały wpływu na wysokość zasiłku.
Pracodawcy z kolei powinni zadbać o odpowiednią informację dla pracowników oraz właściwe naliczanie składników wynagrodzenia, aby uniknąć błędów w obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Ważne jest również, aby pracodawcy właściwie dokumentowali składniki wynagrodzenia, by w razie kontroli możliwe było wykazanie prawidłowości obliczeń.
