Poradnik Przedsiębiorcy

Utrata kasy fiskalnej - obowiązki podatnika

Jednym z podstawowych urządzeń ewidencyjnych jest kasa fiskalna. Stosuje się ją w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obsługa kasy fiskalnej związana jest z wieloma obowiązkami wynikającymi z przepisów podatkowych. W poniższym artykule zastanowimy się, co należy zrobić  w przypadku gdy nastąpi utrata kasy fiskalnej.

Obowiązki związane z kasą fiskalną

Jak już wspomnieliśmy na wstępie, w przypadku podmiotów dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej pojawia się obowiązek ewidencjonowania tego rodzaju zdarzeń na kasie fiskalnej.

Podatnicy prowadzący kasę fiskalną mają wiele obowiązków związanych z kasą fiskalną. Jak podaje art. 111 ust. 3a ustawy VAT, są obowiązani m.in.:

  1. wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży;

  2. dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;

  3. poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;

  4. poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;

  5. zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Powyższe wynika bezpośrednio z treści ustawy VAT. Dodatkowo warto wskazać, że wiele kwestii technicznych związanych z obsługą i serwisem kasy określono w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Przykładowo zgodnie z § 34 rozporządzenia w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

  1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

  2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;

  3. składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

  4. sporządza i składa wraz z dokumentami do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Natomiast w myśl § 36 rozporządzenia w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku gdy nastąpi utrata kasy fiskalnej nie ma możliwość skorzystania z ww. procedury. Nie ma bowiem możliwości dokonania odczytu pamięci zagubionej kasy.

Przepisy ustawy VAT oraz przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących określają obowiązki związane z zakończeniem ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej. Te regulacje nie znajdą jednak zastosowania do przypadku zagubienia kasy fiskalnej

Utrata kasy fiskalnej a obowiązki podatnika

Do tematyki utraty kasy fiskalnej odnosi się § 10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy nastąpi zaginięcie kasy fiskalnej podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży podatnik dołącza do powiadomienia potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania.

W przypadku odzyskania utraconej kasy podatnik:

  1. niezwłocznie powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz

  2. poddaje kasę, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przy czym ponowne rozpoczęcie prowadzenia ewidencji może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Jak zatem widać, w przypadku zaginięcia kasy fiskalnej należy o tym fakcie niezwłocznie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego. Jeżeli kasa została utracona w wyniku kradzieży, należy dodatkowo dołączyć potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży na policję.

W przypadku utraty kasy fiskalnej podatnik powinien jak najszybciej powiadomić właściwy US o tym fakcie. Przepis nie określa urzędowego wzoru zawiadomienia, co oznacza, że może ono być dokonane w dowolnej formie.

Przekroczenie terminu na zawiadomienie US o utracie kasy fiskalnej 

Może zdarzyć się taka sytuacja, w której termin na zawiadomienie organu podatkowego o utracie kasy zostanie przekroczony.

Trzeba w tym miejscu zauważyć, że niedopełnienie obowiązków formalnych związanych z kasą fiskalną, w tym niezawiadomienie o utracie kasy, stanowi czyn zagrożony odpowiedzialnością karną skarbową przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym. Jak możemy przeczytać w art. 80 § 1 kks, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

Warto w tym miejscu podkreślić, że istnieje możliwość uniknięcia ww. odpowiedzialności poprzez skorzystanie z instytucji czynnego żalu. 

Zgodnie z art. 16 kks nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Zawiadomienie jest przy tym bezskuteczne, jeżeli zostało złożone:

  1. w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego;

  2. po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności służbowej, w szczególności przeszukania, czynności sprawdzającej lub kontroli zmierzającej do ujawnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony.

W konsekwencji, jeżeli wobec podatnika nie toczą się żadne czynności ze strony organu podatkowego, to nadal istnieje możliwość skorzystania z czynnego żalu. Przy sporządzaniu czynnego żalu należy wskazać, jakie obowiązki zostały naruszone. Dodatkowo warunkiem skuteczności czynnego żalu jest dopełnienie naruszonego obowiązku, w związku z czym podatnik powinien dołączyć zawiadomienie o utracie kasy fiskalnej.

Nawet jeżeli podatnik przekroczy termin na złożenie zawiadomienia o utracie kasy fiskalnej, powinien niezwłocznie dopełnić naruszony obowiązek. Dodatkowo należy dołączyć czynny żal, który uchroni przed odpowiedzialnością karną skarbową.

Należy także zapamiętać, że w przypadku braku kasy fiskalnej nie jest możliwe dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jak bowiem wynika z art. 111 ust. 3 ustawy VAT, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. 

Naruszenie wskazanego obowiązku związane jest z wymierzeniem dodatkowej sankcji podatkowej. W myśl art. 111 ust. 2 ustawy VAT w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.