Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna a drukarka fiskalna - podobieństwa i różnice!

W praktyce gospodarczej powszechnie znane jest korzystanie przez przedsiębiorców z kasy fiskalnej. Niewiele osób wie, że oprócz niej funkcjonuje również pojęcie drukarki fiskalnej, a zagadnienie to jest również opisane w przepisach prawa. Warto zatem zastanowić się, czy kasa fiskalna a drukarka fiskalna to podobne urządzenia!

Obowiązek ewidencjonowania obrotów przy pomocy kasy fiskalnej

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z samej treści ustawy VAT, która w art. 111 ust. 1 podaje, że podatnik prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokonaną dostawę towarów oraz świadczenie usług ewidencjonuje na kasie rejestrującej. Z obowiązkiem posiadania kasy rejestrującej ściśle związana jest konieczność wydawania paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną sprzedaż.

Szczegółowe wytyczne co do kas fiskalnych oraz paragonów fiskalnych odnajdziemy w rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. W akcie tym wskazano, że paragon fiskalny to dokument fiskalny wyemitowany przez kasę dla nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży. Kasa fiskalna może emitować paragon w postaci papierowej bądź elektronicznej.

Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące, ewidencjonujące obrót i kwoty podatku należnego w zakresie sprzedaży towarów i usług dokonywanych na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, wyposażone w możliwość wystawiania paragonów fiskalnych.

Drukarka fiskalna w świetle przepisów

Wspomniane rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, choć nie zawiera definicji drukarki fiskalnej, to jednak częściowo opisuje to urządzenie.

Zgodnie bowiem z § 3 rozporządzenia kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część systemu kasowego. Natomiast jak podaje § 4, kasy – ze względu na konstrukcję – dzieli się na następujące rodzaje:

  1. kasy autonomiczne – kasy z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach (zwaną dalej bazą towarową) z możliwością jej zmiany, niewymagające programu aplikacyjnego do jej obsługi;

  2. drukarki fiskalne – kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług.

Jak zatem widać, drukarka fiskalna jest rodzajem kasy połączonej z komputerem za pomocą odpowiedniego programu aplikacyjnego.

Dodatkowym elementem drukarki fiskalnej jest algorytm weryfikujący, który definiuje się jako algorytm stosowany w drukarkach fiskalnych, kontrolujący przypisanie nazw sprzedawanych towarów i usług do stawek podatku od towarów i usług, zwanego dalej podatkiem, oraz zwolnienia od podatku zgodnie z zasadą, że wartość stawki podatku dla danej nazwy towaru lub usługi nie może być zmieniona na wyższą, jeżeli wcześniej jej wartość została obniżona.

Drukarka fiskalna jest jednym z rodzajów kas rejestrujących. Jest połączona z urządzeniem komputerowym poprzez odpowiednie oprogramowanie aplikacyjne będące zewnętrznym programem współpracującym z programem pracy kasy, sterującym funkcjami kasy i zawierającym algorytm weryfikujący.

Do zagadnienia drukarek fiskalnych odnosi się również § 41 rozporządzenia, który podaje, że zapewnia ona:

  1. weryfikację wprowadzonych nazw towarów lub usług do bazy algorytmu weryfikującego kasy, z zastrzeżeniem, że ta sama nazwa towaru lub usługi może wystąpić w bazie tylko raz; towar lub usługa są identyfikowane przez ciąg znaków alfanumerycznych języka polskiego ze znakami kropki, przecinka, procenta i kresek ukośnych, przy czym litery małe i wielkie traktuje się jako te same znaki;

  2. brak możliwości skasowania przez użytkownika z bazy algorytmu weryfikującego przypisanie stawek podatku do nazw towarów lub usług;

  3. blokowanie sprzedaży danego towaru lub usługi, gdy wartość stawki podatku została podwyższona, jeżeli wcześniej była obniżona lub towar lub usługa były zwolnione od podatku.

Drukarka fiskalna pełni zasadniczo te same funkcje co kasa fiskalna. Jej działanie opiera się jednak na informatyzacji systemu poprzez połączenie jej z systemem komputerowym.

Kasa fiskalna a drukarka fiskalna

Porównując oba urządzenia, można wskazać, że kasa fiskalna posiada pamięć przeznaczoną na zapis bazy towarowej, natomiast drukarka fiskalna posiada pamięć umożliwiającą działanie algorytmu weryfikującego zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług. Natomiast pozostałe elementy konstrukcyjne i składowe określone w § 6 ww. rozporządzenia są analogiczne.

Z pewnością można wskazać, że dostępne na rynku ceny drukarek fiskalnych są większe w porównaniu z kasą fiskalną. Do tego podatnik zainteresowany drukarką fiskalną musi zainwestować również w odpowiednie oprogramowanie.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że zakup drukarki fiskalnej wiąże się z uzyskaniem dodatkowych korzyści, których nie zapewni kasa fiskalna. 

Przykładowo drukarka fiskalna sprzężona z programem komputerowym daje możliwość szybkiego przeglądu stanów magazynowych czy wprowadzenia rabatów. W tym przypadku paragon jest wystawiany w systemie komputerowym, jednocześnie dokonana sprzedaż zostaje zarejestrowana w systemie. Pozwala to na sprawniejsze księgowanie dokonanych operacji.

Dzięki połączeniu z systemem komputerowym za pomocą odpowiedniego programu aplikacyjnego drukarka fiskalna pozwala na sprawniejsze prowadzenie księgowości w przedsiębiorstwie na skutek informatyzacji systemu sprzedażowego kasy rejestrującej.

Paragon fiskalny wystawiany z kasy fiskalnej a paragon z drukarki fiskalnej

Na zakończenie warto zastanowić się nad odpowiedzią na następujące pytanie: czy jest różnica pomiędzy paragonem wystawianym z kasy fiskalnej a tym wystawionym z drukarki fiskalnej? 

Analiza treści rozporządzenia wskazuje, że w obu przypadkach zakres informacji, które powinny znaleźć się w treści paragonu fiskalnego, jest taki sam. Paragon powinien bowiem zawierać takie elementy jak m.in.:

  • numer kolejny paragonu;

  • numer kasy;

  • oznaczenie kasjera;

  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy, na żądanie nabywcy;

  • datę i czas zakończenia sprzedaży;

  • nazwę towaru lub usługi pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację;

  • ilość towaru lub usługi;

  • jednostkę miary, o ile występuje;

  • cenę jednostkową towaru lub usługi;

  • wartość sumaryczną towaru lub usługi;

  • oznaczenie literowe stawki podatku, zwolnienie od podatku lub bez oznaczenia w przypadku sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu – dla kas biletowych;

  • opis towaru lub usługi mogący zawierać elementy tekstowe, kody kreskowe, kody dwuwymiarowe, o ile występuje; dla postaci elektronicznej kody graficzne są zapisywane w postaci tekstowej.

Niezależnie od tego, czy podatnik korzysta z kasy fiskalnej, czy z drukarki fiskalnej, zakres danych, które muszą znaleźć się w treści paragonu fiskalnego, jest analogiczny.

Przechodząc do podsumowania, możemy wskazać, że kasa fiskalna a drukarka fiskalna nieco różnią się od siebie. Drukarka fiskalna to jeden z rodzajów kas rejestrujących, co powoduje także wiele elementów wspólnych. Warto jednak zwrócić uwagę, że drukarka fiskalna, pomimo większej ceny, daje podatnikom dodatkowe możliwości w zakresie szybszego i efektywniejszego księgowania operacji gospodarczych.