Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna dla hoteli i pensjonatów - kiedy jest wymagana?

Przedsiębiorcy prowadzący hotele i pensjonaty świadczą swoje usługi w większości przypadków dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich sytuacjach co do zasady mają obowiązek zewidencjonowania otrzymanych wpłat na kasie fiskalnej. Sprawdź, kiedy kasa fiskalna dla hoteli i pensjonatów jest wymagana.

Kasa fiskalna dla hoteli i pensjonatów - obowiązek posiadania

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Szczegółowe regulacje dotyczące kas są zawarte obecnie w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Limit obrotu uprawniający do skorzystania ze zwolnienia z ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej dla kontynuujących i rozpoczynających działalność wynosi 20 000 zł rocznie. Oznacza to, że zakupu kasy fiskalnej i ewidencjonowania przy jej użyciu sprzedaży będą musieli dokonać wszyscy przedsiębiorcy, których miesięczne obroty wynoszą około 1667 zł.

Podatnik traci prawo do zwolnienia z ewidencjonowania po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczył obowiązujący limit obrotów w kwocie 20 000 zł. Dotyczy to zarówno podatników kontynuujących, jak i rozpoczynających działalność w trakcie roku podatkowego.

Warto wskazać, iż co do zasady usługi świadczone przez hotele i pensjonaty obejmują również usługi gastronomiczne. W takiej sytuacji nie jest możliwe skorzystanie ze zwolnienia z uwagi na obroty.

Zgodnie bowiem z § 4 ust. 2 lit. i) rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3 powołanego rozporządzenia (zwolnienie ze względu na wysokość obrotów), nie stosuje się przy świadczeniu usług związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:

  • świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
  • usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering).

Powoduje to, że świadczenie usług gastronomicznych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych usług zawsze musi być ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących.

Usługi noclegowe bez wyżywienia

Warto wskazać, iż w sytuacji gdy działalność prowadzona przez pensjonaty czy hotele nie obejmuje swym zakresem wyżywienia, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia przedmiotowego. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 w zw. z poz. 39 zwalnia z obowiązku ewidencjonowania świadczenie usług. Zwolnienie to może być stosowane, jeżeli:

  • świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),

  • z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła

Naszym zdaniem, w sytuacji gdy spełnione zostaną powyżej warunki, a hotel czy pensjonat nie będzie świadczył usług gastronomicznych, podatnik nie musi instalować kasy i rejestrować sprzedaży za jej pomocą.

Otrzymanie zaliczki a kasa fiskalna

Otrzymanie przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości bądź części zapłaty, skutkujące powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, powinno być dokumentowane fakturą.

Obowiązek wystawienia faktury nie obejmuje kwot otrzymywanych od nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. W takich przypadkach podatnicy niekorzystający ze zwolnienia otrzymaną całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi muszą zewidencjonować na kasie rejestrującej.

Zgodnie bowiem z § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

W przypadku pobrania zaliczki w formie gotówkowej zewidencjonowanie powinno nastąpić z chwilą otrzymania gotówki. Data ujęcia zaliczki w kasie rejestrującej jest zatem tożsama z terminem rozpoznania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług.

W przypadku wpłat bezgotówkowych zaliczkę należy zewidencjonować w dacie jej otrzymania. Jednak należy to uczynić niezwłocznie po powzięciu informacji o jej wpływie na rachunek bankowy.

Ulga na kasę fiskalną

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Szczegółowe zasady dotyczące zwrotu kwot wydatkowanych na kasy fiskalne określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163). Zgodnie z przepisami rozporządzenia rozliczenie ulgi może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Podstawą do odliczenia jest posiadanie przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.