Stosunek prawny łączący zleceniodawcę i zleceniobiorcę może mieć różne podstawy. Umowa zlecenia jest zaliczana do umów starannego działania – nie liczy się sam efekt, ale czynności, które do niego prowadzą. Niektóre zlecenia wymagają użycia przez zleceniobiorcę własnego sprzętu, takiego jak samochód, telefon, laptop. Czy za używanie prywatnego samochodu przez zleceniobiorcę przysługuje mu zwrot kosztów Odpowiedź poniżej.
Przychód zleceniobiorcy
Przepis art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT stanowi, że źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście. Zgodnie z art. 13 pkt 8 ustawy o PIT za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
- osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej;
- właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością;
- przedsiębiorstwa w spadku
– z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9 (umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem).
Wobec tego, jeżeli zleceniobiorca otrzymuje od zleceniodawcy wynagrodzenie za wykonywany przedmiot umowy zlecenia, stanowi to jego przychód w myśl art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT.
Używanie prywatnego samochodu przez zleceniobiorcę
W tej części odpowiemy na pytanie jak rozliczyć wykorzystywanie samochodu prywatnego przez zleceniobiorcę w celu wykonywania czynności wskazanych w umowie.
Przykład 1.
Zleceniobiorca wykorzystuje swój prywatny samochód w jazdach pozamiejscowych na terenie województwa, czyniąc to na podstawie dodatkowej umowy dotyczącej używania samochodu prywatnego do celów służbowych, Zleceniodawca wypłaca mu zwrot za przejechane kilometry, które zostały ustalone w oparciu na powszechnie obowiązujących stawkach za 1 km przebiegu pojazdu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Prowadzona jest zgodnie z przepisami ewidencja przebiegu pojazdu, a zwrot kosztów używania samochodu na potrzeby wykonywanego zlecenia następuje co miesiąc. Czy zleceniodawca będzie zobligowany do uiszczania zaliczki na poczet podatku i czy zwrot kosztów za przejechane kilometry stanowić będzie przychód zleceniobiorcy?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
- w celu osiągnięcia przychodów lub
- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
- przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, zakres tego zwolnienia jest zatem szerszy, nie ogranicza się jedynie do podróży służbowych, ale do wszystkich podróży osób niebędących pracownikami. W związku z tym zakres zwolnienia nie został ograniczony jedynie do podróży służbowych w rozumieniu art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy, lecz także do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, przy spełnieniu warunków z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT.
Wobec tego uznać należy, że należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem na obszarze kraju zwolnione są z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b 1 ustawy o PIT do wysokości określonej w Rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zwolnienie to przysługuje, gdy osoba niebędąca pracownikiem odbędzie podróż w celu wykonania czynności wynikających m.in. z umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług.
Jak wskazuje WSA w Warszawie w wyroku z 10 stycznia 2018 roku (III SA/Wa 178/17): „Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca nie precyzuje, przez kogo nie mogą być zaliczone te wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Sądu chodzi tutaj o osobę otrzymującą zwrot kosztów podróży, gdyż w przypadku zaliczenia przez nią do kosztów uzyskania przychodów diet i kosztów podróży, za które otrzymuje zwrot osoba ta uzyskiwałaby podwójną korzyść podatkową. Raz w formie zaliczenie wydatków do kosztu, które powodowałoby obniżenie podatku dochodowego należnego od tej osoby i drugi raz w formie zwolnienia podatkowego kwot stanowiących zwrot kosztów podróży. Dla takiego rozwiązania nie można byłoby znaleźć żadnego uzasadnienia”.
Podsumowując, należy wskazać, że jeżeli za zgodą zleceniodawcy w celu realizacji umowy zlecenia zleceniobiorca odbywa podróż prywatnym samochodem i wylicza koszty tego przejazdu na podstawie tzw. kilometrówki, czyli iloczynu liczby przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu pojazdu, to kwoty zwrotu kosztów tej podróży stanowią u zleceniobiorcy przychód, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, tj. z umów zlecenia. Przychód ten zwolniony jest z opodatkowania podatkiem dochodowym na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach, pod warunkiem spełnienia przesłanek opisanych w art. 21 ust. 13 ustawy o PIT.
Zleceniodawca jako płatnik nie będzie zobowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od kwot wypłaconych tytułem zwrotu kosztów używania przez zleceniobiorcę prywatnego samochodu.
Korzystanie z prywatnego telefonu w celu wykonania umowy zlecenie
Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Za pracownika uważa się według art. 2 Kodeksu pracy osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
W związku z tym uznać należy, że zwrot kosztów zleceniobiorcy w związku z używaniem prywatnego telefonu nie podlega zwolnieniu z PIT.
W przypadku składki ZUS, w myśl § 2 ust. 1 pkt 29 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – podstawy wymiaru składek nie stanowią ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Na mocy jednak § 5 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia zwolnienie to stosuje się odpowiednio do osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Wobec tego zwrot przez zleceniodawcę kosztów związanych z używaniem przez zleceniobiorcę telefonu prywatnego będzie korzystał ze zwolnienia od składek ZUS.
