Wieniec pogrzebowy w kosztach podatkowych - czy to możliwe?

Praktyka upamiętniania zmarłych jest powszechnie przyjętą normą zwyczajową. Dla większości pracodawców w razie śmierci pracownika, byłego pracownika lub członka rodziny pracownika standardem jest uczczenie pamięci osoby zmarłej np. poprzez uczestnictwo w uroczystości pogrzebowej, zakup wieńca pogrzebowego czy zamieszczenie w prasie nekrologu oraz kondolencji dla rodziny. W poniższym artykule zastanowimy się czy można ująć wieniec pogrzebowy w kosztach podatkowych firmy.

Wieniec pogrzebowy w kosztach podatkowych PIT

Kosztami uzyskania przychodów na mocy art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Wydatki związane z udziałem w uroczystości pogrzebowej pracownika, byłego pracownika lub członka rodziny pracownika, takie jak np. zakup wieńca pogrzebowego czy zamieszczenie w prasie nekrologu oraz kondolencje dla rodziny nie zostały wyszczególnione w katalogu czynności niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT). Nie oznacza to jednak, że wydatki te automatycznie stanowią koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta w ustawie o PIT ma ogólny charakter, przez co jeżeli ustawa nie wskazuje wprost przynależności danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów ani nie wyłącza go z nich, każdy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę powinien podlegać indywidualnej ocenie podatnika w kontekście występowania jego związku z przychodami osiąganymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu.

Uczestnictwo przedstawicieli firmy w uroczystościach pogrzebowych pracownika, byłego pracownika lub członka rodziny pracownika jest dobrym zwyczajem przyjętym w naszej kulturze. Wydatki poniesione w związku z takim uczestnictwem mają wpływ na budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy i przedsiębiorstwa oraz więzi z pracownikami poprzez okazanie wsparcia i empatii w razie śmierci. Upamiętnienie zmarłego pracownika lub byłego pracownika poprzez uczestnictwo przedstawicieli firmy w uroczystości pogrzebowej, złożenie wieńca okolicznościowego na grobie zmarłego czy zamieszczenie w prasie nekrologu oraz kondolencji dla rodziny jest dowodem uznania dla jego zasług.

Zwyczaj upamiętnienia zmarłego pracownika, byłego pracownika lub członka rodziny pracownika i poniesione wydatki związane z uczestnictwem w uroczystości pogrzebowej traktowane są jako element powszechnie obowiązujących reguł zachowania prawa zwyczajowego i przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy, co w efekcie przyczynia się do osiągania przychodu.

Fragment uzasadnienia interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.512.2019.1.AS) z 31 stycznia 2020 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej stanowi:

Analogicznie wydatki poniesione na wieniec pogrzebowy czy nekrolog przedsiębiorcy np. prezesa w spółce także stanowią koszty uzyskania przychodów. Warto podkreślić, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy został właściwie udokumentowany, np. na podstawie faktury lub rachunku.

Przykład 1.

Firma zatrudniająca pracowników w przypadku śmierci pracownika, byłego pracownika lub członka rodziny pracownika, kierując się elementarnymi zasadami współżycia społecznego, organizuje wyjazd swoich przedstawicieli na pogrzeb, kupuje wiązankę pogrzebową oraz zamieszcza w prasie nekrolog oraz kondolencje dla rodziny. Wydatki poniesione przez firmę związane z uczestnictwem w uroczystości pogrzebowej pracownika, byłego pracownika lub członka rodziny pracownika stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ upamiętnienie zmarłego jest wyrazem szacunku dla pracownika, podziękowania za pracę i włożony wkład w tworzenie zakładu oraz uzyskiwane przychody, wzmacnia więzi pomiędzy pracownikami, ma określone działanie motywacyjne, a tym samym pośrednio wpływa na poziom osiąganych przychodów.

Wydatki związane z pogrzebem pracownika lub członka rodziny pracownika a VAT

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje czynnemu podatnikowi VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Aby móc odliczyć VAT z faktury zakupu, wydatek musi być związany z czynnościami opodatkowanymi i wpływać na wysokość osiągniętego obrotu.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na zamieszczany w prasie nekrolog, kondolencje, wieńce pogrzebowe w przypadku śmierci pracownika, byłego pracownika i członka rodziny pracownika nie mają związku z działalnością gospodarczą i obrotem osiąganym w ramach tej działalności. Wiążą się one bowiem z realizacją powszechnego obyczaju związanego ze śmiercią, obowiązującego w danym społeczeństwie, a nie założonym celem gospodarczym przedsiębiorcy. Skoro zatem wydatki związane z udziałem w uroczystości pogrzebowej pracownika, byłego pracownika i członka rodziny pracownika nie mają związku z czynnościami opodatkowanymi, nie uprawniają podatnika do odliczenia VAT.

Stanowisko prezentowane przez organy podatkowe potwierdzone zostało także przez Naczelny Sąd Administracyjny – wyrok z 19 sierpnia 2020 roku (sygn. akt I FSK 7/18).

Zdaniem skarżącej przedstawione przez nią wydatki nie są bezpośrednio związane z czynnościami opodatkowanymi VAT, niemniej jednak wynikają one z faktu funkcjonowania spółki, prowadzenia przez nią działalności gospodarczej i zatrudniania pracowników. Zachowanie skarżącej w okolicznościach śmierci pracownika, byłego pracownika lub członków najbliższej rodziny, polegające na zamieszczeniu w prasie kondolencji, złożeniu kwiatów, uczestniczeniu przedstawicieli spółki w uroczystościach pogrzebowych, jest postępowaniem zwyczajowo przyjętym i powszechnie oczekiwanym. Tym samym zdaniem skarżącej analizowane wydatki należy oceniać jako pośrednio związane z działalnością opodatkowaną skarżącej, z czym z kolei wiąże się prawo do odliczenia kwot podatku naliczonego przy ich ponoszeniu. 

Organ podatkowy w wydanej interpretacji indywidualnej nie zgodził się ze stanowiskiem skarżącej, stwierdzając, że nie wykazała, aby wydatki ponoszone w przypadku śmierci pracownika, byłego pracownika czy członka jego najbliższej rodziny miały wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości i przyczyniały się do generowania obrotu, co oznacza, że skarżącej nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od poniesionych wydatków z uwagi na brak związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT.

Skarżąca wniosła o uchylenie interpretacji indywidualnej, w odpowiedzi na skargę Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie stwierdził, że jest ona zasadna. Następnie Szef Krajowej Administracji Skarbowej zaskarżył wydany wyrok.

Ostatecznie Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że wydatki związane z udziałem w uroczystościach pogrzebowych nie pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, mimo że wynikają z prowadzonej wewnętrznej polityki kadrowej oraz dobrego zwyczaju. Mają bezpośredni i jednoznaczny związek z czynnościami niepodlegającymi VAT, więc nie ma możliwości doszukiwania się ich pośredniego wpływu na prowadzoną działalność opodatkowaną. Taki związek jest zbyt mało konkretny w porównaniu do jednoznacznego powiązania tych wydatków z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu.

W świetle wyroku NSA z 19 sierpnia 2020 roku (I FSK 7/18) pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od wydatków ponoszonych w związku ze śmiercią pracownika, byłego pracownika lub członka jego najbliższej rodziny, co w konsekwencji oznacza, że wydatki te są kosztem uzyskania przychodu w kwocie brutto.

Przykład 2.

Pan Wojciech jest przedsiębiorcą zatrudniającym pracowników. Jeden z nich zmarł, w związku z tym pan Wojciech dokonał zakupu wieńca pogrzebowego, który złożył na grobie w trakcie uroczystości pogrzebowej. Czy przedsiębiorca może odliczyć VAT z faktury dokumentującej zakup wieńca pogrzebowego?

Odliczenie VAT przysługuje czynnemu podatnikowi VAT, jeżeli poniesiony wydatek jest związany z czynnościami opodatkowanymi i wpływa na wysokość osiągniętego obrotu. Wydatek na wieniec pogrzebowy złożony na grobie pracownika w trakcie uroczystości pogrzebowej nie pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i z czynnościami opodatkowanymi, nie wpływa na wysokość osiągniętego obrotu, co oznacza, że panu Wojciechowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od wydatków poniesionych na zakup wieńca pogrzebowego. W związku z brakiem prawa przedsiębiorcy do odliczenia VAT, wydatek na zakup wieńca stanowi koszt podatkowy w kwocie brutto.

Jak zaksięgować wieniec pogrzebowy w KPiR?

W systemie wFirma.pl zakup wieńca pogrzebowego księguje się poprzez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (bez VAT) (u vatowców)/ WYDATEK (u nievatowców) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.

Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.